Jak psát firemní zápisy (s obrázky)

Obsah:

Jak psát firemní zápisy (s obrázky)
Jak psát firemní zápisy (s obrázky)

Video: Jak psát firemní zápisy (s obrázky)

Video: Jak psát firemní zápisy (s obrázky)
Video: JAK NA AESTHETIC ZÁPISKY 2024, Březen
Anonim

Firemní zápisy jsou často vyžadovány zákonem. Mnoho států požaduje, aby korporace a další podnikatelské subjekty vedly zápisy ze schůzí svých akcionářů nebo ředitelů. Podnikové zápisy mohou být také klíčové v určitých soudních sporech, zejména tam, kde jsou ředitelé žalováni za svá obchodní rozhodnutí. Abyste mohli správně psát zápisy, musíte si během schůzky dělat podrobné poznámky. Poté byste si měli co nejdříve sednout k vypracování zápisu. Než se zápis stane konečným, bude jej pravděpodobně muset schválit představenstvo.

Kroky

Část 1 ze 3: Dělání si poznámek během schůzky

Napište firemní zápis, krok 1
Napište firemní zápis, krok 1

Krok 1. Poznamenejte si podrobnosti o schůzce

Než se vydáte na schůzku, můžete si napsat požadované podrobnosti o schůzce, které musíte zahrnout do zadaných zápisů. Všimněte si následujícího:

  • celé jméno vaší společnosti
  • datum a čas schůzky
  • místo setkání
Napište firemní zápis, krok 2
Napište firemní zápis, krok 2

Krok 2. Napište, kdo se zúčastní

Budete potřebovat úplný seznam lidí, kteří se setkání účastní. Zapište si také ty členy, kteří chybí. Zahrňte všechny hosty nebo konzultanty, kteří byli pozváni.

  • Všimněte si všech pozdních příchodů nebo doby, kdy někdo ze schůzky odejde dřív.
  • Zapište si také, kdo schůzku vede a zda bylo přítomno usnášeníschopnost.
Napište firemní zápis, krok 3
Napište firemní zápis, krok 3

Krok 3. Zaznamenejte si účel schůzky

Existuje mnoho důvodů, proč budete mít schůzku. Některé z běžnějších důvodů jsou následující:

  • výroční schůze ředitelů a akcionářů
  • schůzka s cílem určit nábor zaměstnanců
  • setkání k projednání náhrady
  • vyhlášení nových důstojníků
  • vydat zásoby
  • diskuse o finanční aktivitě, jako je nová banka nebo úvěrová linka
Napište firemní zápis, krok 4
Napište firemní zápis, krok 4

Krok 4. Všimněte si, zda byly přijaty předchozí minuty

Obecně bude prvním bodem programu přijetí zápisu z předchozí schůze. Měli jste je předem rozdat všem. Zapište hlasování.

Pokud někdo proti zápisu vznese námitku, může následovat diskuse. Pokud potřebujete provést revize, poznamenejte si, co musíte změnit

Napište firemní zápis, krok 5
Napište firemní zápis, krok 5

Krok 5. Zaznamenejte si poznámky o diskusi k bodům programu

Firemní zápis by měl také obsahovat shrnutí diskuse o každém bodu programu. Při psaní toho, co lidé říkají, si musíte pečlivě vybírat slova. Chcete být přesní, tak poslouchejte pozorně.

  • Vyhněte se pokusu o odstranění přepisu slovo za slovem. Někdo může například pět minut tvrdit, že navrhovaná politika je pro firmu špatná. Stačí poznamenat, že nesouhlasí se zásadami, a stručně identifikovat důvod.
  • Všimněte si, jaké dokumenty si účastníci prohlížejí. Zapište si název dokumentu a jeho datum. K zápisu byste měli mít také kopii dokumentu.
Napište firemní zápis, krok 6
Napište firemní zápis, krok 6

Krok 6. Zaznamenejte hlasování o položkách

Pokud schůze zahrnuje hlasování o bodech programu, pak zápis musí odrážet hlasování. Všimněte si také zdržení se hlasování (lidé, kteří odmítnou hlasovat).

  • Obecně bude většina usnesení přijata jednomyslně. Měli byste si však poznamenat jména všech nesouhlasících.
  • Můžete například napsat: „Bylo přijato usnesení. Disent: Jones. Zdržel se: Mathers, Johnson. “
Napište firemní zápis, krok 7
Napište firemní zápis, krok 7

Krok 7. Zaznamenejte odročení

Zapište si čas, který osoba, která schůzku vedla, přerušila. Pokud členové diskutovali o tom, kdy se bude konat příští schůze, poznamenejte si také tuto informaci.

Můžete například napsat: „Další schůzka byla naplánována na 1. července 2016, čas a místo se určí. Schůze byla přerušena v 18:16. “

Část 2 ze 3: Psaní minut

Napište firemní zápis, krok 8
Napište firemní zápis, krok 8

Krok 1. Zadejte minuty co nejdříve

Možná jste si na zasedání vzali ručně psané poznámky. I když jste zadali poznámky, mohli jste zachytit pouze fragmentované věty. Co nejdříve si sedněte a napište úplnější minuty.

  • Nezapomeňte používat standardní gramatiku a úplné věty. Například „Mr. Smith vznesl námitku proti nové úvěrové linii “je přijatelné. „Smith ne na úvěr“není.
  • Online jsou k dispozici šablony firemních schůzek. Možná byste se na ně chtěli podívat, pokud potřebujete pomoc při řešení toho, jak si uspořádat minuty.
Napište firemní zápis, krok 9
Napište firemní zápis, krok 9

Krok 2. Zjistěte, kdy se schůzka konala

V horní části stránky uveďte, kde, kdy a kdo se zúčastnil nebo chyběl. Všimněte si také všech hostů a těch, kteří si zapsali zápis ze schůzky.

Můžete například napsat: „Zápis z řádného zasedání představenstva společnosti ABC Company, které se konalo 22. ledna 2017 na 1245 Corporate Avenue. Přítomni byli tito režiséři: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Následující ředitelé chyběli: Clinton. Byli přítomni tito hosté: Michael Matthews, CPA. Zápis zaznamenal J. Allen. “

Napište firemní zápis, krok 10
Napište firemní zápis, krok 10

Krok 3. Všimněte si, kdy byla schůzka svolána na objednávku

Stát, který svolal schůzi na objednávku a uznal existenci usnášeníschopnosti. Uveďte také čas.

Například: „Předseda Abrams svolal schůzi na objednávku v 18:15 a zaznamenal přítomnost usnášeníschopnosti. Představil přítomné hosty. “

Napište firemní zápis, krok 11
Napište firemní zápis, krok 11

Krok 4. Uveďte, zda byly přijaty předchozí zápisy

Můžete například napsat: „Na návrh provedený, přidělený a přenesený správní rada schválila dříve distribuované zápisy ze dne [vložte datum].“

Napište firemní zápis, krok 12
Napište firemní zápis, krok 12

Krok 5. Všimněte si všech uvedených zpráv nebo prezentací

Na každé schůzce jsou uvedeny některé zprávy. Možná jste však také měli speciální prezentaci související s bodem programu. Identifikujte následující:

  • Kdo přednesl prezentaci nebo zprávu. Uveďte také jejich název. Některé prezentace mají hosté a zápis by měl plně odrážet jejich identitu.
  • O čem byla prezentace nebo zpráva.
  • Zda moderátor odpovídal na položené otázky.
  • Pokud byla zpráva nabídnuta k přijetí radou, poznamenejte si, zda proběhla diskuse a zda byla přijata. Například: „Po krátké diskusi o problémech byl podán návrh na přijetí finanční zprávy, který byl vyslán a schválen.“
Napište firemní zápis, krok 13
Napište firemní zápis, krok 13

Krok 6. Shrňte diskusi o bodech programu

Rada se mohla rozhodnout přijmout usnesení nebo podniknout kroky k jinému bodu programu. Měli byste shrnout diskusi členů. Všimněte si také hlasování o každém bodu.

  • Použijte jednoduchý jazyk. Vyhněte se zbytečným slovům a přídavným jménům, která zaplňují zápisy. Například „Mr. Smith nesouhlasil s paní Jonesovou “je vhodnější než„ Mr. Smith usilovně nesouhlasil s paní Jonesovou. “
  • Řádně identifikujte dokumenty, které účastníci kontrolují. Například: „Představenstvo schválilo navrhované dodatky k politice střetu zájmů“není jasné. Místo toho identifikujte dokument: „Rada jednomyslně schválila návrh„ Doplnění ke zprávám o konfliktech “ze dne 1. června 2016, jehož kopie byla distribuována před zasedáním.“
Napište firemní zápis, krok 14
Napište firemní zápis, krok 14

Krok 7. Poskytněte úplnější poznámky k důležitým bodům programu

Některé položky podnikové agendy jsou důležitější než jiné. Jsou důležité, protože z rozhodnutí správní rady mohou vzejít budoucí soudní spory. Právníci a soudci budou vaše zápisy považovat za přesné zobrazení toho, jak rada jednala. K ochraně desky byste měli poskytnout více podrobností.

  • Fúze a akvizice, zpětné odkupy akcií a další významná rozhodnutí budou vyžadovat více podrobností. Ředitele lze žalovat za nesprávné uplatňování obchodního úsudku.
  • Členové správní rady se často musí před rozhodnutím v těchto oblastech poradit s odborníky nebo přezkoumat zprávy/studie. Váš zápis by měl odrážet, že byla provedena odborná prezentace nebo že jste před zasedáním rozeslali členům správní rady studie nebo zprávy.
  • Měli byste také poznamenat, že diskusi byl věnován dostatek času a že rada jednala obchodně.
  • Všimněte si, zda rada diskutovala alternativy k navrhovanému postupu. Shrňte, proč rada odmítla nebo přijala alternativní postup.
Napište firemní zápis, krok 15
Napište firemní zápis, krok 15

Krok 8. Přidejte zbývající informace

V případě potřeby si všimněte následujících v chronologickém pořadí, ve kterém k nim na schůzce došlo:

  • Oznámení. Předseda nebo jiní členové možná oznámili nadcházející schůze nebo jiné problémy.
  • Výkonné zasedání. Uveďte, zda představenstvo vstoupilo do výkonného zasedání poté, co zaměstnanci a hosté odešli.
  • Odročení. Můžete například napsat: „Protože nebyly žádné další záležitosti, schůzka byla přerušena v 19:55.“
Napište firemní zápis, krok 16
Napište firemní zápis, krok 16

Krok 9. Rozesílejte své pracovní minuty

Váš koncept je třeba zkontrolovat. Dodržujte zásady vaší společnosti. Například budete muset svůj návrh ukázat hlavnímu právnímu zástupci nebo finančnímu řediteli. Mohou podávat komentáře, které byste měli zahrnout.

  • Poté budete možná muset distribuovat návrh širší skupině managementu, která může mít také připomínky.
  • Nakonec rozesíláte zápisy na plnou penzi, protože budou hlasovat o zápisu pro příští schůzi.
Napište firemní zápis, krok 17
Napište firemní zápis, krok 17

Krok 10. Vyhněte se změnám v závěrečných minutách

Po schválení radou jsou zápisy konečné. Měli byste se vyvarovat jejich změn. Někteří odborníci naznačují, že můžete provádět drobné úpravy, například opravu pravopisných chyb. Skutečně však není nutné opravovat překlepy a další drobné chyby, pokud někomu nebrání porozumět tomu, co bylo napsáno.

Nikdy byste neměli nic podstatného měnit. Pokud chce člen představenstva změnit schválené zápisy, sdělte to předsedovi představenstva

Napište firemní zápis, krok 18
Napište firemní zápis, krok 18

Krok 11. Uložte schválené minuty

Svůj firemní zápis nemusíte uvádět se svým stavem. Pravděpodobně je však musíte uložit spolu s dalšími firemními záznamy, jako jsou vaše stanovy a stanovy. V závislosti na vašich interních zásadách uchovávejte zápisy nejméně sedm let nebo možná neomezeně dlouho.

  • Pokud váš zápis obsahoval dokument odkazem, přiložte jej.
  • Po přijetí konečné verze byste také měli zahodit všechny koncepty vašich zápisů. Možná budete muset také odstranit záložní elektronické verze zápisu.

Část 3 ze 3: Příprava na schůzku

Napište firemní zápis, krok 19
Napište firemní zápis, krok 19

Krok 1. Upozorněte na schůzku správné lidi

Pokud máte valnou hromadu akcionářů, musíte o tom informovat všechny akcionáře. Pokud pořádáte schůzi ředitele, musíte o tom informovat všechny ředitele.

Akcionáři i ředitelé mohou upustit od oznamovacího požadavku. Měli však podepsat formulář o zproštění povinnosti. Podívejte se, jestli nějaké mají, a dejte řádné upozornění těm, kteří tak neučinili

Napište firemní zápis, krok 20
Napište firemní zápis, krok 20

Krok 2. Distribuujte pakety schůzek

Každý účastník bude potřebovat stejný soubor informací, aby mohl na schůzi informovaně hlasovat. Měli byste vytvořit balíček informací a distribuovat je. Zahrnout následující:

  • zápis z předchozí schůze
  • zprávy nebo dokumenty k posouzení před schůzkou
Napište firemní zápis, krok 21
Napište firemní zápis, krok 21

Krok 3. Vyberte svůj psací stroj

Jako osoba, která si pořizuje poznámky, byste se měli rozhodnout, jak je chcete na schůzku zapsat. Obecně si lidé stále píší poznámky dlouze, i když můžete používat notebook.

  • Pokud používáte notebook, budou všechny koncepty uloženy elektronicky. To znamená, že je někdo může získat zpět v soudním řízení. Proto byste si měli pečlivě promyslet, než si uděláte pár minut používání počítače.
  • Cvakání kláves počítače také působí rušivě, což byste měli mít na paměti.
  • Zeptejte se svého křesla, zda dávají přednost tomu, abyste si udělali pár minut dlouho nebo s notebookem.

Doporučuje: