Jak napsat profesionální e -mail (s obrázky)

Obsah:

Jak napsat profesionální e -mail (s obrázky)
Jak napsat profesionální e -mail (s obrázky)

Video: Jak napsat profesionální e -mail (s obrázky)

Video: Jak napsat profesionální e -mail (s obrázky)
Video: Easy steps to create Gmail signature with icons and image 2023| Gmail signature template download 2024, Březen
Anonim

E -mail je důležitou součástí obchodní komunikace, a proto je důležité jej správně nastavit. E -maily nejsou obvykle tak formální jako dopisy, ale přesto by měly být profesionální a měly by představovat dobrý obraz o vás a vaší firmě, komunitě nebo pozici. Při vytváření obchodních e -mailů, které odpovídají etiketě a zajistí profesionalitu, postupujte podle pokynů v tomto kurzu.

Kroky

Část 1 ze 4: Adresování e -mailu

Napište profesionální e -mail Krok 1
Napište profesionální e -mail Krok 1

Krok 1. Adresa vašeho e -mailu

Do pole Komu zadejte e -mailovou adresu příjemce. Pokud chcete poslat e -mail kontaktům a povzbudit jejich odpověď, použijte pole Komu.

  • Toto pole je pro lidi, které zpráva přímo ovlivňuje. Pokud očekáváte, že někdo udělá něco v reakci na váš e -mail, měl by být v poli Komu.
  • Je dobré zahrnout všechny lidi z pole To do úvodního řádku vašeho e -mailu. Tímto způsobem zapojíte všechny do konverzace od začátku a informujete všechny o tom, kdo další je do konverzace zapojen.
  • Pokud jste do pole Komu zahrnuli více než čtyři lidi, obraťte se na skupinu jako celek tak, že v e -mailu uvedete něco jako „Ahoj tým nebo“Dobré ráno všem”
  • Pole Komu lze použít pro libovolný počet adres. Do pole Komu by měl být zahrnut každý, kdo je přímo zapojen a potřebuje jednat.
Napište profesionální e -mail Krok 2
Napište profesionální e -mail Krok 2

Krok 2. Použijte pole Kopie (volitelné)

Pole Cc (nebo Carbon Copy) se používá jako způsob, jak udržet ostatní „ve smyčce“bez závazku nebo požadavku odpovědět nebo podniknout kroky v této záležitosti. Přemýšlejte o poli Cc jako o FYI pro distribuci relevantních informací nebo aktualizací řadě spolupracovníků, kteří je potřebují pouze prohlédnout. Chcete -li do pole Kopie přidat adresy, jednoduše klikněte na pole Kopie a zadejte do nich tolik adres, kolik chcete.

Při kopírování více spolupracovníků bude mít každý příjemce přístup k seznamu e-mailových kopií

Napište profesionální e -mail Krok 3
Napište profesionální e -mail Krok 3

Krok 3. Použijte pole Skrytá (volitelně)

Hlavním účelem pole Skrytá kopie je odeslat e -mail skupině kontaktů, které se navzájem neznají. Pole Skrytá kopie (Blind Carbon Copy) umožňuje odeslat zprávu několika kontaktům, aniž by věděli, kdo další zprávu obdržel. Chcete -li přidat adresy do pole Skrytá kopie, klikněte na pole a zadejte každý e -mail, který potřebujete zahrnout.

  • Pomocí pole Skrytá kopie odešlete e -mail více spolupracovníkům, kteří se navzájem neznají. Tím je chráněno soukromí každého příjemce tím, že je seznam příjemců viditelný pouze pro odesílatele, nikoli pro každého příjemce.
  • Při odesílání e-mailu stovkám lidí použijte pole Skrytá kopie.
  • Vaše kontakty uvidí kohokoli, komu byl e -mail odeslán, do polí Komu nebo Kopie, ale nikoli do pole Skrytá kopie.
Napište profesionální e -mail Krok 4
Napište profesionální e -mail Krok 4

Krok 4. Odpovězte na e -mail Kopie

Pokud jste součástí e -mailu s kopií, pravděpodobně jste součástí hrstky dalších spolupracovníků, kteří jsou také zahrnuti v konverzaci, a odesílatel možná nehledá ani neočekává odpověď od nikoho z vás. Pokud potřebujete odpovědět, zamyslete se nad povahou své odpovědi a na koho se vztahuje. Pokud máte poznámku pro původního autora e -mailu, můžete zvolit „Odpovědět odesílateli“, nebo můžete „Odpovědět všem“pouze v případě, že jsou informace relevantní pro všechny účastníky konverzace.

  • Pouze v případě, že jsou vaše komentáře důležité pro celou skupinu, byste použili pole „Odpovědět všem“.
  • Buďte opatrní při výběru odpovědi všem příjemcům na e -mail. Kdykoli je to možné, měli byste se vyhnout zahlcení doručené pošty jiných lidí irelevantními informacemi.
Napište profesionální e -mail Krok 5
Napište profesionální e -mail Krok 5

Krok 5. Odpověď na e -mail Skrytá kopie

Pokud jste byli zařazeni do e -mailové skryté kopie, budete mít pouze možnost odpovědět odesílateli e -mailu a nebudete moci zobrazit seznam dalších příjemců, kteří také obdrželi skrytou kopii. Jednoduše klikněte na tlačítko Odpovědět a vytvořte e -mail odesílateli.

Napište profesionální e -mail Krok 6
Napište profesionální e -mail Krok 6

Krok 6. Použijte krátké a přesné záhlaví předmětu

K popisu tématu nebo povahy e -mailu použijte co nejméně slov. Namísto vyplnění předmětu jedním nebo dvěma vágními výrazy dejte příjemci předem vědět, co může od vašeho e -mailu očekávat. V opačném případě může dojít k selhání takového účinku, jaký by měl. Při zadávání předmětu e -mailu buďte co nejkonkrétnější, aniž byste se přehnaně rozvlnili. Zkuste věci jako:

  • „Aktualizace vedoucího setkání“
  • „Problém týkající se přestávek na oběd“
  • „Přehled schůzky na 12. března“

Část 2 ze 4: Vytvoření e -mailu

Napište profesionální e -mail Krok 7
Napište profesionální e -mail Krok 7

Krok 1. Držte se standardní struktury

Při přístupu k profesionálnímu e -mailu je důležité, aby byl čistý, krátký a jasný. Řekněte, co je třeba říci, a dodržujte to. Můžete si vytvořit vlastní strukturu, která vám nejlépe vyhovuje. Zde je základní struktura, kterou je třeba zvážit:

  • Váš pozdrav
  • Příjemné
  • Váš účel
  • Výzva k akci
  • Závěrečná zpráva
  • Tvůj podpis
Napište profesionální e -mail Krok 8
Napište profesionální e -mail Krok 8

Krok 2. Napište pozdrav

Aby byly věci profesionální a propracované, vždy otevřete svůj e -mail s formálním pozdravem, například „Vážený pane Lu“. V závislosti na vašem vztahu s příjemcem je můžete podle očekávání oslovit buď celým jménem a titulem, nebo jen křestním jménem. Pokud s danou osobou nejste na křestním jménu, držte se jejího příjmení, abyste je potenciálně neurazili.

  • Pokud je váš vztah velmi neformální, můžete dokonce říci „Ahoj Gabe“. Ve většině případů je naprosto v pořádku otevřít se jednoduchým „Dear Marie“. Pokud povaha vaší korespondence vyžaduje něco trochu formálnějšího, je nejbezpečnější použít jako pozdrav pouze jméno příjemce, aby věci byly krátké a sladké.
  • Pokud neznáte jméno příjemce, můžete použít: „Komu se to může týkat“nebo „Vážený pane/paní“.
  • Pokud píšete e -mail skupině příjemců, které jste zahrnuli do pole Komu a požadujete odpověď, pozdravte je jako skupinu (pokud je počet příjemců čtyři nebo vyšší) nebo do pozdravu zahrňte všechna jejich jména.
  • Pokud posíláte e -mail s kopiemi, jednoduše oslovte skupinu jako celek, pokud máte velký počet příjemců, jinak do pozdravu uveďte jméno každého příjemce.
  • Pokud posíláte e -mail s BCC, oslovte skupinu jako celek tím, že otevřete něco jako: „Ahoj všichni“.
  • Pokud někomu posíláte e -mail poprvé, držte úvod stručně a dejte mu vědět, kdo jste, jednou větou. Například: „Bylo skvělé potkat vás na [události X].“
  • Pokud si nejste jisti, zda je nutné úvod a kontaktovali jste příjemce dříve, ale nejste si jisti, zda si vás pamatuje, můžete své přihlašovací údaje nechat ve svém e -mailovém podpisu.
Napište profesionální e -mail Krok 9
Napište profesionální e -mail Krok 9

Krok 3. Identifikujte se hned

Uvedení vašeho jména a formálního titulu nebo pozice pomůže příjemci zjistit, od koho zpráva pochází, bez nutnosti hádat. To je zvláště důležité, pokud píšete někomu, koho jste nikdy nepotkali. I když je vaše jméno obsaženo ve vaší pracovní e -mailové adrese, je obvyklé zdvořilost sdělit druhé osobě, kdo jste.

  • Upevněte zájem příjemce tím, že zdůrazníte společné spojení nebo sdílenou zkušenost („Setkali jsme se na výroční konferenci Women as Leaders v Torontu v loňském roce“).
  • Přeskočit úvod je v pořádku, pokud jste již s osobou, kterou píšete, obeznámeni.
Napište profesionální e -mail Krok 10
Napište profesionální e -mail Krok 10

Krok 4. Krátce poděkujte příjemci

Váš čtenář je zaneprázdněný člověk, takže ocenit ho za čas věnovaný přečtení vašeho e -mailu je laskavé gesto. Navíc to bude vaše první příležitost informovat je o vašem důvodu psaní. „Děkuji za zvážení mého návrhu grantu na výzkum“nastavuje přátelský tón a zároveň říká příjemci, co potřebuje vědět.

Začátek e -mailu vyjádřením uznání také ukazuje respekt, který může zabránit tomu, aby se zpráva objevila jako chladná nebo neosobní

Napište profesionální e -mail Krok 11
Napište profesionální e -mail Krok 11

Krok 5. Uveďte důvod svého e -mailu

Pokud zahajujete komunikační linku, odpovídáte za to, že svým příjemcům řeknete, čeho se e -mail týká. Je důležité včas uvést svůj účel. Obchodní partneři budou chtít umět rychle přečíst váš e -mail a dostat se k věci. Udělejte si chvilku času a položte si otázku, proč to píšete a proč potřebujete, aby to viděl váš příjemce. To vám pomůže vyhnout se nečinnému chitchatu a stříhat přímo k honě za profesionálnějším e -mailem. Je také vhodné si položit otázku: „Je tento e -mail opravdu nezbytný?“Opět platí, že pouze odesílání e -mailů, které jsou nezbytně nutné, ukazuje respekt k osobě, které posíláte e -maily. Až budete připraveni napsat svůj e -mail, zkuste začít něčím jako:

  • "Píšu, abych se zeptal na …"
  • "Píšu s odkazem na …"
  • „Udělejte si prosím čas na prozkoumání těchto změn a nabídněte mi svůj názor …“
Napište profesionální e -mail Krok 12
Napište profesionální e -mail Krok 12

Krok 6. Poděkujte příjemci (nepovinné)

Pokud odpovídáte na dotaz klienta nebo pokud někdo odpověděl na jeden z vašich e -mailů, měli byste začít s poděkováním. Například:

  • „Děkuji, že ses ke mně vrátil…“
  • „Děkuji za vaši pozornost v této záležitosti …“
  • „Děkujeme, že jste kontaktovali Ocean Safari Scuba …“
  • Poděkování čtenáři je skvělý způsob, jak zůstat zdvořilý, profesionální a v dobrém vztahu se svým příjemcem.
Napište profesionální e -mail Krok 13
Napište profesionální e -mail Krok 13

Krok 7. Udržujte tělo e -mailu stručné

U obchodních e -mailů platí, že čím méně jich zahrnete, tím lépe. Udělejte z každého odeslaného e -mailu jen jednu věc. Pokud potřebujete komunikovat o jiném projektu, napište další e -mail.

  • Zkuste sdělit vše, co potřebujete, v pouhých pěti větách. Řekněte vše, co potřebujete říct, a nic víc. Někdy nebude možné omezit váš e -mail na pouhých pět vět. Pokud potřebujete uvést více informací, nedělejte si starosti.
  • Do těla vašeho e -mailu vložte všechny relevantní informace a vše, co můžete od svých příjemců požadovat.
Napište profesionální e -mail Krok 14
Napište profesionální e -mail Krok 14

Krok 8. Zahrňte výzvu k akci (volitelně)

Pokud potřebujete, aby váš příjemce něco udělal, nepředpokládejte, že bude vědět, co a kdy má udělat. Pomozte jim tím, že jasně nastíníte, co potřebujete. Řekněte něco jako:

  • „Mohl bys mi ty soubory poslat do čtvrtka?“
  • „Mohl bys to napsat do dvou týdnů?“
  • „Prosím, napiš o tom Thomasovi a dej mi vědět, až to uděláš.“
  • Strukturování vašeho požadavku jako otázky vybízí k odpovědi. Můžete říct: „Dej mi vědět, až to uděláš.“
Napište profesionální e -mail Krok 15
Napište profesionální e -mail Krok 15

Krok 9. Řekněte příjemci, jak očekáváte, že bude pokračovat

Nyní, když jste nabídli výzvu k akci, dejte čtenáři šťouchnutí správným směrem. Například k žádosti o nahlédnutí do finanční zprávy může být přiložena prosba typu „dejte mi vědět, co si o těchto číslech myslíte“. Díky tomu nebude druhá strana přemýšlet, co dělat s informacemi, které jí byly poskytnuty.

  • Nabízet určitý časový rámec, ve kterém byste chtěli slyšet zpětnou vazbu („bylo by ideální, kdybychom mohli tyto dokumenty uspořádat před schůzkou ve čtvrtek“) může zajistit rychlejší reakci.
  • Zkuste na důležité e -maily odpovědět do 24 hodin.
Napište profesionální e -mail Krok 16
Napište profesionální e -mail Krok 16

Krok 10. Přidejte své zavírání

Aby byly vaše e -maily profesionální, ukončete svůj e -mail dalším poděkováním čtenáři nebo formálním rozloučením, například:

  • „Děkujeme za trpělivost a spolupráci“
  • “Děkuji za pozornost”
  • "Pokud máte nějaké dotazy nebo obavy, neváhejte a dejte mi vědět"
  • "Těším se, až od tebe uslyším".
  • Ukončete svůj e -mail řádným zavíráním před jménem, například „s pozdravem“nebo „s pozdravem“
  • Vyhněte se příležitostnému zavírání, jako je „Na zdraví“, pokud nejste dobrými přáteli čtenáře, protože tyto typy zavírání jsou méně profesionální.
Napište profesionální e -mail Krok 17
Napište profesionální e -mail Krok 17

Krok 11. Podepište své jméno

V profesionálním e -mailu by měl váš podpis obsahovat následující:

  • Tvé jméno.
  • Tvůj pracovní titul.
  • Odkaz na váš web.
  • Odkazy na účty sociálních médií (volitelně).
  • Nezbytné kontaktní informace.
Napište profesionální e -mail Krok 18
Napište profesionální e -mail Krok 18

Krok 12. Odhlaste se pomocí vlastního podpisu

Podpis ve spodní části e -mailu by měl příjemci nabídnout všechny potřebné informace o tom, kdo jste, abyste se ve zprávě nemuseli dlouze představovat. Nezapomeňte uvést své úplné jméno, název společnosti, titul nebo pozici, preferovanou e -mailovou adresu a telefonní číslo, na kterém vás lze zastihnout přímo.

  • Chcete -li si ušetřit potíže, uložte svůj vlastní podpis na jakoukoli e -mailovou platformu, kterou používáte, aby se automaticky zobrazoval v budoucích zprávách.
  • Poskytnutí odkazů na vaše účty sociálních médií poskytne neznámým kontaktům úplnější obraz o vás.
  • Nepodceňujte svůj podpis zbytečnými detaily, citáty nebo grafikou.

Část 3 ze 4: Poskytování profesionality e -mailu

Napište profesionální e -mail Krok 19
Napište profesionální e -mail Krok 19

Krok 1. Udržujte profesionální tón

Při zasílání obchodních e -mailů je důležité věnovat zvláštní pozornost jazyku, který používáte, aby nedošlo k záměně nebo nesprávné interpretaci. Obecně byste v e -mailu svému šéfovi nebo spolupracovníkům neměli říkat nic, co byste jim neřekli osobně. Vaše slova by měla být vždy klidná, zdvořilá a příjemná, a to i v situacích, kdy se tak sami necítíte.

  • Až svůj e -mail napíšete, přečtěte si ho sami a zjistěte, zda jste zachytili správný tón.
  • Ačkoli by to mělo být samozřejmé, zdržte se používání jakéhokoli typu slangu nebo vulgárních výrazů.
  • Přestože je humor na pracovišti často cennou vlastností, e-maily související s prací pro něj obvykle nejsou tím pravým prostředkem.
Napište profesionální e -mail Krok 20
Napište profesionální e -mail Krok 20

Krok 2. Nejdříve předložte nejdůležitější informace

Jak již bylo zmíněno dříve, měli byste předpokládat, že váš příjemce toho má na talíři hodně a snažit se, aby vám nezabralo příliš mnoho času. Poté, co jste jim poděkovali za pozornost, přejděte rovnou k věci. Neztrácejte slova a necítte potřebu přijít s příliš podrobným úvodem. Na rozdíl od běžnějších způsobů korespondence by profesionální e -maily měly být zdvořilé, ale přímé.

  • Zkuste úvodní větu jako „píši vám, abych vás informoval, že vaše členství vypršelo a je třeba jej osobně obnovit, než budete moci nadále pobírat členské výhody“. Poté můžete sledovat veškeré související podrobnosti, které příjemce potřebuje, aby mohl podniknout kroky.
  • Většina lidí má tendenci skenovat e -maily, než číst každé slovo. Čím blíže je váš hlavní cíl na začátku, tím větší je pravděpodobnost, že se ho váš příjemce ujme.
Napište profesionální e -mail Krok 21
Napište profesionální e -mail Krok 21

Krok 3. Udržujte zbytek zprávy výstižný

Nemá smysl se bezcílně toulat, jakmile uvedete svůj účel. S prostorem, který vám zbývá, uveďte další podrobnosti, které si myslíte, že stojí za zmínku. Vždy používejte krátká, jednoduchá slova a fráze, abyste si z interpretace svého významu odnesli co nejvíce práce.

  • Dodržujte „pravidlo pěti vět“-zprávy kratší než pět vět se mohou zdát svižné nebo neslušné, zatímco cokoli delšího než pět vět vás vystavuje nebezpečí ztráty pozornosti čtenáře.
  • Pokud z nějakého důvodu musíte zahrnout velké množství informací, udělejte to jako samostatnou přílohu.
Napište profesionální e -mail Krok 22
Napište profesionální e -mail Krok 22

Krok 4. Předejte jasnou myšlenku nebo požadavek

Jakmile uvedete svůj důvod pro psaní, sdělte svému čtenáři, jak přesně chcete, aby reagoval. Pokud je něco, co potřebují vědět, řekněte jim to; pokud je něco, co je třeba udělat, zeptejte se jich. Než si přečte vaši zprávu, měl by být váš příjemce připraven formulovat odpověď.

  • Zkušení komunikátoři to označují jako „výzvu k akci“a je to dobrý způsob, jak zajistit, aby váš dialog udržoval jasný smysl pro účel.
  • Výzva k akci v profesionálním e -mailu může znít jako „je důležité, abyste si zapamatovali číslo bezpečnostní prověrky poskytnuté s tímto e -mailem“nebo „prosím aktualizujte svou letní dostupnost do konce měsíce“.
Napište profesionální e -mail Krok 23
Napište profesionální e -mail Krok 23

Krok 5. Omezte svůj e -mail na jediné téma

Konfrontace příjemce s příliš velkým množstvím informací najednou v něm může vyvolat pocit ohromení. Nejlepší je omezit rozsah vašeho e -mailu na jeden nebo dva relevantní předměty. Nejen, že to čtenáři umožní mnohem rychleji pochopit, co se děje, ale také to pomůže udržet vaši zprávu stručnou.

Pro více e -mailů by mělo být vyhrazeno více témat nebo požadavků

Část 4 ze 4: Odeslání e -mailu

Napište profesionální e -mail Krok 24
Napište profesionální e -mail Krok 24

Krok 1. Před odesláním zkontrolujte svůj e -mail

Důkladně se vraťte ke své zprávě, abyste se ujistili, že neobsahuje žádné překlepy, překlepy nebo nejasné věty. Neopatrné chyby se mohou špatně odrážet na vás a na společnosti, kterou zastupujete.

  • Použijte funkci kontroly pravopisu své e-mailové platformy, abyste se vyhnuli náhodným nedopatřením.
  • Můžete si také vyhradit čas a provést jakékoli změny formátování na poslední chvíli, které by podle vás mohly usnadnit strávení vašeho e -mailu.
Napište profesionální e -mail Krok 25
Napište profesionální e -mail Krok 25

Krok 2. Zjednodušte svůj e -mail, pokud je to možné

Pamatujte, že vaši příjemci jsou zaneprázdněni a chtějí se rychle dostat k e -mailu. Udělejte krok zpět a zhodnoťte svůj e -mail. Zde je několik věcí, které je třeba zvážit:

  • Používejte krátké věty, slova a odstavce. Díky tomu je e -mail snadno čitelný a srozumitelný.
  • Pokud je možné vystřihnout slovo, vystřihněte ho. Ořízněte své věty na co nejkratší dobu.
Napište profesionální e -mail Krok 26
Napište profesionální e -mail Krok 26

Krok 3. Udělejte svému e -mailu důkladnou korekturu

Profesionální e -maily vyžadují pečlivou korekturu. Přečtěte si svůj e -mail nahlas pro sebe. To vám může pomoci zachytit spoustu pravopisných a gramatických chyb. Zeptejte se sami sebe:

  • Je můj e -mail jasný?
  • Mohl by být můj e -mail špatně pochopen?
  • Jak by to znělo, kdybych byl příjemcem?
Napište profesionální e -mail Krok 27
Napište profesionální e -mail Krok 27

Krok 4. Zachovejte profesionalitu

Ve svém profesionálním e -mailu nemusíte ukazovat svou osobnost. Pokud chcete, můžete jej nechat nenápadně ukázat svým stylem psaní, ale držte se dál od emotikonů, zkratek pro chat (například LOL) nebo barevných písem a pozadí.

  • Smajlíky nebo zkratky pro chat je vhodné používat pouze tehdy, když zrcadlíte jazyk e -mailu osoby, se kterou píšete.
  • Pište, jak mluvíte. To vám pomůže udržet váš e -mail krátký, přátelský a přizpůsobivý.
  • Neříkejte nic v e -mailu, který byste svému příjemci neřekli osobně.
Napište profesionální e -mail Krok 28
Napište profesionální e -mail Krok 28

Krok 5. Odešlete svůj e -mail

Jakmile provedete korekturu, odešlete e -mail a uvedete všechny potřebné informace a přidáte každého příjemce do příslušného pole, klikněte na tlačítko Odeslat.

Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube

Tipy

  • Pamatujte, že lidé chtějí číst e -maily rychle, proto mějte věty krátké a jasné.
  • Pokud můžete o svém příjemci nebo jeho práci říci něco pozitivního, udělejte to. Vaše slova nebudou zbytečná.
  • Nastavte podpis. Jedná se o zkrácený způsob sdílení informací, který byste měli zahrnout do každého e -mailu. Vložením těchto informací do svého podpisu zkrátíte tělo svých e -mailů.
  • Pokud vám příjemce jakýmkoli způsobem pomohl, nezapomeňte mu poděkovat. Měli byste to udělat, i když je jejich úkolem vám pomoci.
  • Chcete se zlepšit v psaní e -mailů? Zkuste napsat svou zprávu, jako by byla přeposlána generálnímu řediteli. To vám pomůže udržet váš tón a jazyk konzistentní a profesionální.
  • Věnujte pozornost gramatice, pravopisu a interpunkci, abyste předvedli profesionální obraz sebe a své společnosti.
  • Udržujte úvody stručné a pište je, jako byste mluvili tváří v tvář.
  • Chvilku zjistěte, zda je e -mail vůbec nezbytný, než se do psaní pustíte. V mnoha případech lze stejné informace předat jednoduchým telefonátem nebo krátkou procházkou na jiné oddělení.
  • Nezapomeňte říci „prosím“a „děkuji“. Způsoby vytvářejí dlouhou cestu k vytváření dobrých profesionálních vztahů.
  • Počkejte, až dokončíte korektury, a zadejte adresu příjemce. Zabráníte tak nechtěnému odeslání e -mailu před jeho dokončením.
  • Psaní efektivních e -mailů je jako cokoli jiného. Čím více budete cvičit, tím lépe to zvládnete.

Varování

  • Buďte opatrní s kopií pole. Pokud posíláte e -maily spoustě kontaktů, kteří se navzájem neznají, ale všichni potřebují znát informace, použijte pole Bcc k ochraně jejich soukromí.
  • Možnost Odpovědět všem používejte střídmě. Odpověď zasílejte pouze těm, kteří to potřebují vědět.
  • Nepoužívejte neformální textový slang nebo zkratky („LOL“, „ICYMI“, „TTYL“atd.). Ty mohou být pro čtenáře matoucí a v e-mailu souvisejícím s prací nemají místo.
  • Nepište svou zprávu velkými nebo malými písmeny.

Doporučuje: