Jak odpovědět na telefonát od vašeho šéfa (s obrázky)

Obsah:

Jak odpovědět na telefonát od vašeho šéfa (s obrázky)
Jak odpovědět na telefonát od vašeho šéfa (s obrázky)

Video: Jak odpovědět na telefonát od vašeho šéfa (s obrázky)

Video: Jak odpovědět na telefonát od vašeho šéfa (s obrázky)
Video: Jak napsat MOTIVAČNÍ DOPIS? 2024, Březen
Anonim

Příchozí telefonní hovory od vašeho šéfa mohou někdy vyvolat pocity úzkosti, zvláště pokud ve vás šéf obvykle vyvolává nervozitu a méně sebevědomí. Nejlepší způsoby, jak vyřizovat telefonní hovory od vašeho šéfa, je neustále si procvičovat profesionální etiketu a zůstat připraveni přijímat úkoly a dotazy související s vaší prací.

Kroky

Část 1 ze 3: Procvičování profesionální telefonní etikety

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 1
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 1

Krok 1. Přijměte telefonní hovor do dvou až tří zazvonění

Díky tomu budete vypadat produktivně a zaneprázdněně. Pokud přijmete telefon příliš brzy, může se zdát, že nejste příliš zaneprázdněni, zatímco čekáte příliš dlouho, než odpovíte, zdá se, že volající není prioritou.

V profesionálním prostředí byste to měli udělat bez ohledu na to, kdo vám volá. Nevyhrazujte si tento nebo jakýkoli bod etikety telefonu, když se váš šéf objeví na vašem ID volajícího, protože každý spolupracovník, klient a prodejce bude vnímavější k profesionálně zdvořilému chování. Navíc nikdy nemůžete s jistotou vědět, kdy vám šéf možná volá z jiné linky

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 2
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 2

Krok 2. Použijte profesionální pozdrav

Při zvedání telefonu se snažte být profesionální a příjemní. Pokud například příchozí hovory obvykle přicházejí od jiných spolupracovníků ve vaší organizaci nebo pokud víte, že je váš šéf na druhém konci linky, řekněte: „Toto je John Smith. Jak vám dnes mohu pomoci?"

  • U větších organizací s více odděleními můžete také chtít zahrnout své oddělení do svého pozdravu: „Toto je John Smith v oblasti prodeje. Jak vám mohu pomoci?"
  • Při odpovídání na telefonní hovor z vnější linky byste měli uvést název vaší společnosti, i když máte podezření, že volá právě váš šéf. Můžete například říci: „Dobré odpoledne! Toto je ABC Widgets, mluví John Smith. Jak vám mohu pomoci?"
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 3
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 3

Krok 3. Polkněte jídlo nebo vyplivněte žvýkačky

Nejlepší je to udělat před zvednutím telefonu, ale pokud to nemůžete udělat včas, vaší další možností je dokončit akci co nejtišším a nejnápadnějším způsobem. Mluvit s jídlem nebo žvýkačkou v ústech může způsobit, že budete znít neprofesionálně a volající na druhém konci ho často zjistí.

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 4
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 4

Krok 4. Mluvte jasně a přímo do náustku

Tím se zabrání nedorozumění mezi vámi a vaším šéfem, což může způsobit problémy na cestě. Také váš šéf může být frustrovaný, pokud má problémy s vámi komunikovat kvůli tlumenému mluvení a špatné kvalitě zvuku.

Měli byste se také pokusit usmát, když budete odpovídat a mluvit po telefonu. Většina volajících, včetně vašeho šéfa, slyší úsměv prostřednictvím vašeho hlasu a tónu. To se může příznivě odrazit na vašem šéfovi, zvláště pokud pracujete v průmyslových odvětvích spojených s prodejem a zákaznickým servisem

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 5
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 5

Krok 5. Věnujte svému šéfovi plnou pozornost

Když vám šéf telefonuje, věnujte pozornost. Přestaňte s čímkoli, na čem pracujete-i když je to úkol, který vám dal šéf dříve-a buďte připraveni poslouchat, co vám šéf říká.

Obecně platí, že nereagujte na vnější rušivé vlivy, když s vámi mluví váš šéf. Pokud například do telefonu vstoupí spolupracovník, když telefonujete, zdvořile gestikulujte telefonem v ruce, abyste naznačili svou aktuální neschopnost mluvit

Část 2 ze 3: Mluvit se svým šéfem

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 6
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 6

Krok 1. Dělejte si poznámky, když mluvíte se svým šéfem

To vám pomůže zůstat připraveni v případě, že vám váš šéf poskytne důležité informace, jako jsou časy, data, adresy nebo pokyny pro konkrétní úkol. To vám také umožní zaznamenat si na oplátku otázky, které byste mohli mít na svého šéfa.

  • Zvažte ponechání poznámkového bloku a pera na stole nebo v horní zásuvce, kde bude snadno přístupný. Díky blízkému poznámkovému bloku si můžete dělat poznámky pro plánované i neplánované telefonní hovory.
  • Pokud nemáte k dispozici poznámkový blok, ale sedíte u počítače, můžete otevřít prázdnou poznámku nebo dokument pro zpracování textu a dělat si poznámky. Uvědomte si však, že váš šéf uslyší jakékoli hlasité psaní; budete muset věnovat zvláštní pozornost předvádění aktivního poslechu, takže váš šéf bude méně nakloněn otázce, zda kliknutí na klávesnici skutečně souvisí s konverzací.
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 7
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 7

Krok 2. Zůstaňte v klidu

Několikrát se zhluboka nadechněte a v případě potřeby si dejte doušek vody, který vám pomůže zůstat v klidu. Příznaky úzkosti lze slyšet po telefonu, zvláště pokud těžce dýcháte nebo váš hlas zní nervózně a roztřeseně. Zůstat v klidu vám také pomůže cítit se a znít sebevědoměji a pod kontrolou.

  • Pokud víte, že se váš šéf chystá zavolat, zkuste si předtím udělat krátkou procházku, abyste uvolnili nervovou energii. I procházka po vaší kanceláři nebo oddělení vám může pomoci. Jen se ujistěte, že jste zpět a máte dostatek času na telefonát svého šéfa.
  • Pokud se potřebujete uklidnit bezprostředně před nebo během hovoru, zkuste zhluboka dýchat. Nadechněte se co nejtišeji nosem po dobu čtyř až pěti sekund; vydržte další tři sekundy, pak potichu vydechněte další čtyři až pět. Zvýšený kyslík by měl pomoci uvolnit napětí a vyčistit vaši mysl.
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 8
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 8

Krok 3. Nacvičujte si aktivní poslech za všech okolností

Protože s vámi váš šéf nemluví osobně, je důležité, abyste jasně porozuměli všemu, co vám řekne po telefonu. Nebojte se požádat svého šéfa, aby zopakoval a vysvětlil věci, které jste poprvé neslyšeli nebo správně nerozuměli.

Ve skutečnosti by mohlo být dobré požádat o objasnění nebo pravidelně potvrdit podrobnosti, i když jasně rozumíte pokynům svého šéfa. Může to být stejně jednoduché jako shrnutí pokynů vlastními slovy před zavěšením. Předvedením aktivního poslechu ujišťujete svého šéfa, že dáváte pozor a předvádíte celkové profesionální chování

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 9
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 9

Krok 4. Odpovězte stručně a k věci

To vyjadřuje připravenost a umožňuje vašemu šéfovi dostat se na kořen hovoru s několika rušivými prvky. Ve většině případů je váš šéf zaneprázdněn a pravděpodobně chce pouze informace týkající se důvodu, proč zavolal. Pokud váš šéf konkrétně nevyžaduje všechny podrobnosti, zkuste dodat přesně to, co váš šéf chce.

Opět to neznamená, že byste neměli žádat o vysvětlení podle potřeby. Váš šéf je pravděpodobně zaneprázdněn, ale obvykle je lepší strávit dalších 60 sekund položením vaší otázky, než donutit sebe nebo svého šéfa, aby strávili hodiny opravováním vašich chyb později. Pokud máte více otázek, než dovoluje čas, zvažte možnost zeptat se svého šéfa, zda existuje další spolupracovník nebo sada písemných pokynů, na které se můžete obrátit pro další upřesnění

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 10
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 10

Krok 5. Během konverzace verbálně kývněte hlavou

Slovní přikývnutí jsou prohlášení jako „ano“, „dobře“, „rozumím“a „vidím“- to vše naznačuje, že svému šéfovi aktivně nasloucháte.

Tato slovní kývnutí hlavou by samozřejmě měla být vhodně zařazena do konverzace. Před provedením tohoto druhu poznámky počkejte na pauzu po pokynu nebo vysvětlení

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 11
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 11

Krok 6. Během hovoru udržujte pozitivní přístup

Pozitivní přístup, který můžete udělat, ukazuje vašemu nadřízenému, že jste sebevědomí, kompetentní a nebojíte se přijmout výzvy spojené s prací. Pokud například váš šéf volá o problému, proberte možná řešení, která můžete implementovat.

  • I když váš šéf kritizuje vaši práci nebo chování, buďte maximálně vnímaví. Přijměte kritiku tím, že ji shrnete vlastními slovy, a poté diskutujte o možných řešeních tohoto bodu kritiky. Můžete vyjádřit jakékoli upřímné obavy, které máte ohledně postupu, ale neměli byste se omlouvat za chyby nebo problémy z minulosti.
  • Když máte vzbudit obavy nebo vysvětlit problémy z minulosti, udělejte prohlášení „já“místo prohlášení „vy“. To brání vašemu šéfovi jít na obranu a reagovat naštvanými nebo negativními prohlášeními. Pokud vám například zavolá šéf, aby s vámi promluvil o projektu, který jste nedokončili včas, řekněte „místo toho jsem narazil na problémy se shromažďováním zdrojů“místo „Nedal jsi mi všechny zdroje včas“.
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 12
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 12

Krok 7. Poděkujte svému šéfovi, že si udělal čas, aby vám zavolal

Přestože vám volal váš šéf, a ne naopak, poděkovat šéfovi za to, že vám zavolal, je skvělý způsob, jak vyjádřit uznání za jeho čas. Řekněte například „Vím, že máš náročný den; děkuji, že jste si udělal čas, aby mi zavolal. “

To platí téměř při každém telefonátu se šéfem, ale je to obzvláště důležité, pokud vám šéf volal, aby vysvětlil projekt, vyjádřil znepokojení nebo kritizoval vaši práci. Cílem je ukázat vaši dychtivost dobře odvést úkoly, které vám byly svěřeny, a poděkování šéfovi za jeho čas bere na vědomí, že díky volání vašeho šéfa bude dělat dobrou práci schůdnější

Část 3 ze 3: Odpověď na telefonický hovor mimo pracovní dobu

Přijměte telefonní hovor od svého šéfa Krok 13
Přijměte telefonní hovor od svého šéfa Krok 13

Krok 1. Pokud je to možné, přijměte hovor

Pokud vám váš šéf zavolá po několika hodinách, měli byste telefon zvednout, pokud to nepřekáží prioritám mimo práci. To platí zejména v případě, že jste tuto práci zahájili během posledních šesti měsíců.

  • Ochota komunikovat se šéfem po běžné pracovní době bude důkazem vaší oddanosti společnosti a vaší pozici.
  • Pokud však nemůžete odpovědět na telefon, měli byste svému šéfovi odpovědět, jakmile to dokážete. V ideálním případě to znamená poslouchat jakoukoli zbylou hlasovou schránku a během několika minut zavolat svému šéfovi zpět. V závislosti na firemní kultuře a povaze hovoru vám může pomoci rychlá SMS nebo e -mail s vysvětlením zpoždění, pokud není možný telefonní hovor.
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 14
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 14

Krok 2. Prověřte svou firemní kulturu

V některých společnostech může váš zaměstnavatel očekávat, že zůstanete v kontaktu prostřednictvím telefonu a e -mailu bez ohledu na denní dobu nebo den v týdnu. I když se to může zdát nespravedlivé, budete to muset přijmout jako součást kultury vaší společnosti, pokud tam chcete nadále pracovat.

Pokud si nejste jisti, jaký je protokol, poraďte se se svými spolupracovníky. Můžete se dozvědět, že je naprosto přijatelné odložit odpověď o několik hodin, nebo můžete zjistit, že všichni ostatní odpovídají okamžitě. Zjistěte, jaká je očekávaná odpověď, a postupujte podle ní

Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 15
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 15

Krok 3. Zůstaňte pozitivní a podnikněte kroky podle situace

Při poslechu svého šéfa byste měli být vždy zdvořilí a pozitivní, a to i během hovoru mimo pracovní dobu. Jak již bylo řečeno, budete se muset podívat na každou situaci jednotlivě, než určíte správnou reakci na ni.

  • Pokud váš šéf nabízí například obecnou kritiku nebo sadu pokynů, dělejte si poznámky během konverzace, ale po ukončení hovoru se můžete vrátit k předchozím nepracovním aktivitám. Pokud záležitost není naléhavá, akci si obvykle můžete uložit pro běžnou pracovní dobu.
  • Na druhou stranu, pokud vám váš šéf zavolá v případě nouze, budete muset nouzovou situaci řešit okamžitě a podle přání svého šéfa.
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 16
Odpovězte na telefonát od svého šéfa Krok 16

Krok 4. Vyhodnoťte svou celkovou spokojenost s prací

Váš šéf nemůže rozumně očekávat, že budete k dispozici 24/7 - neexistuje však žádná záruka, že váš šéf bude mít rozumná očekávání. Pokud vám váš šéf pravidelně volá po několika hodinách a to vám způsobuje značné neštěstí nebo úzkost, možná je načase přemýšlet o hledání jiné práce.

Můžete zkusit vypnout mobilní telefon, když víte, že vám šéf volá mimo pracovní dobu, ale pokud vaše pracoviště není odborově organizováno, jste pravděpodobně zaměstnanec „podle libosti“, kterého lze kdykoli ukončit. Váš šéf může ustoupit poté, co dostane zprávu, že po hodinách nebudete odpovídat, ale je také možné, že váš šéf odpoví tím, že vás vyhodí

Tipy

  • Procvičte si přijímání telefonních hovorů od svého šéfa v soukromém prostředí, abyste se při příštím volání cítili pohodlněji, sebevědoměji a připravenější. Procvičte si, jak si se svým šéfem promluvíte sami, nebo si udělejte sérii falešných telefonátů s přáteli a členy rodiny.
  • Komunikujte se svým šéfem způsobem, který nejlépe odráží kulturu vaší společnosti. Ačkoli vám váš šéf možná volá konkrétně za účelem projednání obchodu, mějte na paměti, že individuální rozhovory se šéfem jsou příležitostí, jak udělat dobrý a trvalý dojem. Považujte telefonní hovory od svého šéfa za pozitivní interakce, které mohou vést k budoucímu uznání a pokroku na pracovišti.

Doporučuje: