Vypracování efektivního plánu řízení rizik může pomoci zabránit tomu, aby se malé problémy vyvinuly v nouzové situace. Různé typy plánů řízení rizik se mohou zabývat výpočtem pravděpodobnosti události a toho, jak by vás tato událost mohla ovlivnit, jaká jsou rizika u určitých podniků a jak zmírnit problémy spojené s těmito riziky. Mít plán vám může pomoci vypořádat se s nepříznivými situacemi, když nastanou, a doufejme, že je odvrátíte, než nastanou.
Kroky
Krok 1. Pochopte, jak funguje řízení rizik
Riziko je účinek (pozitivní nebo negativní) události nebo série událostí, které se konají na jednom nebo několika místech. Vypočítává se z pravděpodobnosti, že se událost stane problémem, a dopadu, který by to mělo (viz Riziko = Pravděpodobnost X Dopad). Za účelem analýzy rizika by měly být identifikovány různé faktory, včetně:
-
Událost: Co se může stát?
-
Pravděpodobnost: Jak je pravděpodobné, že k tomu dojde?
- Dopad: Jak špatné to bude, když se to stane?
- Zmírnění: Jak můžete snížit pravděpodobnost (a o kolik)?
- Pohotovost: Jak můžete snížit dopad (a o kolik)?
- Redukce = zmírnění rizika X
- Expozice = riziko - snížení
- Poté, co identifikujete výše uvedené, bude výsledkem to, čemu se říká expozice. To je množství rizika, kterému se jednoduše nemůžete vyhnout. Expozici lze také označit jako ohrožení, odpovědnost nebo závažnost, ale do značné míry znamenají totéž. Slouží k určení, zda by se plánovaná aktivita měla uskutečnit.
- Toto je často jednoduchý vzorec cena vs. výhody. Tyto prvky můžete použít k určení, zda je riziko implementace změny vyšší nebo nižší než riziko neimplementace změny.
- Předpokládané riziko. Pokud se rozhodnete pokračovat (někdy není na výběr, např. Federálně nařízené změny), pak se z vaší expozice stane to, co je známé jako předpokládané riziko. V některých prostředích se předpokládané riziko sníží na hodnotu dolaru, která se poté použije k výpočtu ziskovosti konečného produktu.
Krok 2. Definujte svůj projekt
V tomto článku předstíráme, že jste zodpovědní za počítačový systém, který poskytuje důležité (ale ne životně důležité) informace některé velké populaci. Hlavní počítač, na kterém je tento systém umístěn, je starý a je třeba jej vyměnit. Vaším úkolem je vyvinout plán řízení rizik pro migraci. Toto bude zjednodušený model, kde jsou rizika a dopady uvedeny jako vysoké, střední nebo nízké (což je velmi běžné zejména v řízení projektů).
Krok 3. Získejte informace od ostatních
Brainstorm o rizicích. Spojte několik lidí, kteří jsou obeznámeni s projektem, a požádejte o informace o tom, co by se mohlo stát, jak tomu zabránit a co dělat, pokud k tomu dojde. Dělejte si hodně poznámek! V následujících krocích použijete výstup této velmi důležité relace několikrát. Snažte se mít o myšlenkách otevřenou mysl. Myšlení „po vybalení z krabice“je dobré, ale udržujte kontrolu nad relací. Musí zůstat soustředěný a na cíl.
Krok 4. Identifikujte důsledky každého rizika
Z vašeho brainstormingu jste shromáždili informace o tom, co by se stalo, kdyby se rizika zhmotnila. Každé riziko spojte s důsledky, ke kterým během této relace došlo. U každého buďte co nejkonkrétnější. „Zpoždění projektu“není tak žádoucí jako „Projekt bude zpožděn o 13 dní“. Pokud existuje hodnota dolaru, uveďte ji; jen říkat „nadměrný rozpočet“je příliš obecné.
Krok 5. Odstraňte nepodstatné problémy
Pokud se pohybujete například v počítačovém systému autosalonu, pak hrozby, jako je jaderná válka, morová pandemie nebo vražedné asteroidy, jsou do značné míry věci, které narušují projekt. Nemůžete nic udělat, abyste je plánovali nebo snižovali dopad. Můžete je mít na paměti, ale takové věci do svého plánu rizik nedávejte.
Krok 6. Seznam všech identifikovaných rizikových prvků
Zatím je nemusíte řadit v žádném pořadí. Stačí je vyjmenovat jeden po druhém.
Krok 7. Přiřaďte pravděpodobnost
U každého rizikového prvku ve vašem seznamu určete, zda je pravděpodobnost jeho skutečné realizace vysoká, střední nebo nízká. Pokud absolutně musíte používat čísla, pak vypočítejte pravděpodobnost na stupnici od 0,00 do 1,00. 0,01 až 0,33 = nízká, 0,34 až 0,66 = střední, 0,67 až 1,00 = vysoká.
-
Poznámka: Pokud je pravděpodobnost výskytu události nulová, bude odebrána z úvahy. Není důvod zvažovat věci, které se prostě nemohou stát (rozzuřený T-Rex jí počítač).
Krok 8. Přiřaďte dopad
Obecně přiřaďte Impact jako vysoký, střední nebo nízký na základě některých předem stanovených pokynů. Pokud musíte absolutně použít čísla, zobrazte Dopad na stupnici od 0,00 do 1,00 takto: 0,01 až 0,33 = nízká, 0,34 - 066 = střední, 0,67 - 1,00 = vysoká.
-
Poznámka: Pokud je dopad události nulový, neměla by být uvedena. Není důvod považovat věci, které jsou irelevantní, bez ohledu na pravděpodobnost (můj pes jedl večeři).
Krok 9. Určete riziko pro prvek
K tomu se často používá tabulka. Pokud jste pro pravděpodobnost a dopad použili hodnoty Nízká, Střední a Vysoká, je nejužitečnější horní tabulka. Pokud jste použili číselné hodnoty, budete muset zvážit trochu složitější systém hodnocení podobný druhé tabulce zde. Je důležité si uvědomit, že neexistuje univerzální vzorec pro kombinaci pravděpodobnosti a dopadu; to se bude lišit mezi lidmi a projekty. Toto je pouze příklad (i když skutečný):
-
Buďte flexibilní v analýze.
Někdy může být vhodné přepínat tam a zpět mezi označeními L-M-H a číselnými označeními. Můžete použít tabulku podobnou té níže.
Krok 10. Pořadí rizik
Seznam všech prvků, které jste identifikovali, od nejvyššího rizika po nejnižší riziko.
Krok 11. Vypočítejte celkové riziko:
Zde vám čísla pomohou. V tabulce 6 máte 7 rizik přiřazených jako H, H, M, M, M, L a L. To může převést na 0,8, 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0,2 a 0,2 z tabulky 5. Průměr celkové riziko je pak 0,5 a to se promítá do média.
Krok 12. Vypracujte strategie zmírňování
Zmírnění je navrženo tak, aby snížilo pravděpodobnost, že se riziko uskuteční. Normálně to uděláte pouze pro prvky High a Medium. Možná budete chtít zmírnit položky s nízkým rizikem, ale určitě nejprve oslovte ty ostatní. Pokud je například jedním z vašich rizikových prvků to, že by mohlo dojít ke zpoždění při dodávce kritických částí, můžete toto riziko zmírnit objednáním na začátku projektu.
Krok 13. Vypracujte pohotovostní plány
Pohotovostní situace je navržena tak, aby snížila dopad, pokud se riziko zhmotní. Opět budete obvykle vyvíjet pouze nepředvídatelné události pro prvky High a Medium. Pokud například kritické součásti, které potřebujete, nedorazí včas, možná budete muset použít staré, stávající díly, zatímco čekáte na nové.
Krok 14. Analyzujte účinnost strategií
Jak moc jste snížili pravděpodobnost a dopad? Vyhodnoťte své strategie pro nepředvídané události a zmírnění rizik a znovu přiřaďte svým rizikům efektivní hodnocení.
Krok 15. Vypočítejte své efektivní riziko
Nyní je vašich 7 rizik M, M, M, L, L, L a L, což znamená 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 a 0,2. To dává průměrné riziko 0,329. Při pohledu na tabulku 5 vidíme, že celkové riziko je nyní zařazeno do kategorie Nízké. Původně bylo riziko střední (0,5). Poté, co byly přidány strategie řízení, je vaše expozice nízká (0,329). To znamená, že jste dosáhli snížení rizika o 34,2% prostřednictvím zmírňování rizik a mimořádných událostí. Není špatné!
Krok 16. Sledujte svá rizika
Nyní, když víte, jaká jsou vaše rizika, musíte určit, jak budete vědět, zda se materializují, abyste věděli, kdy a zda byste měli zavést své nepředvídatelné události. To se provádí identifikací rizikových podnětů. Udělejte to pro každý ze svých prvků vysokého a středního rizika. Poté, jak váš projekt postupuje, budete moci určit, zda se rizikový prvek stal problémem. Pokud tyto narážky neznáte, je velmi pravděpodobné, že by se riziko v tichosti zhmotnilo a ovlivnilo projekt, i když máte připravené dobré alternativy.
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- V situacích, kdy může být projektový manažer přetížen funkcí řízení rizik, může být analýza omezena na kritickou cestu projektu. V takovém případě je vhodné vypočítat více kritických cest s možným dodatečným zpožděním pro proaktivnější identifikaci úkolů, které pravděpodobně přistanou na kritické cestě. To je zvláště vhodné, když jeden PM řídí více projektů. Řízení rizik je třeba považovat za součást projektu, ale nesmí zastínit ostatní funkce plánování a kontroly (viz Varování).
- Snížení = riziko - expozice. V tomto případě (a za předpokladu odhadu projektu 1 000 000 USD) je vaše riziko 0,5 X 1 000 000 000 (500 000 USD) a vaše expozice je 0,329 X 1 000 000 000 (329 000 USD), což znamená hodnotu vaší Snížení = 171 000 USD. Použijte to jako údaj o tom, kolik můžete přiměřeně utratit za řízení rizik - to by mělo být součástí revidovaného odhadu projektu (jako pojištění).
- Plánujte změnu. Řízení rizik je plynulý proces, protože rizika se vždy mění. Dnes můžete přiřadit určité riziko s vysokou pravděpodobností a velkým dopadem. Zítra se pravděpodobnost nebo dopad mohou změnit. Některá rizika mohou také úplně spadnout ze stolu, zatímco jiná vstupují do hry.
- Expozici můžete použít k určení, zda chcete projekt skutečně provést. Pokud je celkový odhad projektu 1 000 000 $ a vaše expozice je 0,329, obecným pravidlem je, že máte odhad nad potenciálem 329 000 $. Dokážete naplánovat další peníze… jen pro případ? Pokud ne, možná budete chtít přehodnotit rozsah projektu.
- Součástí dobrého pohotovostního plánu je signál včasného varování. Pokud existuje výsledek testu, který vám řekne, zda potřebujete přijmout svůj pohotovostní plán, ujistěte se, že tyto výsledky testu urychlíte. Pokud neexistuje dobrý varovný signál, zkuste jej navrhnout.
- Pomocí tabulky můžete průběžně sledovat plán rizik. Rizika se mění, stará rizika mohou zmizet a nová rizika se začnou soustředit.
- Vždy vyšetřujte. Co ti uniklo? Jaké věci by se mohly stát, o kterých jste dosud neuvažovali? Je to jedna z nejtěžších věcí a jedna z nejdůležitějších. Vytvořte si seznam a opakovaně jej kontrolujte.
- Pokud jste nezkušený projektový manažer nebo je projekt malý, zvažte úsporu času vynecháním kroků, které buď neplatí, nebo mají malý dopad na projekt; obejděte formální hodnocení pravděpodobnosti a dopadu, proveďte „mentální matematiku“a okamžitě skočte do pohledu na Závažnost. Pokud například potřebujete provést údržbu elektrického obvodu a tato činnost přinese pád serveru, je „riskantnější“přesunout server do nového okruhu před údržbou nebo počkat, až bude údržba dokončena, aby se počítač vrátil online. V každém případě server klesá - ale můžete pouze identifikovat, která aktivita představuje nejnižší riziko pro projekt.
Varování
- Zvažte, co se může stát, když se pokazí dvě nebo tři věci současně. Pravděpodobnost bude velmi nízká, ale dopad může být extrémní. Téměř každá velká katastrofa zahrnovala několik selhání.
- Dělat ne nechte politiku zasahovat do vašeho hodnocení. To se stává hodně. Lidé nechtějí věřit tomu, že by se věci, které ovládají, mohly pokazit a často s vámi budou bojovat o úroveň rizika. „Ach, to se nikdy nemůže stát“může být pravda, ale pak to zase může být mluvení něčího ega.
- Neignorujte položky s nízkým rizikem úplně, ale netrávte s nimi mnoho času. Pomocí High, Medium a Low označte, kolik úsilí vynaložíte na monitorování každého rizika.
- Nebuďte pro projekt příliš komplikovaní. Řízení rizik je důležitou součástí projektu, ale nemělo by zastínit skutečnou práci, kterou je třeba provést. Pokud si na to nedáte pozor, můžete začít stíhat irelevantní rizika a přetěžovat svůj plán zbytečnými informacemi.
- Nepředpokládejte, že máte všechna identifikovaná rizika. Charakter rizika spočívá v tom, že je nepředvídatelný.