Shromažďování obchodních požadavků je krokem při řešení problému, ke kterému dochází po identifikaci potenciálního problému, ale před vytvořením řešení. Jeho účelem je shromažďovat, shrnovat a sdělovat fakta o stávajících podmínkách. Tyto skutečnosti jsou pak použity k další definici, kvantifikaci a projekci důsledků a dopadu pokračování současného stavu.
Kroky
Část 1 ze 4: Identifikace obchodních požadavků
Krok 1. Analyzujte identifikovaný problém
Před shromažďováním obchodních požadavků potřebuje společnost problém, na který se musí zaměřit. Jakmile je problém identifikován, společnost zase hledá optimální řešení k vyřešení problému. Obchodní požadavky poskytují ospravedlnění projektu a podrobnosti nezbytné k určení optimálního řešení.
- To znamená, že společnost musí neustále shromažďovat data o svých zákaznících, aby mohla identifikovat problémy a aby měla data, která by poskytovala zdůvodnění pro nové projekty. Jakmile je o novém projektu rozhodnuto, můžete přejít ke shromažďování obchodních požadavků.
- Chcete -li problém vyjasnit, začněte s prohlášením o problému. Prohlášení o problému je v podstatě důvodem, proč začínáte s projektem. Viděli jste problém ve společnosti nebo se svými zákazníky, který je třeba řešit. Vaše prohlášení o problému by mělo přesně stanovit, o jaký problém jde.
- „Problémem“může být také potřeba, kterou společnost má, nebo příležitost k růstu.
Krok 2. Shromážděte tým
Protože se obchodní požadavky zaměřují na konkrétní projekt, můžete pořádat schůzky s příslušnými lidmi z projektu. Tým bude složen z lidí v různých rolích spojených s prvky ovlivněnými nebo ovlivňujícími problém. Abyste získali potřebné informace, možná se budete muset setkat více než jednou.
- Na schůzce svého týmu proberte, v čem je problém a koho se týká. Zajistěte, aby lidé na schůzce měli čísla k zálohování problému.
- Například problém kvality bude vyžadovat lidi z výroby a inspekce, jako jsou průmysloví inženýři a mistři, a také všechny personální zaměstnance, pokud jsou zapojeny potenciální prvky práce (odbor).
Krok 3. Řešte všechny aspekty problému
To znamená, že prohlášení o problému by mělo pokrývat, v čem je problém, ale mělo by také pokrývat, koho se týká, kde se to děje a kdy se to děje. Kromě lidí by se také mělo zabývat tím, čeho se problém týká. Pamatujte, že tým neidentifikuje problémy, ale příčiny, důsledky a důsledky prohlášení o problému, jak bylo dříve vyvinuto.
- Se skupinou začněte identifikovat různá dotčená oddělení, jak jsou ovlivněna a stávající dopad současného stavu. Nechte někoho psát na tabuli nebo obrazovku, která je viditelná pro všechny. Nahoře si zapište prohlášení o problému. Nechte lidi vyhodit nápady a napsat je na tabuli.
- Zajistěte, aby lidé dorazili připraveni; pokud jste již vytvořili prohlášení o problému, měli si to přečíst a přemýšlet o tom sami.
- Nesuď myšlenky. Když lidé vyhazují nápady, nenabízejte úsudek, alespoň při brainstormingu. Lidé budou váhat říkat věci, pokud si myslí, že budou souzeni.
- Povzbuďte všechny, aby mluvili. Pokud někdo něco neřekl, zavolejte mu a zjistěte, zda má něco, čím by mohl přispět.
Krok 4. Zúžit nápady
Jakmile provedete brainstorming, je načase zúžit řešení. Diskutujte o tom, které z řešení se jeví jako nejlepší. V zásadě se rozhodnete, co vaše společnost udělá, aby problém vyřešila. Možná jste se rozhodli, že se k některým svým původním návrhům budete chtít vrátit s několika aktualizacemi.
Část 2 ze 4: Vypracování plánu projektu
Krok 1. Vypracujte plán projektu k dokončení projektu shromažďování dat
To by mělo zahrnovat definici rolí, odpovědností a orgánů zapojených do projektu shromažďování údajů. Vysvětlete příslušná oddělení a data, která mají být shromážděna a analyzována. Než se pohnete kupředu, ujistěte se, že každý člen týmu je na stejné stránce a oddaný plánu a jeho případnému úspěchu.
Krok 2. Definujte přesně, co se bude muset stát
K realizaci tohoto projektu budete muset definovat, co přesně musí společnost dělat. Pokud je například problém v tom, že náklady na výrobek jsou příliš vysoké, zahrne zahrnuté oblasti mimo jiné nákup, výrobu, balení, přepravu a účetnictví, aby bylo možné určit aktuální a minulé trendy v nákladech na materiál, výrobní cykly, a náklady.
Krok 3. Vytvořte výstupy
Váš jediný výstup v projektu shromažďování dat je zpráva o aktuální situaci s minulými trendy spolu s předpokládanými důsledky, pokud status quo zůstane. Pokud obchodní problém daný týmu požaduje údaje o projektovaných řešeních, budou také zahrnuta do vašich dodávek.
Krok 4. Spolupracujte s potřebnými úřady
Pro tuto část projektu musíte spolupracovat s vedoucími několika oddělení, abyste rozhodli, co je vhodné požadovat po výstupech. Nastavte způsob, jak pracovat s potřebnými orgány a procesy pro shromažďování informací. Vedoucí oddělení se obvykle zdráhají poskytnout přístup těm, kteří jsou venku, takže je třeba předem dohodnout autoritu a přístup.
Krok 5. Vytvořte plán
Stanovte si milníky a posloupnost úkolů. Tato část je něco jiného, co byste mohli dělat v malé skupině nebo týmu. V zásadě chcete určit, kdy dojde k určitým částem projektu. Vycházejte z odhadů, jak dlouho tyto typy projektů v minulosti trvaly. To také znamená definovat, kdy projekt začne a kdy skončí.
Krok 6. Vytvořte rozpočet
Každý projekt musí mít rozpočet. Rozpočet bude vycházet z odhadů s účetním oddělením. Diskutujte o číslech s účetním a určete, jaký bude rozpočet pro každou část projektu.
Krok 7. Zdokumentujte rozsah produktu nebo služby
Vypracujte podrobný popis toho, jaký bude produkt nebo služba. Na spolupráci s designérským týmem můžete přijít s tímto popisem. Mělo by zahrnovat dodávky, zdroje, plán a náklady.
Část 3 ze 4: Shromažďování a dokumentace dat
Krok 1. Stanovte postup
Je třeba stanovit stávající proces výroby produktů nebo poskytování služeb vašim zákazníkům. Je zřejmé, že procesy budou stanoveny celými odděleními spolupracujícími na řešení. Je však vaší úlohou definovat proces v obchodních požadavcích. Identifikujte, jak studované procesy ovlivňují problém, ať už jako příčinu nebo důsledek. Prostudujte si postup podle:
- Sestavování pozorování procesu.
- Vedení rozhovorů se zaměstnanci provádějícími tento proces.
- Analýza kvantifikovaných opatření procesu, jako je objem, doby cyklu, náklady, kvalita.
Krok 2. Vytvořte vývojový diagram procesu
Jedním ze způsobů, jak tento proces ukázat, je použít vývojový diagram. Pomocí tvarů pro každý krok procesu pomocí šipek ukazujete, jak se produkt nebo služba pohybuje. Je to v podstatě mapa toho, jak tento proces funguje. Může ukázat, kde by mohly v procesu nastat problémy, pokud produkt skončí v určité oblasti zúžením.
Pokud například jedna oblast dokáže vyrobit 40 produktů za jednu hodinu, ale další krok v procesu může provést pouze 20 za hodinu, pak je třeba proces upravit
Krok 3. Kvantifikujte prvky procesu
Vaše analýza procesů ukazuje, jak každý krok ovlivní další krok. Proces vašeho projektu by proto neměl být automatizován, dokud procesem plně neporozumíte analýzou. Zahrňte vysvětlení vstupů a výstupů s fyzickými počty, dobou cyklu a dalšími relevantními údaji. Zejména si všimněte, když se proces přesouvá z jednoho oddělení do druhého, protože to je často zdrojem největší neefektivity.
Část 4 ze 4: Hlášení nálezů
Krok 1. Vytáhněte informace do zprávy
Jakmile shromáždíte informace o každé části a napíšete je, musíte to celé spojit do jedné velké zprávy. Rozdělte jej na hlavní procesy a dílčí procesy, aby byl snadno čitelný. Pokud je to možné, použijte vizuály k vyjasnění porozumění. Kromě toho buďte maximálně struční, protože tuto zprávu si bude muset přečíst mnoho lidí.
Krok 2. Udržujte to stručné
Toto prohlášení nemusí mít dlouhé stránky. Může to být odstavec nebo dva, protože to jen vyjadřuje problém. Ve skutečnosti by měla být hlavní část problému vyjádřena jedinou větou.
Krok 3. Domluvte se se členy svého týmu
Potvrďte svá zjištění členy týmu a zdroji oddělení. Tento krok je kontrolou kvality, aby bylo zajištěno, že nic nebylo opomenuto nebo zkresleno. Zeptejte se, zda je třeba provést nějaké revize.
Krok 4. Proveďte potřebné revize
Pokud potřebujete provést revize, změňte dokument. Jakmile provedete revize, musíte je znovu odeslat a zdůraznit rozdíly, aby vaši čtenáři nemuseli číst celý dokument znovu.
Krok 5. Shrňte svá zjištění
Napište krátký souhrn svých hlavních zjištění, aby je čtenáři snadno porozuměli. Souhrn by ve většině případů neměl mít více než dvě stránky. Pokud jste vytvořili elektronickou zprávu, nezapomeňte zahrnout odkazy nebo odkazy.
Krok 6. Předložte svou zprávu sponzorující straně
Vytvořte prezentaci a prezentační materiály, abyste mohli svá zjištění ukázat sponzorující straně. Pokud je nutná ústní zpráva, připravte se na toto setkání přezkoumáním svých zjištění.