Zlepšení písemné komunikace je důležitým cílem bez ohledu na vaši profesi nebo životní fázi. Naučit se vybírat správná slova, vytvářet správně strukturované odstavce, vyhýbat se běžným gramatickým chybám a stručně psát vám pomůže stát se lepším spisovatelem a efektivně sdělit své myšlenky různým publikům.
Kroky
Metoda 1 ze 4: Psaní správných slov
Krok 1. Vezměte v úvahu své publikum
Je důležité vybrat správná slova v závislosti na vašem publiku. Formální jazyk byste například měli používat při odesílání e -mailu svému nadřízenému nebo při tvorbě motivačního dopisu pro žádost o zaměstnání. Uložte svůj neformální jazyk, jako je například zahájení e -mailu „Ahoj“pro blízké přátele a rodinu.
Krok 2. V případě potřeby vysvětlete neznámé pojmy, termíny a data
Vybrat správná slova také znamená vysvětlit je publiku, které konkrétní slova nebo fráze nemusí znát.
- Pokud například píšete o nové technologii, možná budete muset vysvětlit technické termíny, které se objevují ve vašem příspěvku nebo e -mailu, protože se s nimi vaše publikum v minulosti nemuselo setkat.
- V jiných případech však může být vaše publikum obeznámeno s odbornými termíny, takže je nebudete muset vysvětlovat.
Krok 3. Znáte definici slova, které používáte
Jednou z nejčastějších chyb v písemné komunikaci je nesprávné použití konkrétního slova. Často si můžete myslet, že slovo znamená jednu věc, ale ve skutečnosti to znamená něco úplně jiného.
- Můžete například napsat, že domorodí Američané nejsou monotónní kultura, když ve skutečnosti myslíte, že domorodí Američané nejsou homogenní kulturou.
- Zeptejte se sami sebe: „Jsem si jist, že znám definici tohoto slova?“
- Pomocí slovníku vyhledejte definice slov, jejichž význam si nejste zcela jisti.
Krok 4. Dávejte si pozor na nežádoucí konotace
Někdy napíšete větu, aniž byste si uvědomili, že vaše volba slov přináší nežádoucí význam. Můžete například napsat: „Podíval jsem se dovnitř chlapcova soukromého místa“, když ve skutečnosti jste měl na mysli „Prohlédl jsem si chlapcovu skrýš“.
Krok 5. Drž se dál od klišé
Klišé je fráze, která byla nadměrně používána do té míry, že ztratila svůj původní účinek nebo význam. Těmto banálním a často stereotypním výrazům je třeba se vyhnout, pokud se snažíte zlepšit své písemné komunikační schopnosti. Místo psaní „v dnešní době“zkuste napsat „dnes“nebo „v současnosti“. Místo psaní „mrtvý jako hřebík na dveře“napište „mrtvý“.
Krok 6. Vyberte správná slova a struktury pro každou konkrétní formu psaní
Je důležité pochopit, že různé typy písemné komunikace mají různé požadavky. E -mail například má jiné požadavky než firemní zpráva. Dopis pojišťovně bude podobně napsán jinak než soubor pokynů pro zaměstnance.
- Při psaní obchodních dopisů a formálních e -mailů používejte profesionální tón.
- Při psaní dopisu nebo e -mailu příteli můžete použít neformální jazyk.
Metoda 2 ze 4: Vytváření strukturovaných odstavců
Krok 1. Začněte každý odstavec větou na téma
Tematická věta uvádí hlavní myšlenku odstavce. Pomůže vašemu čtenáři rozpoznat téma odstavce a to, co by mohl očekávat, že si v odstavci přečte. Zatímco pokročilí autoři nemusí představit téma odstavce do poloviny nebo na konec odstavce, pro ty, kteří rozvíjejí své psací schopnosti, je dobré zařadit tematickou větu na začátek odstavce.
Pokud například píšete odstavec o různých plemenech psů, můžete začít větou na téma, jako například „Existuje dvě stě různých plemen psů“
Krok 2. Použijte věty k rozvinutí tématu odstavce
Jakmile představíte obsah odstavce s tematickou větou, použijte další 2 až 3 věty k popisu, analýze a porovnání dat, událostí nebo citací, které souvisejí s tématem vašeho odstavce.
Tělesné věty jsou místo, kam zahrnete a analyzujete všechny důkazy, které ve svém odstavci předkládáte, nebo poskytnete podrobnosti o události, osobě nebo situaci
Krok 3. Ukončete závěrečnou větou
Poté, co ve větě tématu uvedete rozsah odstavce nebo argument odstavce a analyzujete nebo předložíte data a důkazy ve větách textu, zakončete závěrečnou větou. Zde zabalíte své nápady a hlavní body, než přejdete k další části papíru nebo článku, který skládáte.
Metoda 3 ze 4: Vyhýbání se běžným gramatickým chybám
Krok 1. Pomocí apostrofu ukažte držení
Jednou z nejčastějších gramatických chyb je nesprávné použití apostrofu. Pamatujte, že apostrof ukazuje vlastnictví nebo vlastnictví.
- Pokud například mluvíte o televizi, kterou vlastní váš manžel, neměli byste psát „televize mých manželů“. Měli byste napsat „televize mého manžela“.
- Pokud podstatné jméno nekončí na s, přidejte na konec podstatného jména „s“. Pokud například mluvíte o tlapkách psa, napište „psí tlapky“.
- Pokud je podstatné jméno množného čísla a již končí na s, stačí přidat apostrof. Pokud například mluvíte o tlapkách dvou psů, napište „psí tlapky“.
Krok 2. Dodržujte pravidla pro psaní velkých písmen
Vlastní podstatná jména a slova z nich vytvořená by měla být vždy psána velkými písmeny. Vždy byste měli používat velká písmena jmen, zemí, měst, států, národností, jazyků, vzdělávacích institucí, vzdělávacích titulů, vládních oddělení, politických stran a obchodních nebo obchodních značek.
Měli byste také použít velké písmeno prvního slova věty a také prvního slova citátu
Krok 3. Dávejte si pozor na útržky vět
Běžnou gramatickou chybou je používání neúplných vět, známých také jako větné fragmenty. Každá věta, která je přerušována, by měla být úplnou myšlenkou a být schopná stát sama jako věta.
Krok 4. Používejte důsledně stejné časování slovesa
Vyhněte se přepínání mezi časy v jedné větě nebo odstavci. Obecně byste při psaní měli používat důsledně stejný čas.
- Neříkejte například: „Prší a mraky byly tmavé.“Místo toho zkuste „Prší a mraky jsou tmavé“nebo „Pršelo a mraky byly tmavé“.
- Výjimky se vyskytují! Pokud například píšete referát v přítomném čase, je dobré přepnout na minulý čas pro flashback nebo anekdotu.
Metoda 4 ze 4: Stručné psaní
Krok 1. Vyhněte se hlouposti
Stručné psaní znamená, že musíte zprávu předat co nejméně slovy. Odstraňte veškerá nadbytečná nebo zbytečná slova, která spletou vaši zprávu. Nepište například: „Posílám e -mail týkající se záležitosti vaší poslední zprávy.“Místo toho zkuste napsat: „Posílám e -mail o vaší poslední zprávě.“
Zkuste nahradit „bez ohledu na to“jednoduchým „ačkoli“. Pokud cítíte nutkání psát „kvůli tomu“, zkuste místo toho napsat „protože“
Krok 2. Nepoužívejte nadbytečné páry slov
Je třeba se vyvarovat kombinování dvojic slov s podobným významem. Děláte tak pouze nepořádek ve větě a málo pro sdělování vaší zprávy. Mezi příklady nadbytečných párů patří náhlá krize, každý jednotlivec, budoucí plány a minulost. Nepište: „Skutečná fakta případu jsou jasná.“Místo toho zkuste napsat: „Fakta případu jsou jasná.“
Krok 3. Odstraňte nesmyslná slova
Neměli byste používat slova, která této větě nepřidávají význam nebo nemají pro ni význam. Slova jako evidentně, v podstatě, velmi, opravdu a jasně by měla být z efektivní písemné komunikace odstraněna. Neměli byste například psát: „Ve skutečnosti se Amanda na slona dívala, když v podstatě močil.“Místo toho napište: „Amanda se dívala na slona, když močil.“
Slova jako „ve skutečnosti“lze použít k označení kontrastnosti
Krok 4. Nahraďte frázi jediným slovem
Často můžete celou frázi odstranit jednoduchým nahrazením jediným slovem. Například fráze jako „v případě, že“a „za okolností, za kterých“lze nahradit slovem „pokud“.