Přetížení e -mailu! Mnoho lidí v podnikání dostává více e -mailů, než dokáže vyřídit. Abyste zajistili, že vaše firemní e -maily budou dobře přijímány, musíte je srozumitelně, stručně a srozumitelně uvést do praxe. Kromě toho použití vhodného formátu a znalost toho, co do obchodního e -mailu zahrnout nebo vyloučit, vám a vaší společnosti může pomoci vybudovat a udržet profesionální přítomnost.
Kroky
Část 1 ze 3: Vytváření jasných, stručných a použitelných zpráv
Krok 1. Shrňte e-mail do předmětu o 6–8 slovech
Je důležité zajistit zahrnutí předmětu, protože e -mail, který předmět nemá, může být ignorován. Váš předmět by měl být krátký a výstižný a měl by zvýraznit hlavní sdělení e -mailu. Ideální téma dává čtenáři vše, co potřebuje vědět, nebo je informuje, že se musí rozhodnout. Lidé, kteří obdrží stovky e -mailů denně, mohou otevírat pouze e -maily se zvláště zajímavými tématy. Nejdříve do předmětu vložte nejdůležitější slova, protože celý předmět nemusí být na mobilním zařízení viditelný. Ideální předměty jsou 6-8 slov a přizpůsobené příjemci.
-
Příklady dobrých řádků předmětu e -mailu
- Marketingové setkání 6/7 v 15:00. Můžete se zúčastnit?
- Tiskárna se rozbila. Mohu vyměnit za 200 $?
- Vaše zásilka PetsAlive.org dorazí 9./8
-
Příklady špatných řádků předmětu e -mailu
- Schůzka
- Tiskárna
- Na cestě k vám
Krok 2. Udělejte e -maily stručné
Lidé jsou zaneprázdněni a nechtějí trávit mnoho času čtením pracovních e -mailů. Vytvořte své e -maily co nejkratší a přitom poskytněte všechny potřebné detaily. Vaše věty by měly být krátké a věcné.
- Před odesláním e -mailu si jej přečtěte a odstraňte všechny irelevantní informace. Obecně platí, že pokud jste poskytli přebytečné informace nebo informace mimo téma, odstraňte je.
- Někteří lidé se pokoušejí vytvářet a odesílat e -maily obsahující pět vět nebo méně. Pokud to dokážete, je to dobrý vodítko pro vedení stručného e-mailu a k věci. Můžete to udělat tak, že odpovíte na otázky „Kdo jsem? Co chci? Proč se ptám této osoby? Proč by měli dělat to, co žádám? Jaký je další krok, který já/oni/my budeme muset udělat? “To však platí pro průměrný e-mail, nikoli pro e-mail vyžadující mnoho podrobností nebo rychlé „poděkování“vašemu spolupracovníkovi, který vám ten odkaz poslal.
Krok 3. Napište e -mail, aby jej bylo možné přeložit a jednat podle něj
Použijte formátování, které čtenáři pomůže rychle se dostat k potřebným informacím. V dlouhém e -mailu zvýrazněte nejdůležitější věty nebo pojmy.
Použijte odrážky a tučný text, které vám pomohou e -mail snáze přelétnout a jednat podle něj
Krok 4. Zahrňte adresy URL nebo přílohy, pokud to čtenáři pomůže zpracovat e -mail rychleji
Nikdy nenutte čtenáře hledat URL nebo přílohu v jiném e -mailu.
-
Příklad dobré implementace URL
„Pořad marketingového setkání je na této adrese URL dokumentu Google: Google.com/sample“
-
Příklad špatné implementace adresy URL
„Program marketingového setkání je v e -mailu, který jsem vám poslal 4.“
Krok 5. Zeptejte se jasně na akci, kterou má čtenář provést
Nenechte čtenáře hádat, že žádáte o rozhodnutí, radu, doporučení nebo nákup. Požádejte přímo a jednoznačně o to, co chcete, potřebujete nebo očekáváte!
- Jasné dotazování je obzvláště důležité, pokud posíláte více lidem. A nezapomeňte zavolat jméno konkrétní osoby, kterou potřebujete k rozhodnutí. Například: „Elizabeth: Dala bys přednost tomu, abych se zde vydal po cestě A nebo po cestě B?“
- Alternativně, pokud váš e -mail pouze někoho o něčem informuje, než aby žádal o akci, jasně označte e -mail jako „FYI“v předmětu nebo v první větě.
Část 2 ze 3: Zachování formality a profesionální image
Krok 1. Použijte formální tón
Tón vašeho e -mailu by měl zůstat profesionální a přímý. Usilujte o sebevědomý a zdvořilý tón. Pokuste se z e -mailu zcela vynechat emocionální nebo neformální jazyk. Vyhněte se kontrakcím a zkratkám, kdykoli je to možné. Pamatujte si, že fráze v plné délce se často zdají formálnější.
- Například následující e -mail je pro podnikání příliš neformální: Děkujeme za hady, které jste poslali. S lítostí musím říci, že dva byli mrtví. Pošlete brzy více, plz. Promluvíme si později!
- Formálnější verze předchozího e -mailu: Děkujeme za vaši zásilku čtyř pythonů do našeho obchodu, Pets Alive! 2. března 2015. Bohužel se zdá, že dva z hadů byli během porodu zraněni a byli mrtví, když jsem otevřel hadí bednu. Chtěl bych, abyste co nejdříve poslali dva náhradní hady. Pošlete mi prosím e -mail nebo zavolejte do obchodu s dalšími dotazy nebo se domluvte na nové zásilce.
- Někdy je vhodnější neformální e-mail „doma“se spolupracovníky, které dobře znáte, a pokud je v souladu s „pracovní kulturou“. Nepoužívejte však zkratky textu, používejte úplné věty a nepište nic, co byste nechtěli, aby váš šéf četl.
Krok 2. Korektura vašeho e -mailu
Udělejte vše, co je v vašich silách, aby váš e -mail neobsahoval gramatické nebo pravopisné chyby a používal standardní interpunkci - například žádné VŠECHNY VELKÉ. Mnoho e -mailových programů obsahuje možnost kontroly pravopisu; pokud váš e -mail nějaký má, použijte jej! Špatná gramatika téměř jistě podlomí zprávu, kterou odesíláte, takže pokud je to možné, použijte kontrolu gramatiky.
Pokud posíláte e -mail velkému počtu lidí nebo pokud je e -mail obzvláště důležitý, možná budete chtít, aby ho někdo (nebo několik jednotlivců) před odesláním zkontroloval
Část 3 ze 3: Osvědčené postupy pro formální pozdravy a závěry
V závislosti na vašem vztahu s příjemcem možná budete chtít použít formální otevírání a zavírání. Následující text poskytuje určitý směr a řadu možností.
Krok 1. Začněte svůj e -mail pozdravem
Pozdrav by měl být stručný a formální. V závislosti na kontextu zprávy se můžete nebo nemusíte rozhodnout oslovit osobu konkrétně jménem. Zpráva pro jinou firmu nebo pro nespecifikovanou osobu nevyžaduje jméno.
-
Některé příklady pozdravů jsou:
- Dobré odpoledne,
- Pozdravy,
- Vážený pane doktore Smithe,
- Paní Campbellová,
Krok 2. Ukončete e -mail zavíráním
Vhodná uzávěrka je zdvořilá a signalizuje, že e -mail skončil. I když uzavření e -mailu nemusí obsahovat běžné uzavírání dopisů, například „nejlepší přání“nebo „s pozdravem“, považuje se za „nejlepší postup“uzavření e -mailu.
-
Některé potenciální uzávěry:
- Těším se na tvoji odpověď,
- Doufám že tě brzy uslyším,
- Děkuji vám za Váš čas,
- Můžete ukončit své domácí mazlíčky naživu! zašlete e -mail distributorovi hadů slovy: „Děkuji za vaši pozornost této záležitosti.“
Krok 3. Podepište své jméno
Na konec e -mailu je vhodné napsat své jméno. Mnoho e -mailových programů vám umožňuje poskytnout automatický podpis, který je přizpůsoben vašim představám. Ujistěte se, že formalita vaší odpovědi odpovídá podrobnostem e -mailu. Možná budete chtít zadat své úplné jméno a titul v pracovním e -mailu jiné firmě nebo někomu, koho jste nepotkali, zatímco vaše křestní jméno může být vhodné v e -mailu spolupracovníkovi, kterého vidíte každý den.
-
Některé možnosti podpisu jsou:
- Dr. Jane Smith (nejformálnější)
- Dr. Smith (o něco méně formální)
- Jane Smith (poněkud neformální)
- Jane (neformální)
Krok 4. Zvažte poskytnutí kontaktních údajů pod svým podpisem
V závislosti na podrobnostech e -mailu můžete chtít poskytnout kontaktní informace, jako je vaše telefonní číslo, faxové číslo, adresa nebo webová stránka. Pokud se jedná o informace, které chcete zahrnout do většiny nebo všech vašich e -mailů, lze je integrovat do vašeho přizpůsobeného e -mailového podpisu.
Ukázka komentovaných e -mailů
Komentovaný e -mail klientovi
Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.
Komentovaný e -mail spolupracovníkům
Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.
Komentovaný e -mail zaměstnancům
Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.
Tipy
- Vyhněte se zkratkám a zkratkám, pokud si nejste jisti, že jim příjemce porozumí a neohrozí váš profesionální image.
- Vyhněte se používání žargonu co nejvíce a vysvětlete jakýkoli žargón, který používáte, kterému váš příjemce e -mailu nemusí rozumět.