Jak uspořádat konferenci (s obrázky)

Obsah:

Jak uspořádat konferenci (s obrázky)
Jak uspořádat konferenci (s obrázky)

Video: Jak uspořádat konferenci (s obrázky)

Video: Jak uspořádat konferenci (s obrázky)
Video: Jiří Vopava o Konferenci Performia 2023 2024, Březen
Anonim

Konference je skvělý způsob, jak se lidé se společným zájmem sejít a vyměnit si ty nejmodernější nápady ve svém oboru. Konference se pravidelně konají na akademické půdě, v mnoha průmyslových oborech, víceúrovňových marketingových skupinách a náboženských skupinách, abychom jmenovali alespoň některé. Pokud jste se rozhodli uspořádat konferenci ve vaší oblasti, možná si začínáte uvědomovat, že dobře naplánovaná konference má seznam úkolů dlouhý asi kilometr. K dispozici je místo konání konference, seznam účastníků, materiály, technologie a dokonce i občerstvení k přemýšlení a plánování. Pokud začínáte litovat toho, že jste začali plánovat, zpomalte, nadechněte se a vězte, že máte schopnosti uspořádat konferenci. Klíčem k úspěšnému plánování konference je provést každý úkol po jednom a vést si důkladný seznam toho, co jste udělali a co musíte udělat dále.

Kroky

Část 1 ze 4: Plánování konference: Počáteční fáze

Proveďte projekt A+ Krok 3
Proveďte projekt A+ Krok 3

Krok 1. Začněte brzy

Počáteční fáze plánování konference byste měli zahájit alespoň osm měsíců předem, v případě, že konference bude mít mnoho účastníků nebo bude mít velký rozsah, i déle.

  • Pamatujte, že mnoho míst a stravovacích služeb musí být rezervováno několik měsíců předem a mnoho účastníků bude muset cestovat a zajistit si harmonogram, aby byli přítomni.
  • Kromě toho můžete potřebovat sponzory a velké společnosti, které připravují své roční rozpočty měsíce předem, takže s nimi musí být předem sjednána jakákoli finanční nebo nefinanční pomoc.
Vyhrajte místní volby Krok 5
Vyhrajte místní volby Krok 5

Krok 2. Vytvořte výbor

Konferenční výbor přijímá veškerá rozhodnutí pro konferenci a více než jedna osoba zajišťuje, že máte dostatek perspektiv pro rozhodování o důležitých problémech a že máte dostatek lidí, kteří skutečně vytáhnou detaily.

  • Budete potřebovat koordinátora konference, který je nejdůležitější osobou pro všechna hlavní rozhodnutí a který nakonec poskytne nejvíce času na to, aby vše spojili. Můžete si také najmout plánovače akcí, pokud máte dostatečně velký rozpočet, a ušetřit si bolest hlavy.
  • Pokud se tato konference opakuje na konferenci, která se již konala, zkuste do výboru dostat koordinátora z předchozího roku. Pokud se nemůže zúčastnit, požádejte alespoň o materiály z předchozího roku, které pomohou zefektivnit plánování.
Studium v zahraničí Krok 7
Studium v zahraničí Krok 7

Krok 3. Zapište si své cíle a program

Budete muset jasně definovat, čeho chcete touto konferencí dosáhnout, protože to bude určovat zbytek vašich rozhodnutí. Vědět, co chcete sdělit a komu předtím, než začnete jakoukoli jinou organizaci konference, snižuje stres z pohybu vpřed.

Pokud jste konferenci nikdy neplánovali, je rozumné se při prvním pokusu držet malého a relativně přímého plánu. Prakticky to znamená konferenci na jeden nebo dva dny, ne více než 250 až 300 lidí

Svědectví v depozici Krok 3
Svědectví v depozici Krok 3

Krok 4. Vyberte město a data

Přestože si možná nebudete moci vybrat konkrétní datum a místo bez dalšího plánování, je důležité, abyste měli dobrou představu o tom, kolik času máte na plánování.

  • V datu, které si vyberete, pravděpodobně existuje mnoho omezení vzhledem k vaší konkrétní situaci, ale obecně se konference obvykle konají v určitých obdobích roku a v určitých dnech v týdnu. V Evropě se například konference obvykle konají od března do června nebo od září do listopadu; kdykoli jindy a lidé se méně pravděpodobně objeví. Podobně se konference obvykle konají od čtvrtka do pátku nebo od pondělí do úterý. Před výběrem měsíce a dnů zjistěte, jaké jsou oborové normy ve vaší oblasti.
  • Délka konference závisí na tom, kolik lidí si myslíte, že se zúčastní, a co všechno je třeba na konferenci dosáhnout. Na konferenci 250–300 lidí si naplánujte zhruba dva celé dny.
  • Obecně byste se měli pokusit uspořádat konferenci pouze ve svém vlastním městě a město musí mít přístup na nedaleké letiště, hotely a přijatelný výběr míst. Nejlepší je také, když je město velkou metropolitní oblastí, kterou by lidé chtěli jakkoli navštívit; lidé na plotě o účasti na konferenci pravděpodobněji půjdou, pokud je to v turistické destinaci.
Spusťte domácí centrum denní péče Krok 5
Spusťte domácí centrum denní péče Krok 5

Krok 5. Pojmenujte konferenci

To pomůže, když začnete publikovat, ale také to pomůže při plánování, protože můžete udržet své materiály konzistentní a začít budovat přítomnost sociálních médií na konferenci.

Vyberte jméno, které naznačuje cíl a/nebo publikum samotné konference. Vyhledejte si názvy podobných konferencí, abyste získali nápady, ale ujistěte se, že ten váš je originální a nezní podobně jako u jiné události, zejména té, která souvisí s vaší specializací

Část 2 ze 4: Organizace konference

Koupit velkoobchodní krok 2
Koupit velkoobchodní krok 2

Krok 1. Rozvíjejte svůj rozpočet

Neexistuje žádný způsob, jak byste mohli dělat něco jiného, aniž byste věděli, kolik peněz musíte celkově utratit, a poté to rozdělili na alokace, jako je místo konání konference, materiály a poplatky řečníků. Držte se svého rozpočtu a pokud delegujete odpovědnost, ujistěte se, že i vaši asistenti dodržují své peněžní limity.

Rozpočet může být ovlivněn tím, zda se chcete pokusit získat sponzory pro vaši akci. Sponzoři platí poplatek za podporu konference, ale mají také možnost vyjádřit se k obsahu samotné konference, obvykle včetně hostování prezentací nebo panelů s vlastními reproduktory a označování konferenčních materiálů svými logy. Pozitivní je, že vám sponzor platí předem, což vám dává více peněz na práci, jak plánujete. V závislosti na vašem tématu mohou mezi sponzory patřit místní vedoucí odvětví nebo filantropové

Vybudujte si dobrý kredit Krok 11
Vybudujte si dobrý kredit Krok 11

Krok 2. Stanovte cenu lístku a způsob prodeje

Některé konference jsou pro účastníky zdarma a jiné účtují přemrštěné poplatky. Při stanovování ceny lístku a určování, jak začít s prodejem lístků, je třeba vzít v úvahu několik faktorů:

  • Jaké jsou poplatky spojené s plánováním konference? Pokud se jedná o malou místní konferenci s nízkými nebo žádnými poplatky, může mít smysl neúčtovat účast lidem. Další možností je umožnit lidem, kteří prezentují, účast zdarma, zatímco jiní zaplatí malý poplatek na pokrytí nákladů na konferenci.
  • Vícedenní konference nebo konference, které slouží k jídlu, obvykle účtují registrační poplatky, které se mohou v USA pohybovat od 30 do několika stovek.
  • Mnoho konferencí používá klouzavou mzdovou stupnici pro lidi v různých fázích jejich kariéry. Například akademické konference obvykle účtují nižší poplatek studentům než fakultám a také účtují nižší poplatky členům sponzorujícího sdružení než široké veřejnosti.
Rozvoj komerčních nemovitostí Krok 4
Rozvoj komerčních nemovitostí Krok 4

Krok 3. Vyberte si místo konání konference

Při průzkumu míst mějte na paměti počet účastníků, pohodlí umístění, parkování a blízkost veřejné dopravy, letišť a hotelů. Vaším cílem při hledání místa pro pořádání konference by mělo být co možná nejjednodušší účast účastníků.

Zkontrolujte, zda má vaše město kongresové centrum nebo hotel s kongresovými místnostmi. U malých konferencí si často můžete pronajmout místní kostel nebo komunitní centrum

Vytvořte řadu benefičních koncertů, krok 9
Vytvořte řadu benefičních koncertů, krok 9

Krok 4. Požádejte o pomoc personál místa konání

Pokud jste si vybrali místo, které je známé pro pořádání konferencí, pak využijte tento neocenitelný zdroj. To je to, co zaměstnanci dělají každý den a měli by být schopni odpovědět na jakékoli otázky nebo obavy a v případě potřeby poskytnout radu.

Některá místa mají dokonce plánovač událostí se zaměstnanci, kteří zvládnou mnoho zbývajících podrobností vaší konference. I když si plánovač účtuje poplatek, může to stát za to, aby se zabránilo tomu, že se z toho stane vaše vlastní práce na plný úvazek na několik příštích týdnů

Vypořádejte se se zklamáním ve vztahu Krok 1
Vypořádejte se se zklamáním ve vztahu Krok 1

Krok 5. Rozhodněte o nabídce

Když organizujete konferenci, musíte mít na paměti, že účastníci nebudou chtít sedět celý den bez slušného jídla a mnozí nebudou vědět, co je v této oblasti k dispozici. Zjistěte, zda budete najímat cateringovou službu, abyste přinesli snídani, oběd a svačinu, nebo zda vámi zvolené místo konference zajistí stravovací služby.

Mějte na paměti, že mnoho lidí má dietní omezení, alergie a preference, které mohou ztěžovat plánování jídla. Pokud si vyberete zkušeného kuchaře, může vytvořit možnosti pro vegetariánské, ořechové, bezlepkové, košer nebo jiné preference jídla

Vyhrajte místní volby Krok 4
Vyhrajte místní volby Krok 4

Krok 6. Trvejte na procházce

Poté, co jste prošli převážnou částí organizování konference, nenechávejte nic náhodě, když se konference chystá zahájit, a vstoupit se zbytkem účastníků.

Přejděte na místo konání konference a setkejte se s personálem den předem, abyste se ujistili, že je vše na svém místě, a postarali se o veškeré podrobnosti na poslední chvíli

Část 3 ze 4: Plánování obsahu konference

Spusťte potravinovou banku Krok 8
Spusťte potravinovou banku Krok 8

Krok 1. Naplánujte si rozvrh

Už znáte název konference a máte obecnou představu o tématech. Ale teď se musíte rozhodnout, jak to vlastně bude vypadat. Konference se konají v mnoha typech a různá odvětví používají různé přístupy. Pokud si nejste jisti, jak pokračovat, zvažte použití společného formátu konference:

  • Začněte klíčovou poznámkou nebo úvodní adresou. Obvykle se jedná o řeč nebo prezentaci pod velkým jménem v oboru nebo oboru-ať už je to nejznámější řečník, kterého můžete přesvědčit, aby přišel. Hlavní přednáška se může konat večer a poté skončit večeří, nebo se může uskutečnit první věc ráno v první den konference.
  • Zbývající den nebo dny konference by měly být rozděleny na kratší zasedání. Skutečný obsah relací je obvykle určen tím, kdo se plánuje zúčastnit (účastníci předloží návrhy), ale můžete také naplánovat workshopy, promítání filmů nebo jiné formáty, o kterých víte, že je chcete zahrnout. V závislosti na tom, kolik lidí se účastní, můžete uspořádat jednu relaci najednou (což se nazývá „plenární zasedání“) nebo můžete mít spuštěno několik relací současně (nazývaných „odpočinkové skupiny“), aby si účastníci mohli vybrat, čeho se zúčastní.
  • Ukončete konferenci na vysoké úrovni s motivačním řečníkem nebo výzvou pro publikum.
Studium v zahraničí Krok 3
Studium v zahraničí Krok 3

Krok 2. Rozhodněte, jaký typ relací máte

Ty se budou lišit v závislosti na průmyslových standardech, ale můžete zvážit přednášky, nedokončené prezentace, workshopy, aktualizace zásad nebo aktuální adresy, interaktivní relace nebo prezentace plakátů v otevřeném prostoru.

  • Typ relací, které očekáváte, bude mít vliv na to, jak konferenci propagujete, proto se včas rozhodněte, jaký typ obsahu bude pro vaše cílové publikum nejsmysluplnější.
  • Počet relací se může pohybovat od 45 minut do tří hodin, v závislosti na počtu prezentací a obsahu.
Najděte nejlepší hereckou školu Krok 5
Najděte nejlepší hereckou školu Krok 5

Krok 3. Plánujte, pokud potřebujete zahrnout i další aktivity

Zjistit, jak do plánu konference vložit další důležité události, je zásadní pro úspěšnou akci.

  • Můžete také naplánovat čas pro organizační záležitosti, jako jsou obchodní schůzky nebo ocenění.
  • Můžete zahrnout stravování ve stravování nebo požádat účastníky, aby si přinesli jídlo z hnědého sáčku (obecně platí, že poslední možnost vyberte pouze v případě, že neúčtujete poplatek za účast; v opačném případě budou lidé očekávat, že jejich registrační poplatky pokryjí alespoň jedno jídlo). Můžete si také udělat přestávku a nechat účastníky obědvat v okolních zařízeních, pokud je vaše místo ve městě.
  • Rozhodněte, zda vaši návštěvníci pravděpodobně budou chtít jakýkoli druh zábavy, například prohlídky místní oblasti, noc v komediálním klubu nebo filmové nebo divadelní představení. V některých městech a některých průmyslových odvětvích se to očekává, ale v jiných se může zdát, že nejsou na místě.

Část 4 ze 4: Publikování konference

Inzerujte předškolní zařízení Krok 1
Inzerujte předškolní zařízení Krok 1

Krok 1. Určete, kdo se zúčastní

Existuje mnoho druhů konferencí, včetně akademických, náboženských a průmyslových, a každý z těchto typů se liší v typech účastníků. Než budete pokračovat v plánování, musíte si být jisti, že o segment, na který cílíte, je dostatečný zájem.

Pokud cílíte pouze na malou skupinu, jako jsou zaměstnanci vaší společnosti nebo členové vaší církve, nemusíte pro propagaci konference podniknout tolik kroků. K propagaci konference by měl stačit jeden nebo dva e -maily spolu se zmínkou ve zpravodaji a/nebo na administrativních schůzkách

Rozvoj komerčních nemovitostí Krok 3
Rozvoj komerčních nemovitostí Krok 3

Krok 2. Najděte účastníky z oboru

Potřebujete velkého headlinera nebo hlavního řečníka, který pomůže přesvědčit ostatní lidi v oboru.

Jakmile budete mít potvrzení, že se zúčastní velká jména v oboru, můžete tyto informace zahrnout do svých konferenčních materiálů, například do výzev pro účastníky

Rozvoj komerčních nemovitostí Krok 2
Rozvoj komerčních nemovitostí Krok 2

Krok 3. Vytvořte webovou stránku konference

V dnešní době je téměř nezbytné mít digitální účast pro úspěšnou konferenci. Vyhledejte dostupnou adresu URL, která bude obsahovat název konference nebo její logický derivát, aby bylo snadné ji najít. Zahrňte na web všechny důležité informace o konferenci a nezapomeňte uvést URL všech tiskových materiálů a reklam souvisejících s konferencí.

  • Na webové stránky nezapomeňte uvést datum, čas a adresu místa konání konference a jména všech významných řečníků. Můžete také zahrnout informace o dopravě, ubytování, zajímavostech v okolí a v případě potřeby můžete připojit plán konference, pokud je k dispozici.
  • Web můžete také aktualizovat pomocí odkazu na registraci, až budete připraveni registraci otevřít.
Zůstaňte v kontaktu s dívkou, která se vám líbí, krok 7
Zůstaňte v kontaktu s dívkou, která se vám líbí, krok 7

Krok 4. Inzerujte

Začněte brzy (až rok dopředu), aby přednášející mohli začít předkládat návrhy nápadů na zasedání. V závislosti na velikosti vaší konference a cílovém publiku se váš přístup bude lišit. Mějte na paměti, kde členové vaší cílové skupiny získávají informace o tomto odvětví nebo skupině. Ty mohou zahrnovat:

  • Sociální média, jako je stránka sponzorující organizace na Facebooku a Twitter
  • Seznamy a seznamy e-mailových kontaktů
  • Obchodujte s blogy, časopisy, zpravodaji nebo deníky
  • Plakáty, letáky nebo jiná oznámení zasílaná příslušným skupinám, organizacím nebo podnikům
Práce na mýtné budce Krok 1
Práce na mýtné budce Krok 1

Krok 5. Vyžádejte si návrhy

Ve svých reklamních materiálech byste měli také zahrnout „Výzvu pro účastníky“nebo „Výzvu k podávání návrhů“se žádostí, aby jednotlivci nebo skupiny předložili návrhy příspěvků, panelů nebo workshopů.

V závislosti na vašem oboru můžete požádat o konkrétní délku nabídky. Na akademické půdě menší konference obvykle požadují abstrakt několika stovek slov; větší konference požadují celé rukopisy

Prkno Krok 4
Prkno Krok 4

Krok 6. Začněte přijímat registrace

Je dobré mít účastníky způsob, jak se zaregistrovat před konferencí, dokonce měsíce předem, abyste měli představu o tom, kolik lidí se objeví.

  • Vytvořte registrační web, který je propojen s webem konference. Pokud nemáte technické znalosti k vytvoření vlastní, existuje několik způsobů, jak to provést pomocí stávajících služeb. Můžete například zaplatit poplatek za používání služeb společnosti RegOnline, společnosti, která je hostitelem online registrací na akce, sestavuje je a odesílá vám je uživatelsky přívětivým způsobem.
  • Účastníkům také můžete umožnit volat nebo faxovat při registraci, pokud máte způsob, jak zpracovat platbu kreditní kartou.
  • Pokud nechcete provádět online nebo telefonické metody, vytvořte registrační formulář a nahrajte jej na své webové stránky ve formátu PDF. Poté jej účastníci nechají vytisknout a vyplnit a zaslat spolu se šekem na adresu vaší firmy.
  • Chcete-li podpořit včasnou registraci, nabídněte slevu pro ty, kteří se zaregistrují měsíc a více předem, mírně vyšší poplatek za čekání na registraci v měsíci před konferencí a mírně vyšší poplatek za registraci na místě.

Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube

Tipy

  • Zeptejte se reproduktorů předem, zda budou pro své prezentace potřebovat nějaké další vybavení, jako je pódium, televize, velké obrazovky nebo počítače.
  • Zjistěte, zda má některý z vašich účastníků konference při přípravě jídelníčku nějaké speciální dietní požadavky.
  • Při nastavování místnosti zvažte účel konference a poskytněte buď posezení typu hlediště, nebo posezení se stoly pro psaní poznámek.
  • Když porovnáváte ceny míst, zeptejte se také na cenu za jídlo, vodu, nápoje atd. Ty mohou být velmi drahé.

Doporučuje: