Jak psát obchodní e -maily: 11 kroků (s obrázky)

Obsah:

Jak psát obchodní e -maily: 11 kroků (s obrázky)
Jak psát obchodní e -maily: 11 kroků (s obrázky)

Video: Jak psát obchodní e -maily: 11 kroků (s obrázky)

Video: Jak psát obchodní e -maily: 11 kroků (s obrázky)
Video: Jak úspěšně napsat písemnou maturitní práci z angličtiny aneb 4 kroky ke štěstí 2024, Březen
Anonim

Přetížení e -mailu! Mnoho lidí v podnikání dostává více e -mailů, než dokáže vyřídit. Abyste zajistili, že vaše firemní e -maily budou dobře přijímány, musíte je srozumitelně, stručně a srozumitelně uvést do praxe. Kromě toho použití vhodného formátu a znalost toho, co do obchodního e -mailu zahrnout nebo vyloučit, vám a vaší společnosti může pomoci vybudovat a udržet profesionální přítomnost.

Kroky

Část 1 ze 3: Vytváření jasných, stručných a použitelných zpráv

Napište obchodní e -maily Krok 1
Napište obchodní e -maily Krok 1

Krok 1. Shrňte e-mail do předmětu o 6–8 slovech

Je důležité zajistit zahrnutí předmětu, protože e -mail, který předmět nemá, může být ignorován. Váš předmět by měl být krátký a výstižný a měl by zvýraznit hlavní sdělení e -mailu. Ideální téma dává čtenáři vše, co potřebuje vědět, nebo je informuje, že se musí rozhodnout. Lidé, kteří obdrží stovky e -mailů denně, mohou otevírat pouze e -maily se zvláště zajímavými tématy. Nejdříve do předmětu vložte nejdůležitější slova, protože celý předmět nemusí být na mobilním zařízení viditelný. Ideální předměty jsou 6-8 slov a přizpůsobené příjemci.

  • Příklady dobrých řádků předmětu e -mailu

    • Marketingové setkání 6/7 v 15:00. Můžete se zúčastnit?
    • Tiskárna se rozbila. Mohu vyměnit za 200 $?
    • Vaše zásilka PetsAlive.org dorazí 9./8
  • Příklady špatných řádků předmětu e -mailu

    • Schůzka
    • Tiskárna
    • Na cestě k vám
Napište obchodní e -maily Krok 2
Napište obchodní e -maily Krok 2

Krok 2. Udělejte e -maily stručné

Lidé jsou zaneprázdněni a nechtějí trávit mnoho času čtením pracovních e -mailů. Vytvořte své e -maily co nejkratší a přitom poskytněte všechny potřebné detaily. Vaše věty by měly být krátké a věcné.

  • Před odesláním e -mailu si jej přečtěte a odstraňte všechny irelevantní informace. Obecně platí, že pokud jste poskytli přebytečné informace nebo informace mimo téma, odstraňte je.
  • Někteří lidé se pokoušejí vytvářet a odesílat e -maily obsahující pět vět nebo méně. Pokud to dokážete, je to dobrý vodítko pro vedení stručného e-mailu a k věci. Můžete to udělat tak, že odpovíte na otázky „Kdo jsem? Co chci? Proč se ptám této osoby? Proč by měli dělat to, co žádám? Jaký je další krok, který já/oni/my budeme muset udělat? “To však platí pro průměrný e-mail, nikoli pro e-mail vyžadující mnoho podrobností nebo rychlé „poděkování“vašemu spolupracovníkovi, který vám ten odkaz poslal.
Napište obchodní e -maily Krok 3
Napište obchodní e -maily Krok 3

Krok 3. Napište e -mail, aby jej bylo možné přeložit a jednat podle něj

Použijte formátování, které čtenáři pomůže rychle se dostat k potřebným informacím. V dlouhém e -mailu zvýrazněte nejdůležitější věty nebo pojmy.

Použijte odrážky a tučný text, které vám pomohou e -mail snáze přelétnout a jednat podle něj

Napište obchodní e -maily Krok 4
Napište obchodní e -maily Krok 4

Krok 4. Zahrňte adresy URL nebo přílohy, pokud to čtenáři pomůže zpracovat e -mail rychleji

Nikdy nenutte čtenáře hledat URL nebo přílohu v jiném e -mailu.

  • Příklad dobré implementace URL

    „Pořad marketingového setkání je na této adrese URL dokumentu Google: Google.com/sample“

  • Příklad špatné implementace adresy URL

    „Program marketingového setkání je v e -mailu, který jsem vám poslal 4.“

Napište obchodní e -maily Krok 5
Napište obchodní e -maily Krok 5

Krok 5. Zeptejte se jasně na akci, kterou má čtenář provést

Nenechte čtenáře hádat, že žádáte o rozhodnutí, radu, doporučení nebo nákup. Požádejte přímo a jednoznačně o to, co chcete, potřebujete nebo očekáváte!

  • Jasné dotazování je obzvláště důležité, pokud posíláte více lidem. A nezapomeňte zavolat jméno konkrétní osoby, kterou potřebujete k rozhodnutí. Například: „Elizabeth: Dala bys přednost tomu, abych se zde vydal po cestě A nebo po cestě B?“
  • Alternativně, pokud váš e -mail pouze někoho o něčem informuje, než aby žádal o akci, jasně označte e -mail jako „FYI“v předmětu nebo v první větě.

Část 2 ze 3: Zachování formality a profesionální image

Napište obchodní e -maily, krok 6
Napište obchodní e -maily, krok 6

Krok 1. Použijte formální tón

Tón vašeho e -mailu by měl zůstat profesionální a přímý. Usilujte o sebevědomý a zdvořilý tón. Pokuste se z e -mailu zcela vynechat emocionální nebo neformální jazyk. Vyhněte se kontrakcím a zkratkám, kdykoli je to možné. Pamatujte si, že fráze v plné délce se často zdají formálnější.

  • Například následující e -mail je pro podnikání příliš neformální: Děkujeme za hady, které jste poslali. S lítostí musím říci, že dva byli mrtví. Pošlete brzy více, plz. Promluvíme si později!
  • Formálnější verze předchozího e -mailu: Děkujeme za vaši zásilku čtyř pythonů do našeho obchodu, Pets Alive! 2. března 2015. Bohužel se zdá, že dva z hadů byli během porodu zraněni a byli mrtví, když jsem otevřel hadí bednu. Chtěl bych, abyste co nejdříve poslali dva náhradní hady. Pošlete mi prosím e -mail nebo zavolejte do obchodu s dalšími dotazy nebo se domluvte na nové zásilce.
  • Někdy je vhodnější neformální e-mail „doma“se spolupracovníky, které dobře znáte, a pokud je v souladu s „pracovní kulturou“. Nepoužívejte však zkratky textu, používejte úplné věty a nepište nic, co byste nechtěli, aby váš šéf četl.
Napište obchodní e -maily, krok 7
Napište obchodní e -maily, krok 7

Krok 2. Korektura vašeho e -mailu

Udělejte vše, co je v vašich silách, aby váš e -mail neobsahoval gramatické nebo pravopisné chyby a používal standardní interpunkci - například žádné VŠECHNY VELKÉ. Mnoho e -mailových programů obsahuje možnost kontroly pravopisu; pokud váš e -mail nějaký má, použijte jej! Špatná gramatika téměř jistě podlomí zprávu, kterou odesíláte, takže pokud je to možné, použijte kontrolu gramatiky.

Pokud posíláte e -mail velkému počtu lidí nebo pokud je e -mail obzvláště důležitý, možná budete chtít, aby ho někdo (nebo několik jednotlivců) před odesláním zkontroloval

Část 3 ze 3: Osvědčené postupy pro formální pozdravy a závěry

V závislosti na vašem vztahu s příjemcem možná budete chtít použít formální otevírání a zavírání. Následující text poskytuje určitý směr a řadu možností.

Napište obchodní e -maily, krok 8
Napište obchodní e -maily, krok 8

Krok 1. Začněte svůj e -mail pozdravem

Pozdrav by měl být stručný a formální. V závislosti na kontextu zprávy se můžete nebo nemusíte rozhodnout oslovit osobu konkrétně jménem. Zpráva pro jinou firmu nebo pro nespecifikovanou osobu nevyžaduje jméno.

  • Některé příklady pozdravů jsou:

    • Dobré odpoledne,
    • Pozdravy,
    • Vážený pane doktore Smithe,
    • Paní Campbellová,
Napište obchodní e -maily, krok 9
Napište obchodní e -maily, krok 9

Krok 2. Ukončete e -mail zavíráním

Vhodná uzávěrka je zdvořilá a signalizuje, že e -mail skončil. I když uzavření e -mailu nemusí obsahovat běžné uzavírání dopisů, například „nejlepší přání“nebo „s pozdravem“, považuje se za „nejlepší postup“uzavření e -mailu.

  • Některé potenciální uzávěry:

    • Těším se na tvoji odpověď,
    • Doufám že tě brzy uslyším,
    • Děkuji vám za Váš čas,
  • Můžete ukončit své domácí mazlíčky naživu! zašlete e -mail distributorovi hadů slovy: „Děkuji za vaši pozornost této záležitosti.“
Napište obchodní e -maily, krok 10
Napište obchodní e -maily, krok 10

Krok 3. Podepište své jméno

Na konec e -mailu je vhodné napsat své jméno. Mnoho e -mailových programů vám umožňuje poskytnout automatický podpis, který je přizpůsoben vašim představám. Ujistěte se, že formalita vaší odpovědi odpovídá podrobnostem e -mailu. Možná budete chtít zadat své úplné jméno a titul v pracovním e -mailu jiné firmě nebo někomu, koho jste nepotkali, zatímco vaše křestní jméno může být vhodné v e -mailu spolupracovníkovi, kterého vidíte každý den.

  • Některé možnosti podpisu jsou:

    • Dr. Jane Smith (nejformálnější)
    • Dr. Smith (o něco méně formální)
    • Jane Smith (poněkud neformální)
    • Jane (neformální)
Napište obchodní e -maily, krok 11
Napište obchodní e -maily, krok 11

Krok 4. Zvažte poskytnutí kontaktních údajů pod svým podpisem

V závislosti na podrobnostech e -mailu můžete chtít poskytnout kontaktní informace, jako je vaše telefonní číslo, faxové číslo, adresa nebo webová stránka. Pokud se jedná o informace, které chcete zahrnout do většiny nebo všech vašich e -mailů, lze je integrovat do vašeho přizpůsobeného e -mailového podpisu.

Ukázka komentovaných e -mailů

Image
Image

Komentovaný e -mail klientovi

Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.

Image
Image

Komentovaný e -mail spolupracovníkům

Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.

Image
Image

Komentovaný e -mail zaměstnancům

Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.

Tipy

  • Vyhněte se zkratkám a zkratkám, pokud si nejste jisti, že jim příjemce porozumí a neohrozí váš profesionální image.
  • Vyhněte se používání žargonu co nejvíce a vysvětlete jakýkoli žargón, který používáte, kterému váš příjemce e -mailu nemusí rozumět.

Doporučuje: