Certifikace vaší společnosti nebo produktu Mezinárodní organizací pro normalizaci (ISO) zákazníkům signalizuje, že služba, kterou poskytujete, je bezpečná, efektivní a spolehlivá. Jakmile sestavíte komplexní analýzu systému managementu kvality, naplánujte si audit s registrátorem od akreditovaného externího certifikačního orgánu. Registrátor určí, zda jsou zásady a postupy vaší společnosti v souladu s přísnými normami ISO. Pokud úspěšně projdete auditem, obdržíte certifikát od ISO o tom, že jste splnili podmínky pro certifikaci.
Kroky
Část 1 ze 3: Rozvoj systému managementu kvality
Krok 1. Jmenujte supervizora projektu
Vyberte si někoho ve své společnosti, který bude dohlížet na úkol vytvoření systému managementu kvality. Jedná se v podstatě o soubor dokumentů, které podrobně popisují způsob, jakým vaše společnost provádí své operace. Vzhledem k tomu, že sestavení takovéto komplexní analýzy bude vyžadovat důkladné porozumění zásadám společnosti a vnitřní struktuře, měli by být pro tuto práci zvažováni pouze ti nejzkušenější zaměstnanci.
- Manažer, vedoucí oddělení nebo provozní ředitel bude patřit mezi zaměstnance s nejvyšší kvalifikací k vytvoření cíleného systému managementu kvality.
- Pokud jste řídícím pracovníkem vaší společnosti, může být pro vás pohodlnější převzít odpovědnost sami.
Krok 2. Zdokumentujte jedinečné postupy vaší společnosti
Během této fáze písemně nastíníte všechny vlastnosti vaší firmy nebo produktu. Analýza vašeho systému managementu kvality může obsahovat podrobnosti, jako je poslání vaší společnosti, informace o konkrétních zásadách a postupech a seznam státních a federálních standardů, podle kterých pracujete.
- Představte si svůj systém managementu kvality jako komplexní přehled toho, čeho chce vaše společnost dosáhnout konkrétním produktem, službou nebo obchodním modelem, a přesné kroky, které k dosažení tohoto cíle dodržuje.
- Pokud hledáte certifikaci produktu, účelem vaší analýzy bude popsat design a materiály produktu, výrobní systém vaší společnosti a interní proces hodnocení kvality vaší společnosti.
- Toto je nejnáročnější krok při zajišťování certifikace ISO, proto si udělejte čas a ujistěte se, že vaše dokumentace je pečlivá.
Krok 3. Proveďte interní audit
Přiřaďte kvalifikovaného zaměstnance, který porovná informace stanovené v analýze vašeho systému managementu kvality s každodenním provozem společnosti. Zejména by měli hledat, aby vaše postupy vyhovovaly jak průmyslovým předpisům, tak standardům společnosti. Pokud doufáte, že získáte certifikaci ISO, je důležité, aby každý aspekt výroby nebo služby byl prováděn tak, jak je popsán.
- Požádejte svého interního auditora, aby dával pozor na nesrovnalosti mezi dokumentací vašeho systému managementu kvality a způsobem, jakým se věci ve skutečnosti dělají.
- Do role auditora pojmenujte někoho jiného než supervizora projektu. To pomůže zajistit nestrannost a sníží šance, že potenciální mezery zůstanou bez povšimnutí.
Krok 4. Proveďte veškerá nezbytná vylepšení ve svých postupech
Pokud váš interní audit ukáže nějakou funkci, která není až tak šňupací, bude vaší nejvyšší prioritou opravit ji před odesláním na formální audit. Pomocí pokynů svého auditora jako vodítka identifikujte oblasti, kde vaše operace nedosahují cílů stanovených vaším systémem kvality. Najděte způsoby, jak vyřešit potenciální problémy v následujících týdnech a měsících.
Splnění vašich cílených standardů výkonu může vyžadovat implementaci nových zásad, prozkoumání bezpečnějších nebo efektivnějších postupů nebo rekvalifikaci zaměstnanců
Část 2 ze 3: Výběr certifikačního orgánu
Krok 1. Najděte kvalifikovaného registrátora, který zkontroluje vaše operace
Vyhledejte licencovaného registrátora a požádejte o externí audit. Hledejte organizace ve vašem regionu, které představují konkrétní sektor, do kterého vaše firma spadá. Někteří registrátoři se zabývají například softwarovým inženýrstvím, zatímco jiní mohou mít kvalifikaci k zajištění standardů kvality pro zdravotnická zařízení, produkci zemního plynu a environmentální management.
- Organizace ISO pouze navrhuje průmyslové standardy a poskytuje akreditaci nezávislým certifikačním orgánům-ve skutečnosti nevydává certifikace.
- Národní akreditační rada ANSI-ASQ (ANAB) sestavila adresář akreditovaných certifikačních orgánů pro podniky žádající o externí audit.
- Výběr správného registrátora pro vaši firmu může chvíli trvat. Začněte hledat, zatímco ještě vyvíjíte dokumentaci systému managementu kvality, abyste měli dostatek času.
Krok 2. Vyberte registrátora, který má potřebná pověření
Vaše certifikace bude vypadat nejlépe od organizace, která se také osvědčila, že splňuje určité požadavky. Zvažte pouze certifikační orgány, které používají standard Výboru pro posuzování shody (CASCO). Nezávislá akreditace je také známkou toho, že orgán, se kterým jednáte, byl důkladně prozkoumán a schválen.
Akreditace je velkým plusem, ale není nutností. Registrátor může být stále vysoce kvalifikovaný, i když není na seznamu akreditovaných certifikátorů
Krok 3. Vypracujte smlouvu o aplikaci ISO
Jakmile si zajistíte služby registrátora, sedněte si s nimi a proberte ustanovení o procesu auditu. Projdou si různá zákonná práva a povinnosti obou stran a informují vás o zásadách důvěrnosti odpovědnosti organizace. Pokud jste s podmínkami smlouvy spokojeni, podpisem smlouvy potvrďte datum auditu.
Vzhledem k potřebě přísných mezinárodních standardů ve všech oblastech nemusí být možné vyjednat podmínky vaší aplikační smlouvy
Část 3 ze 3: Žádost o certifikaci
Krok 1. Odešlete dokumentaci systému řízení kvality k předběžnému posouzení
Předběžné posouzení není požadovaným krokem v certifikačním procesu. Předběžná kontrola však poskytne certifikačnímu orgánu šanci určit jakékoli zjevné chyby nebo opomenutí ve vaší dokumentaci. Vyřešení těchto problémů před formálním auditem vám pomůže zaměřit se na systém kvality a zlepšit vaše šance na úspěšné splnění certifikačních norem ISO.
- Pokud se rozhodnete projít předběžným hodnocením, budete muset zvolenému certifikačnímu orgánu poskytnout úplnou a aktuální kopii papírování systému řízení kvality.
- Uvědomte si, že období před hodnocením může k procesu certifikace přidat 2–4 týdny.
Krok 2. Proveďte externí audit
V den zahájení vaší kontroly si váš registrátor sedne s klíčovými zaměstnanci společnosti, aby se představil a krátce projednal řízení. Poté se zaměří na kontrolu provozu vaší společnosti a zajistí, aby dodržovaly standardy popsané ve vašem systému řízení kvality. Buďte připraveni nabídnout svou pomoc jakýmkoli způsobem můžete.
- S vámi nebo vašimi zaměstnanci může být veden samostatný pohovor nebo vyzván k vysvětlení podrobností o zásadách a postupech, které jsou pro vaše operace klíčové.
- Vlastní audit je pokračující proces, který může trvat několik dní až týdnů. Přesná délka bude záviset na složitosti vašeho systému managementu kvality a velikosti a organizační struktuře vaší společnosti.
Krok 3. Zkontrolujte úplnou zprávu o auditu
Po provedení auditu zašle certifikační orgán poštou podrobnou zprávu o auditu. Zpráva shrnuje zjištění registrátora během auditu a upozorní vás na všechny oblasti, kde postupy vaší společnosti neodpovídají standardům uvedeným ve vašem systému řízení kvality (dále jen „neshody“). Registrátor může uvést dva různé typy problémů-drobné neshody a závažné neshody.
Při procházení zjištění vaší zprávy o auditu zajistěte, aby byl přítomen váš vedoucí projektu, interní auditor a všichni ostatní klíčoví zaměstnanci
Krok 4. Odešlete plán nápravných opatření k řešení drobných neshod
Toto je stručný dokument, který vysvětluje podstatu problému a uvádí opatření nezbytná k jeho nápravě. Primárním účelem je ukázat certifikačnímu orgánu, že rozumíte tomu, jak nedopatření nesplňuje normy ISO. Většinu drobných neshod lze odstranit bez dalších kontrol a neudrží se vaše certifikace.
Drobné neshody se týkají malých procesních chyb nebo případů, kdy zásady a postupy nejsou zcela v souladu, ale v konečném důsledku nemají vliv na kvalitu vašeho produktu nebo služby
Krok 5. Zpřísněte své operace, abyste se vypořádali s hlavními neshodami
Tyto citace poukazují na do očí bijící nesrovnalosti ve způsobu, jakým je váš obchodní model koncipován a prováděn. Vracet se z závažné neshody nejčastěji zahrnuje sérii následných kontrol spolu s náklady spojenými s řešením problému zevnitř. Vaše společnost nebo produkt nebude schválen k certifikaci, dokud nebudou všechny hlavní citace o neshodách znovu přezkoumány a vymazány registrátorem.
- V případě závažných neshod vám také mohou být uloženy pokuty nebo podobné sankce, pokud budou shledány v rozporu se zákonem.
- Pokud se ve vaší zprávě o auditu objeví více než jedna zvýrazněná hlavní neshoda, možná budete muset znovu posoudit obsah svého systému managementu kvality, abyste zjistili, zda je v současné podobě proveditelný.
Krok 6. Počkejte na certifikaci ISO
Pokud je registrátor se svými zjištěními spokojen, podá zprávu certifikačnímu orgánu s doporučením, aby vaše společnost získala certifikaci. Poté vám bude zaslán oficiální certifikát. Dokument zobrazí vaši úroveň certifikace a přesný soubor norem, o kterých jste zjistili, že jsou v souladu, spolu s oficiálním razítkem certifikačního orgánu.
- Doručení vašeho certifikátu může trvat 2–3 týdny poté, co jste obdrželi schválení od certifikačního orgánu.
- Vaše firma bude také přidána do registru společností s certifikací ISO, který si mohou prohlédnout spotřebitelé i další firmy.
Tipy
- Aby byla vaše společnost nebo produkt úspěšný, nemusíte získat certifikaci podle ISO-je to prostě užitečný způsob, jak mohou spotřebitelé rozpoznat podniky, jejichž postupy jsou v souladu s mezinárodními standardy vypracovanými pro jejich vlastní prospěch.
- Při označování produktu, služby nebo postupu po obdržení certifikace ISO nezapomeňte uvést číselné označení konkrétní použité normy. Místo pouhého napsání „Certifikace ISO“byste například napsali „Certifikace ISO 9001“.
- Ujistěte se, že jste si přečetli přesné trvání a podmínky vaší certifikace, abyste zjistili, co musíte udělat, abyste ji udrželi v souladu.