Zpráva o auditu je formálním stanoviskem zjištění auditu. Zpráva o auditu je konečným výsledkem auditu a může ji použít příjemce nebo organizace jako nástroj pro finanční výkaznictví, investice, změnu operací, vynucování odpovědnosti nebo rozhodování. Účinná zpráva o auditu je nezbytná k zajištění toho, aby výsledky vašeho auditu byly prezentovány způsobem, který je užitečný pro stranu, která audit obdržela.
Kroky
Část 1 ze 3: Příprava na napsání zprávy o auditu
Krok 1. Pochopte základní cíle všech zpráv o auditu
Než se ponoříte do specifik psaní auditorské zprávy, je důležité mít široký přehled o hlavních cílech všech zpráv o auditu. Když na to budete myslet, když se ponoříte do podrobností psaní zprávy, zajistíte, že vaše zpráva bude dělat to, co má.
- Ukázka neshod: Hlavním cílem každé zprávy o auditu je ukázat, kde organizace nevyhovuje jakémukoli standardu, pravidlu, předpisu nebo cíli, který má. Je důležité jasně identifikovat neshodu a také normu, které nevyhovuje. Poté je důležité prokázat, jaké důkazy jste použili k potvrzení neshody. Cílem je, aby každá neshoda obsahovala dostatek informací, aby je mohli příjemci zprávy o auditu změnit.
- Načrtávání pozitiv: Zpráva o auditu by neměla obsahovat pouze negativa. To platí zejména pro zprávy o shodě a provozní audity. To umožňuje organizaci soustředit se na fungující oblasti a aplikovat je na jiné oblasti. Pokud například provádíte audit shody s cílem zajistit, aby organizace splňovala požadavky na školení, můžete říci: „Audit odhalí, že aktuální program školení překročil požadavky včas a v rozpočtu“.
- Příležitosti ke zlepšení: Kromě označování věcí, které neodpovídají požadavkům (neshody), je důležité také uvést vysoce rizikové oblasti nebo oblasti, které mohou být v souladu, ale hrozí, že nakonec nevyhoví nebo by mohly být vylepšeny..
Krok 2. Přemýšlejte o tom, kdo bude zprávu číst
Kdo bude číst vaši zprávu a jaký je rozsah znalostí jazyka, který budete používat? Zpráva o auditu je oficiálním záznamem projektu auditu, takže bude pravděpodobně vrácen v pozdějších letech k opětovným auditům.
Spropitné:
Definujte všechny používané termíny a zkratky, protože standardní formy komunikace se mohou změnit.
Krok 3. Naučte se různé typy auditu
Audit je považován za oficiální zkoušku k ověření, že byly dodrženy správné zásady a postupy, a proto může mít audit mnoho podob.
- Finanční audit: Jedná se o nejběžněji známou formu auditu a odkazuje na systematický přezkum účetního výkaznictví společnosti, aby se zajistilo, že všechny informace jsou platné a odpovídají standardům GAAP.
- Operativní audit: Operativní audit je kontrola využívání zdrojů organizací, aby se zajistilo, že jsou tyto zdroje využívány co nejefektivněji a nejefektivněji k dosažení poslání a cílů organizace.
- Audit shody: Audit shody se provádí za účelem zjištění, zda organizace nebo program funguje v souladu se zákony, zásadami, předpisy a postupy.
- Investigativní audit: Obvykle jsou zadávány v případě předpokládaného porušení pravidel, předpisů nebo zákonů a mohou zahrnovat kombinaci všech výše uvedených typů auditu.
Krok 4. Naučte se typy auditorských stanovisek
Pokud například píšete zprávu o finančním auditu, je důležité pochopit, že existují čtyři základní typy názorů, které lze vyjádřit. Výrok, který vyjádříte, ovlivní tón, strukturu a organizaci zprávy o auditu a typ výroku je určen výsledky auditu. Jiné typy auditů (jako jsou provozní a právní audity) mohou používat stejné typy stanovisek.
- Čistý výrok se používá v případě, že účetní závěrka účetní jednotky je jasným vyjádřením jejího finančního názoru.
- Kvalifikovaný výrok se používá v případě, že práce auditora byla omezena rozsahem. Omezení rozsahu jsou omezení auditu způsobená klientem nebo jinými událostmi, která neumožňují auditorovi dokončit všechny aspekty jeho auditorských postupů.
- Negativní stanovisko se používá v případě, že finanční informace byly zkresleny.
- Prohlášení o odmítnutí odpovědnosti může být vyvoláno několika různými situacemi. Auditor například nemusí být nezávislý nebo s auditovaným subjektem existují obavy.
Část 2 ze 3: Začátek vaší zprávy
Krok 1. Než začnete, seznamte se se stylem podávání zpráv o auditu
U každé zprávy o auditu je třeba dodržovat určité zásady stylu, proto se ujistěte, že víte, jaké jsou tyto zásady, než začnete psát.
- Poskytněte čtenáři perspektivu a spravedlivě vyvážte pozitivní a negativní výsledky auditu.
- Buďte přesní a vyhněte se nadbytečnému frázování a nepřesné terminologii. V zájmu srozumitelnosti se rozhodněte pro kratší věty před delšími. V obchodním psaní je doporučen limit 15 až 18 slov. Vyhněte se také zesilovačům, jako jsou jasně, speciální, klíčové a rozumné, protože tyto postrádají přesnost.
- Nepoužívejte pasivní hlas. Pasivní hlas může být obtížně čitelný. Místo toho, abyste řekli „Nebyla zjištěna žádná nesrovnalost v provozu“, řekněte „Auditorský tým nenalezl žádné důkazy o nesrovnalosti“.
- Používejte odrážky, které rozdělují obtížné informace a jsou pro čtenáře jasnější.
- Používejte genderově neutrální výrazy.
- Nepoužívejte auditní hlášky. Hlášky jsou nejednoznačné, nadužívané fráze jako „obecně vylepšené“, „významné riziko“a „zpřísnění ovládání“.
Krok 2. Nastínte svou zprávu o auditu
Než začnete psát, přečtěte si výsledky auditu a vytvořte si osnovu na základě všech částí, které budete potřebovat. Standardní obrys se skládá z nadpisů označených římskými číslicemi a podsekcí, které používají písmena, číslice nebo malá římská čísla. Vyberte si a organizační strategii, která vám vyhovuje, a jděte odtud.
Pokud například auditujete procesy pro konkrétní oddělení organizace, můžete zvážit rozdělení oddělení na několik klíčových sekcí a hlášení nálezů tímto způsobem
Krok 3. Napište svůj úvod
Úvod obsahuje informace o oblasti auditu a informuje čtenáře o všech souvislostech, které by mohl potřebovat, než si přečte celou zprávu.
Krok 4. Postupujte podle metodiky účelu a rozsahu
Tato část poskytuje informace o auditu a měla by zodpovědět následující otázky a také se zabývat metodikou použitou při auditu:
- Proč byl audit proveden?
- Co bylo zahrnuto a nebylo zahrnuto v auditu?
- Jaké bylo auditované časové období?
- Jaké byly cíle auditu?
Krok 5. Pokračujte k Prohlášení o auditorských standardech
Tento audit je základním vyloučením odpovědnosti, které budou lidé hledat, aby se ujistili, že byl audit proveden správně. Prohlášení o auditorských standardech by mělo uvádět, že zpráva byla provedena podle vládních standardů.
Krok 6. Napište shrnutí
Toto je přehled výsledků auditu. Měl by představovat celkové závěry a doporučení související s metodikou účelu a rozsahu. Tato část musí obsahovat:
- Stručný popis toho, co bylo auditováno, cíle, rozsahy a časová období.
- Prohlášení o významných akčních plánech.
- Celková prohlášení o obavách a závěrech.
- Celkové hodnocení zprávy o auditu.
Část 3 ze 3: Psaní vašich výsledků a doporučení
Krok 1. Napište úvodní prohlášení ke své sekci zjištění/doporučení
Zpráva o auditu obvykle končí výsledky auditů a doporučení na zlepšení auditované účetní jednotky. Výsledky a doporučení jsou základem dobré zprávy. Než začnete psát tuto část, poskytněte krátké úvodní prohlášení, které nastiňuje informace, které budete poskytovat.
Krok 2. Pochopte stav, kritéria, příčinu a následek
Zjištění vaší zprávy o auditu závisí na těchto podmínkách a jejich porozumění a řešení v každém zjištění je klíčem k dobré zprávě.
- Kritéria jsou vysvětlením cílů managementu a standardů používaných k vyhodnocení auditovaného programu, funkce nebo činnosti.
- Podmínkou je, jak efektivně vedení oddělení plní cíle a/nebo dosahuje standardů. Cíle lze buď plně dosáhnout, částečně dosáhnout, nebo jich dosáhnout nelze.
- Příčina je prohlášení o důvodu, proč věci proběhly dobře nebo špatně. Možnosti zahrnují neadekvátní postupy, nedodržování postupů, špatný dohled nebo nekvalifikované zaměstnance.
- Efekt uvádí výsledek podmínek v kvantifikovatelných termínech. Je účinek zvýšeným rizikem nebo expozicí? Jsou to peněžní náklady? Je to špatný výkon? To by mělo být vyřešeno, když zakryjete efekt.
Krok 3. Vydejte účinná doporučení
Jako auditor je vaším konečným úkolem vydávat doporučení pro zlepšení pro auditovanou účetní jednotku. Měli by být uvedeni společně pod úvodním prohlášením, jako je „Doporučujeme řediteli oddělení:“Při psaní doporučení nezapomeňte provést následující:
- Buď pozitivní. Zaměřte se na to, co se v danou chvíli děje správně a jak lze dobré aspekty entity aplikovat v neefektivních oblastech.
- Buď konkrétní. Buďte velmi jasní v tom, jaké konkrétní aspekty nedodržují protokol a jaké konkrétní kroky by mohly být potenciálně implementovány k zajištění souladu.
- Zjistěte, kdo by měl jednat. Potřebuje společnost lepší výkonnost zaměstnanců nebo by mělo tempo zrychlovat? Ujasněte si, kdo musí provést změny.
- Dodržujte doporučení stručně. Buďte struční - uveďte pouze podrobnosti, které jsou nezbytné pro váš bod.
Krok 4. Dodržujte správný formát
Když vylepšujete svou zprávu o auditu, kterou chcete odeslat managementu, před odesláním nezapomeňte dodržovat správný formát.
- Zahrnout titulní stránku. Titulní stránka by měla být tři nebo čtyři řádky a měla by obsahovat předmět zprávy o auditu a typ auditu.
- Po titulní stránce by měla následovat poznámka. Poznámka by měla obsahovat jeden nebo dva krátké odstavce s přehledem, kdo a co bylo auditováno, kdo zprávu obdržel nebo přijímá, a plány na budoucí distribuci.
- Za poznámkou následuje obsah, který obsahuje katalog kapitol, čísla stránek, sekcí a návrhů auditu.
- Zpráva by měla být napsána ve srozumitelném, netechnickém jazyce a používat správnou gramatiku a organizaci odstavců.
- Zprávy jsou uspořádány podle kapitol, z nichž každá má název, a podle sekcí a podsekcí, z nichž každá je označena nadpisem. Nadpisy by měly jít od obecných ke konkrétnějším.