Nepřítomnost je čas strávený mimo pracoviště nebo univerzitu. O takovou dovolenou lze požádat z různých důvodů, jako je nemoc sobě nebo členovi rodiny nebo prodloužená dovolená. V některých případech mají zaměstnanci zákonný nárok na určité druhy nepřítomnosti, například volno při narození nebo adopci dítěte nebo poskytování lékařské péče nejbližšímu rodinnému příslušníkovi. Definice „dovolené“se může lišit v závislosti na délce nepřítomnosti. V některých případech se za nepřítomnost nepovažuje krátkodobá absence, například doba mimo vaši univerzitu nebo místo výkonu práce kratší než jeden měsíc, zatímco v jiných případech to může být i týdenní absence. považováno za volno. Před napsáním dopisu o nepřítomnosti je důležité určit, jak váš zaměstnavatel nebo škola definuje dovolenou, protože délka vaší navrhované absence nemusí být dostatečně dlouhá, aby vyžadovala formální žádost.
Kroky
Část 1 ze 3: Vyžadování dovolené od zaměstnavatele
Krok 1. Dejte svému šéfovi včasné varování
Při žádosti o volno od zaměstnavatele je důležité včas upozornit. Včasné varování nemusí být za určitých okolností, jako je neočekávaná ztráta milované osoby, samozřejmě možné. Pokud je však možné včasné varování (např. Dovolená, o kterou se ucházíte, je vzdálená několik týdnů nebo měsíců), zkuste napsat dopis co nejdříve, aby váš zaměstnavatel a členové týmu v práci mohli podle toho plánovat. Dobrým způsobem včasného varování může být projednání navrhované dovolené se svým šéfem před doručením dopisu o nepřítomnosti. Vaše první věta tak může odkazovat na vaši předchozí diskusi a dopis nepřijde vašemu šéfovi jako překvapení.
Krok 2. O datech buďte konkrétní
Uveďte přesná data, kdy plánujete být pryč. Snažte se nejasně uvažovat o době, po kterou musíte být pryč. V některých případech nemusí být možné být konkrétní ohledně termínů, ale konkrétní údaje o datech pomohou vašemu zaměstnavateli a kolegům naplánovat si dopředu, jak budou zvládat vaši práci ve vaší nepřítomnosti. Pokud je to tedy jen trochu možné, snažte se být ve svém dopise o datech, která plánujete strávit mimo práci, co nejkonkrétnější.
Krok 3. Buďte vůči svému zaměstnavateli transparentní
Ohledně toho, proč potřebujete volno, buďte co nejtransparentnější. To neznamená, že byste měli odhalit všechny drobné detaily o tom, proč musíte být pryč. V mnoha případech nemusí mít váš zaměstnavatel právo znát určité podrobnosti o vašem osobním životě. Být u svého zaměstnavatele transparentní a upřímný ohledně toho, proč potřebujete volno, však minimalizuje možnost konfliktů s vedením.
Krok 4. Diskutujte o tom, jak bude vaše práce řešena ve vaší nepřítomnosti
Váš dopis by měl uvádět, že jste si vědomi svých povinností, a chápat, že než odjedete, chtěli byste diskutovat o tom, jak bude o vaši práci postaráno ve vaší nepřítomnosti. Do dopisu můžete uvést podrobnosti o tom, jak si myslíte, že bude o vaši práci postaráno (např. Zanecháním podrobných poznámek pro členy vašeho týmu o aktuálních projektech, které budou splatné během vaší nepřítomnosti, ponechání kontaktních údajů, aby vás členové týmu mohli kontaktovat v pohotovost).
Krok 5. Zjistěte, na jaké typy absencí máte nárok
Vězte, že máte ze zákona nárok na určité typy absencí. Je důležité rozlišovat mezi těmi absencemi, na které máte nárok, a těmi absencemi, které mohou být uděleny pouze podle uvážení zaměstnavatele.
- Ve Spojených státech máte podle zákona o rodině a zdravotní dovolené nárok například až na 12 týdnů neplaceného volna za rok při narození a péči o dítě nebo při adopci dítěte. Zjistěte, zda splňujete podmínky způsobilosti podle zákona. Mezi tyto požadavky patří, že jste u zaměstnavatele pracovali alespoň 12 měsíců před začátkem dovolené a odpracovali jste během tohoto 12měsíčního období alespoň 1250 hodin. Váš zaměstnavatel musí také zaměstnávat nejméně 50 zaměstnanců na vašem pracovišti nebo na místě do 75 mil od tohoto místa a váš zaměstnavatel musí být „krytým zaměstnavatelem“podle podmínek zákona.
- Pokud píšete dopis se žádostí o nepřítomnost, na kterou máte zákonný nárok, můžete žádost příslušným způsobem zformulovat. Můžete napsat například: „Jak oba víme, mám zákonné právo vzít si toto volno. Doufám, že si mezi (zadejte data) vezmu volno. Jak můžeme zajistit, aby produktivita pokračovala? “Když se svého zaměstnavatele zeptáte, jak lze udržet produktivitu, projevuje to starost o jeho zaměstnavatele a může zlepšit vaše postavení na pracovišti.
- Pokud žádáte o volno, které vám není smluvně dlužno, upravte tón tak, abyste se omluvili za nepříjemnosti a slíbili, že ztracený čas doplníte podle svých nejlepších schopností.
- Dejte svému nadřízenému vědět, jestli máte nějaké nahromaděné prázdniny nebo nemoci.
- Zahrnutí těchto informací do dopisu také objasní situaci velení v oddělení lidských zdrojů, pokud se váš šéf rozhodne vaši žádost zamítnout a vy se musíte proti rozhodnutí odvolat.
Krok 6. Zahrňte nápady, jak delegovat práci, když jste pryč
Ačkoli váš šéf bude mít v této věci pravděpodobně konečné slovo, zkuste dát užitečné návrhy na to, který z vašich spolupracovníků si myslíte, že by byl nejvhodnější pro pokrytí různých aspektů vaší práce ve vaší nepřítomnosti. Pokuste se však nevložit veškeré břemeno na bedra jedné osoby, protože by to bylo vůči tomuto konkrétnímu kolegovi nefér.
Krok 7. Pište uctivým tónem
Bez ohledu na okolnosti je důležité, abyste o dovolenou požádali zdvořile. Jinými slovy, měli byste spíše žádat než požadovat nepřítomnost, i když na to máte zákonný nárok. Pěkné ptaní může minimalizovat konfrontaci s managementem.
Část 2 ze 3: Žádost o nepřítomnost na vaší univerzitě
Krok 1. Vyhledejte formulář o nepřítomnosti
Studenti, kteří hledají dovolenou na univerzitě, jsou obvykle povinni vyplnit formulář. Stáhněte si na svém webu formulář o nepřítomnosti, který vám poskytne vaše univerzitní oddělení. Tyto formuláře by také měly být k dispozici na vašem oddělení.
Krok 2. Vyplňte formulář
Formulář bude požadovat takové informace, jako je vaše jméno, identifikační číslo univerzity, adresa univerzity a trvalé bydliště a studijní program.
- Formulář se pravděpodobně zeptá na vaše občanství nebo vízum. Listy nepřítomnosti mohou mít pro zahraniční studenty vízové důsledky. Je tomu tak proto, že pokud jste mezinárodní student, bylo vám uděleno vízum ke studiu. Pokud se vzdáte studia na delší dobu, může být požádáno, abyste se vrátili do své domovské země a možná budete muset znovu požádat o vízum, abyste se mohli vrátit. Zjistěte, jaké důsledky může mít vízum v případě volna, pokud jste mezinárodní student studující na studentské vízum. Tyto zásady se mohou lišit podle země a jsou stanoveny příslušným ministerstvem státu.
- Na amerických univerzitách se vás formulář také zeptá, zda dostáváte federální finanční pomoc. Pokud jste studentem v USA, který dostává federální finanční pomoc, je pro získání finanční pomoci obecně nutné navštěvovat univerzitu. Nepřítomnost může ovlivnit vaši federální způsobilost pomoci, proto je důležité kontaktovat kancelář finanční pomoci a promluvit si s poradcem pro finanční pomoc, jak nejlépe postupovat při žádosti o nepřítomnost.
Krok 3. Napište jako podpůrnou dokumentaci dopis o nepřítomnosti
K žádosti o volno by obecně měly být přiloženy podpůrné dokumenty, které bude vaše univerzita potřebovat ke schválení vaší žádosti. Pokud žádáte o vojenskou dovolenou, budete muset připojit své vojenské rozkazy. Pokud žádáte o dovolenou ze zdravotních důvodů, budete muset připojit dopis napsaný lékařem nebo poskytovatelem zdravotní péče. Pokud však žádáte o dovolenou z osobních důvodů, budete muset napsat dopis o nepřítomnosti s vysvětlením okolností a důvodů vaší žádosti.
Krok 4. Buďte ve svých důvodech transparentní
Pokud je vaše žádost o nepřítomnost z osobních důvodů, je důležité být s vaším oddělením co nejtransparentnější, aby vaše oddělení mohlo určit, zda vás vaše konkrétní situace kvalifikuje pro dovolenou.
Krok 5. V dopise uveďte jakoukoli práci, kterou hodláte dělat, když jste pryč
Můžete být například studentem výzkumu, který žádá o dovolenou, aby mohl dokončit váš výzkumný projekt mimo váš školní areál na vzdáleném místě. Pokročilí studenti doktorského studia mají na takové listy obvykle nárok. Musí však projednat své plány se svými fakultními poradci před poskytnutím dovolené, aby poradce mohl oddělení potvrdit, že vy (student) pravděpodobně splníte své výzkumné cíle. V dopise o nepřítomnosti upřesněte jakoukoli práci, kterou hodláte dokončit, když jste pryč.
Část 3 ze 3: Formátování vašeho dopisu
Krok 1. Zahrňte adresu odesílatele
Může se zdát zbytečné uvádět vlastní adresu, pokud pracujete ve stejné budově jako váš zaměstnavatel, ale tím zajistíte, že se dopis vrátí na správnou adresu, pokud ho pošta nedoručí, a vaše oddělení lidských zdrojů najde odeslání dopisu je snazší, pokud je na něm napsána vaše adresa.
Krok 2. Použijte datum, kdy byl dopis dokončen
Spisovatelé často dopis s datem začnou, ale pokud na dopisu pracujete několik dní, nezapomeňte změnit datum na den, kdy je dopis dokončen a podepsán.
Krok 3. Zahrňte vnitřní adresu, známou také jako adresa příjemce
Uveďte jméno konkrétního adresáta včetně jeho osobního jména (např. Dr. Rogers, Prof. Smith).
Krok 4. K pozdravu použijte jméno použité ve vnitřní adrese
I když svého šéfa dobře znáte, oslovte ji formálně s jejím profesním nebo osobním titulem, za kterým následuje její příjmení.
Krok 5. Rozhodněte se, jaký styl formátování chcete použít pro své body
Oblíbeným formálním stylem je blokový styl, který dodržuje následující konvence:
- Odstavce by měly být odděleny řádky.
- Čáry by měly být zarovnány doleva.
- Místo odsazení na začátek odstavce by všechny řádky měly začínat na levém okraji.
- Chcete -li označit zalomení odstavce, ponechte prázdný řádek.
Krok 6. Ukončete svůj dopis zdvořilým zavíráním, například „S pozdravem“, „Vaši věrní“nebo „S pozdravem
- Ponechte prázdný řádek mezi předchozím odstavcem textu a „S pozdravem“.
- Nechte čtyři prázdné řádky mezi „S pozdravem“a vaším psaným jménem.
Krok 7. Podepište dopis
Jakmile dopis vytisknete, podepište inkoustem své jméno do prostoru určeného čtyřmi prázdnými řádky.