Jak odpovědět na telefon v práci: 10 kroků (s obrázky)

Obsah:

Jak odpovědět na telefon v práci: 10 kroků (s obrázky)
Jak odpovědět na telefon v práci: 10 kroků (s obrázky)

Video: Jak odpovědět na telefon v práci: 10 kroků (s obrázky)

Video: Jak odpovědět na telefon v práci: 10 kroků (s obrázky)
Video: Pracujte Méně a Vydělávejte Více! - Čtyřhodinový pracovní týden | Tim Ferris 2024, Březen
Anonim

Vytváření profesionální image v práci je důležité pro kariérní úspěch. Zvedání telefonu je něco, co dělá téměř každý zaměstnanec bez ohledu na své postavení ve společnosti. Odpověď správným způsobem vytvoří pozitivní tón, pomůže volajícímu cítit se pohodlně a nastaví vás tak, aby pomohl odpovědět na jakékoli otázky, které může mít.

Kroky

Část 1 ze 2: Zvednutí telefonu

Zvedněte telefon v práci Krok 1
Zvedněte telefon v práci Krok 1

Krok 1. Odpovězte rychle

Pokud jste v obchodním prostředí, je neslušné nechat lidi čekat. Jděte k telefonu a odpovězte před třetím zazvoněním.

Zvedněte telefon v práci Krok 2
Zvedněte telefon v práci Krok 2

Krok 2. Přiložte telefon k obličeji

I když se chcete při zvedání telefonu pohybovat rychle, měli byste být dostatečně trpěliví, abyste si náustek skutečně přitáhli k obličeji. Ujistěte se, že nezačnete mluvit, dokud nebude telefon přímo proti vám, aby osobě na druhém konci neunikly žádné informace.

Zvedněte telefon v práci Krok 3
Zvedněte telefon v práci Krok 3

Krok 3. Před odpovědí se zhluboka nadechněte

Jakmile je telefon na tváři, zhluboka se nadechněte a pak se představte. Pomůže vám to zachovat klid a kontrolu, usnadníte si pomalou řeč a shromažďování myšlenek.

Zvedněte telefon v práci Krok 4
Zvedněte telefon v práci Krok 4

Krok 4. Představte své podnikání a sebe

Chcete se ujistit, že druhá osoba na lince zavolala na správné místo a osobu, proto se ujistěte, že ví, kdo jste vy a vaše společnost. Ujistěte se, že vedete název firmy. Možná si budete chtít dát skriptovaný pozdrav, abyste nemuseli přemýšlet, co říct, když zazvoní telefon. Tato zpráva se mírně změní v závislosti na vašich okolnostech.

  • Pokud jste recepční, je důležité, abyste identifikovali celou společnost, protože jste branou volajícího všemu, co potřebují. Něco jednoduchého jako „Dobrý den, toto je wikiHow Enterprises, Nick mluví. Jak vám mohu pomoci?" je dobrý. Volající se tak dozví, kdo jste vy a vaše firma, a poskytne mu to příležitost pokračovat v rozhovoru. Pokud jste osobní recepční, identifikujte osobu, pro kterou pracujete („Toto je kancelář pana Millera, Nick mluví“), protože to je osoba, kterou se váš volající pokouší oslovit.
  • Pokud jste součástí kanceláře, dejte druhé osobě vědět, co děláte, aby vědělo, jaké druhy otázek se může zeptat. Identifikujte se slovy „Dobrý den, toto je Jessica v účetnictví“, aby druhá osoba věděla, zda dorazila do kanceláře nebo osoby, kterou chtějí, a zda by měla mluvit s někým jiným.
Zvedněte telefon v práci Krok 5
Zvedněte telefon v práci Krok 5

Krok 5. Pero a poznámkový blok mějte poblíž telefonu

To vám umožní rychle zaznamenat informace, pokud chce osoba zanechat zprávu nebo vám poskytnout další informace. Nechcete, aby váš volající čekal při hledání něčeho, s čím si můžete psát.

Část 2 ze 2: Mluvení po telefonu

Zvedněte telefon v práci, krok 6
Zvedněte telefon v práci, krok 6

Krok 1. Usmívejte se, když mluvíte

I když nemáte dobrou náladu, úsměv na tváři a předstírání vám může pomoci znít příjemněji pro osobu na druhém konci. Pravděpodobně to také trochu pomůže vaší náladě.

Zvedněte telefon v práci Krok 7
Zvedněte telefon v práci Krok 7

Krok 2. Mluvte jasně a profesionálně

Toto je profesionální prostředí a je důležité, abyste si vy i ten druhý rozuměli jasně a přesně. Mluvte pomalu a vyjadřujte svá slova, abyste se ujistili, že se vaše informace dostanou.

  • Vyhněte se slangovým slovům jako „Ano“, „Jistě“nebo „Ne“. Místo toho mluvte jasnými slovy jako „ano“a „ne“. Nechcete, aby mezi vámi a volajícím byl jakýkoli zmatek ohledně toho, co kterýkoli z nich řekl. Pokud je to vhodné, nezapomeňte na běžné zdvořilé fráze jako „děkuji“a „jste vítáni“.
  • Pokud potřebujete někomu sdělit konkrétní čísla nebo písmena, řekněme předání jména nebo telefonního čísla, může být dobré seznámit se s fonetickou abecedou. Tímto způsobem se můžete vyhnout záměně nad písmeny, která zní podobně, jako „B“a „V“, s užitečnými radami jako „V jako ve vítězství“.
Zvedněte telefon v práci, krok 8
Zvedněte telefon v práci, krok 8

Krok 3. Oslovte volajícího profesionálně

Použijte jméno osoby („pan Jones“), nikoli křestní jméno, zvláště pokud volajícího osobně neznáte. Nezapomeňte si zapamatovat jeho jméno a během rozhovoru ho s ním oslovit.

Může být užitečné zapsat si jméno osoby poté, co ji získáte, aby se vám lépe pamatovalo

Zvedněte telefon v práci, krok 9
Zvedněte telefon v práci, krok 9

Krok 4. V případě potřeby osobu přeneste

Pokud vám někdo volá do práce, pravděpodobně má konkrétní problém nebo problém, který potřebuje vyřešit. Pokud nevíte, jak odpovědět na otázku nebo obavy, nezkoušejte to. Místo toho mu nabídněte převod na někoho, kdo může pomoci. To také ukazuje, že máte zájem a ochotu pomoci vyřešit problém vašeho volajícího.

  • Mnoho systémů kancelářských telefonů bude mít způsob přenosu hovorů. Ujistěte se, že víte, zda vaše kancelář funguje a jak funguje. Pokud ne, získejte číslo správné osoby a předejte tyto informace volajícímu.
  • Buďte při tom co nejvíce zdvořilí a nabídněte převod. Řekněte něco jako „Obávám se, že na to nemohu odpovědět. Chcete, abych vás převedl k Brianovi, který vám může pomoci? “Před změnou hovoru se ujistěte, že osoba na druhém konci souhlasí.
  • Pokud někdo jiný není k dispozici, nabídněte přijetí zprávy. Nezapomeňte tuto zprávu předat dál.
Zvedněte telefon v práci, krok 10
Zvedněte telefon v práci, krok 10

Krok 5. Ukončete hovor profesionálně

Jasné a zdvořilé „Děkuji“nebo „Sbohem“dává druhé osobě vědět, že konverzace skončila a ona může zavěsit. Nemělo by docházet k záměně, zda by konverzace měla či neměla pokračovat.

Nechte toho druhého zavěsit. Iniciovala hovor, takže ji chcete nechat dokončit, co potřebovala, když zavolala na první místo. Pokud zavěsíte, když volající není připraven, může to vypadat neslušně nebo vám mohou uniknout důležité informace

Tipy

  • V práci se vyhněte zvedání osobního mobilního telefonu. Jste ve své práci, nikoli v chatu se svými přáteli. Osobní hovory a zprávy mohou počkat, až bude pracovní den hotový.
  • Vyhněte se rozptýlení. Odložte, co děláte, a soustřeďte se na telefonní hovor, aby měl volající vaši plnou pozornost. Nechcete působit roztržitě nebo příliš zaneprázdněně, abyste odpovídali na otázky a poskytovali pomoc.
  • Když telefonujete, držte věci mimo ústa. To znamená žádné jídlo, pití ani žvýkačky. To překáží srozumitelnosti a naznačuje volajícímu, že nejsou důležité.
  • Buďte empatičtí a zůstaňte klidní a profesionální, i když si volající stěžuje nebo je hrubý.

Doporučuje: