3 způsoby, jak zahájit schůzku

Obsah:

3 způsoby, jak zahájit schůzku
3 způsoby, jak zahájit schůzku

Video: 3 způsoby, jak zahájit schůzku

Video: 3 způsoby, jak zahájit schůzku
Video: 7 ZPŮSOBŮ JAK VYPRANKOVAT UČITELE VE ŠKOLE! 😂😱 **šílené** 2024, Březen
Anonim

Ať už jde o podnikání, rekreaci nebo podporu, schůzky jsou zásadním způsobem, jak skupině lidí poskytnout mnoho informací. Mluvit před skupinou může být zastrašující, zvláště když je vaším úkolem udržet schůzku na dobré cestě. Ačkoli se to na první pohled může zdát stresující, zahájení schůzky může být snadné, pokud si připravíte úvodní poznámky, dobře si zorganizujete čas a jasně se vyjádříte.

Kroky

Metoda 1 ze 3: Příprava úvodních poznámek

Zahájit schůzku Krok 1
Zahájit schůzku Krok 1

Krok 1. Návrh úvodních poznámek pro obchodní schůzku

Rozhodněte se o formátu schůzky, než začnete plánovat úvodní prohlášení. Obchodní a správní rada by měla mít více formálních úvodních poznámek k uznání přítomných členů. Úvodní slova zkraťte pro příležitostnější schůzky, zvláště když mají účastníci vyhrazený čas na to, aby se představili. Šablony, jak zahájit příležitostnou schůzku, najdete online.

  • Schůzky u kulatého stolu nemusí vyžadovat tolik přípravy, protože každý člen vede jinou část schůzky.
  • Začněte například schůzku slovy: „Vítejte! Chtěl bych poděkovat všem, kteří přišli na naše čtvrtletní rozpočtové setkání. Než začneme, chtěl bych, abyste se se mnou všichni podívali na program."
Zahájit schůzku Krok 2
Zahájit schůzku Krok 2

Krok 2. Jasně uveďte účel schůzky

Zajistěte, aby všichni účastníci schůzky pochopili, o čem budete diskutovat. Pokud si nestanovíte jasný cíl nebo cíl, bude pro lidi mnohem těžší se soustředit. Dejte jim vědět, co mohou očekávat poté, co je pozdravíte.

  • V obchodním prostředí můžete říci něco jako: „Účelem této schůzky je najít způsob, jak snížit rozpočet na toto čtvrtletí.“
  • Pro příležitostnější nastavení můžete zůstat: „Podělme se o své myšlenky a zkušenosti na tento problém.“
Zahájit schůzku Krok 3
Zahájit schůzku Krok 3

Krok 3. Postupujte podle programu, abyste předešli jakýmkoli nejasnostem

Než se pustíte do nových konverzací, zkontrolujte, čeho se schůzka bude týkat. Různá témata mohou vést k různým diskusím, které se mohou rychle odvíjet od tématu, pokud nedodržujete plánovanou agendu. Mít agendu pomáhá udržovat schůzku na dobré cestě a k tématu a dává účastníkům způsob, jak sledovat, jak dlouho schůzka trvá.

Jasně uveďte, zda se určitá část agendy týká pouze jedné osoby. Abyste se na schůzce vyhnuli jakýmkoli nejasnostem, stanovte, kdo má který úkol na starosti. Řekněte například: „John bude vyřizovat veškeré rozpočtové papíry. Pokud máte nějaké otázky, promluvte si s ním. “

Metoda 2 ze 3: Efektivní vedení schůzky

Zahájit schůzku Krok 4
Zahájit schůzku Krok 4

Krok 1. Zahajte schůzku včas, abyste zůstali podle plánu

Ujistěte se, že schůzka začíná v naplánovaném čase. Chcete všem účastníkům schůzky ukázat, že jejich čas je cenný. Včasným zahájením schůzky vytváříte atmosféru vzájemného respektu. Přesnost také usnadňuje pozdější čas na dotazy.

Schůzku určitě také včas ukončete

Zahájit schůzku Krok 5
Zahájit schůzku Krok 5

Krok 2. Zkontrolujte všechna základní pravidla, abyste udrželi pořádek

Připomeňte účastníkům zásady schůzek, než začnete. V závislosti na schůzce můžete mít více základních pravidel než ostatní.

  • Například schůzka podpory může mít pro členy připomenutí důvěrnosti. Obchodní schůzka může mít pravidlo, že účastníci budou při mluvení důkladní a konkrétní.
  • Tato pravidla si stanovte na začátku schůzky. Bude mnohem obtížnější prosadit jakákoli pravidla, pokud je vyvoláváte v náhodných časech.
  • Například na obchodní schůzce byste mohli říci: „Pokud máte nějaké problémy s rozpočtem tohoto čtvrtletí, počkejte prosím do konce schůzky a promluvte si se mnou soukromě.“
Zahájit schůzku Krok 6
Zahájit schůzku Krok 6

Krok 3. Nechte účastníkům čas, aby se představili

Poskytněte účastníkům příležitost pozdravit se a naučit se navzájem jména. Představení členů je pro podpůrné skupiny nezbytnější a cennější, protože každý účastník bude hovořit po celou dobu setkání. Úvod může být hodnotný i ve formálním prostředí, ale ujistěte se, že neubírá z bodů pořadu jednání.

  • Na formální schůzce můžete například říci toto: „Než začneme, chtěl bych projít místnost, aby každý mohl říci své jméno a pozici ve společnosti.“
  • Na příležitostné schůzce byste mohli říci: „Pojďme kolem kruhu a představme se. Můžete také sdílet jednu pozitivní a jednu negativní věc, která se vám tento týden stala. “
Zahájit schůzku Krok 7
Zahájit schůzku Krok 7

Krok 4. Stanovte si čas na dotazy a komentáře

Zajistěte, aby účastníci měli příležitost vyjádřit svůj hlas. Zkuste do programu schůzky zahrnout konkrétní položku, která je věnována zodpovídání otázek a naslouchání zpětné vazbě. Pokud se účastníci při odchodu cítí zmateni, mohou si myslet, že celé setkání bylo ztrátou času.

Vypněte veškeré toxické chování účastníků. Otevřená komunikace je sice důležitá, ale pasivně agresivní konverzace způsobují, že je schůzka napjatá a nepříjemná. Pokud máte pocit, že pasivně agresivní komentáře mohou být pro vaše účastníky vážným problémem, vyjádřete se k toxickému chování na začátku schůzky

Metoda 3 ze 3: Získání bodu

Zahájení schůzky Krok 8
Zahájení schůzky Krok 8

Krok 1. Mluvte stručně a jasně

Vyhněte se používání zbytečného jazyka výplně při formálním jednání obchodní schůzky. V neformálním prostředí zkuste použít přátelský a příjemný jazyk, abyste odstranili jakékoli nejasnosti ohledně toho, koho můžete oslovovat. Zefektivněním vlastního jazyka současně zefektivníte efektivitu schůzky.

  • Například na formální schůzce, místo abychom řekli: „Máme potíže s distribucí papírů kvůli mechanickému problému,“řekněte: „Nemůžeme dělat žádné kopie, protože se tiskárna rozbila.“
  • Na příležitostném setkání řekněte „Pojďme se všichni podělit o něco dobrého, co se stalo tento týden“, aby bylo jasné, že oslovujete celou skupinu.
Zahájit schůzku Krok 9
Zahájit schůzku Krok 9

Krok 2. Začleněte pauzy, abyste kladli důraz na bod

Vyberte si strategická místa ve svém projevu, aby zahrnovala jednu nebo dvě pauzy, protože to posluchači pomůže věnovat více pozornosti tomu, co řeknete dále. Pozastavení vám také umožní popadnout dech a mentálně si zopakovat, co chcete říci dále. Mluvte pomalu a jasně, aby vás každý slyšel a porozuměl vám.

Zahájit schůzku Krok 10
Zahájit schůzku Krok 10

Krok 3. Přejděte k věci pomocí jasných, aktivních sloves

Mluvte jasně a srozumitelně, aby lidé okamžitě pochopili, co se snažíte říci. Pokuste se vyhnout používání pasivního hlasu, který z vaší řeči odstraní přímou akci. Zahrnutí aktivního hlasu vám pomůže lépe a plynuleji než pasivní hlas.

Řekněte například „Dosáhli jsme svého cíle“, místo toho, abychom řekli: „Cíle bylo dosaženo.“

Zahájení schůzky Krok 11
Zahájení schůzky Krok 11

Krok 4. Vyhněte se nadbytečnému jazyku, abyste mohli udělat jasnou poznámku

Při pokusu o vyjádření nepoužívejte zbytečná slova. Není třeba dělat prohlášení déle, než musí být, když můžete své slovo vyjádřit několika slovy.

  • Na jakémkoli typu schůzky lze výrazy jako „blízká blízkost“a „konkrétní zájem“zkrátit na „blízkost“a „zájem“, když mluvíte.
  • Řekněte například: „Tento projekt musí být dokončen do poledne“, místo aby řekl: „Tento projekt musí být dokončen do 12 hodin.“

Doporučuje: