Ať už stěhujete sebe a svou rodinu nebo stěhujete svoji firmu, můžete napsat formální dopis o změně adresy, aby všechny vaše kontakty měly vaši novou adresu. Zvláště pokud stěhujete svou firmu nebo píšete obchodním kontaktům, chcete zachovat určitý formát. Pokud jde o přátele a rodinné příslušníky, můžete místo formálního dopisu poslat ručně psanou pohlednici.
Kroky
Ukázka změny adresních písmen
Ukázka změny adresního dopisu na oficiální subjekt
Podporujte wikiHow a odemkněte všechny vzorky.
Část 1 ze 3: Formátování vašeho dopisu
Krok 1. Vyhledejte šablonu obchodního dopisu
Pokud píšete dopis na počítači, vyhledejte šablony v aplikaci pro zpracování textu, kterou používáte. Většina aplikací pro zpracování textu má řadu různých šablon dopisů.
- Použijte základní šablonu obchodního dopisu, která obsahuje bloky pro datum, vaši adresu a adresu příjemce.
- Pokud máte obchodní nebo osobní hlavičkový papír, který plánujete použít k vytištění dopisu, ujistěte se, že šablona, kterou používáte, má prostor tomu vyhovět.
Krok 2. Vytvořte seznam adresátů
Nejsnadnější věcí, zejména pokud odesíláte dopis dlouhému seznamu příjemců, je vytvořit seznam adresátů v tabulce. Poté můžete v aplikaci pro zpracování textu použít funkci „hromadné korespondence“k vyplnění polí ve formuláři.
Seznam adresátů Kontrolní seznam
Jméno a příjmení příjemce
Kompletní poštovní adresa
Jakékoli další kontaktní údaje, tj. Telefonní číslo, e -mailová adresa, fax
Pečlivě zkontrolujte svůj seznam adresátů, abyste se ujistili, že jste při zadávání jména nebo adresy někoho neudělali překlepy.
Krok 3. Nastavte bloky adres
Tradiční formát obchodního dopisu obsahuje blok pro vaše jméno (nebo název vaší firmy) a adresu, stejně jako jméno a adresu nebo příjemce. Při zadávání adresy použijte svou aktuální adresu, nikoli adresu, na kterou se stěhujete.
Pokud používáte hromadnou korespondenci, postupujte podle pokynů pro formátování uvedených v aplikaci pro zpracování textu. Obvykle to znamená, že do sloupců uzavřete název sloupce, ze kterého má aplikace načítat data z vaší tabulky, například „křestní jméno příjmení“
Krok 4. Poskytněte pozdrav
Šablona dopisu obvykle obsahuje dvojitou mezeru za posledním řádkem posledního bloku adresy, za kterou následuje pozdrav. Může to být jednoduše jméno osoby následované dvojtečkou nebo „Dear“následované jménem osoby a čárkou.
Nepoužívejte pozdrav „Vážení“, pokud jsou některými vašimi příjemci organizace, jiné firmy nebo vládní agentury. Tento pozdrav se obvykle používá pouze pro jednotlivce
Krok 5. Dokončete zavírání
Při formátování dopisu je obvykle nejlepší nejprve zavřít a poté vypracovat tělo dopisu. Slovo, které použijete při zavírání, bude záviset na vašem vztahu k příjemcům.
Pokud píšete dopis o změně adresy svého podnikání, budete chtít formálnější uzavření, například „upřímně“. Pokud však máte kombinaci osobních a obchodních kontaktů, možná budete chtít jít s něčím méně formálním, například „díky“
Část 2 ze 3: Vypracování dopisu
Krok 1. Napište stručný úvod
Začněte dopis prohlášením, abyste příjemce informovali o účelu dopisu. To nemusí být dlouhé. Obvykle postačí jedna věta, která říká něco jako „Tento dopis vám má sdělit, že se moje adresa brzy změní“.
Neunáhlete se svým úvodem. Chcete mít dopis pod stránkou, měl by být tedy stručný a věcný
Krok 2. Zadejte datum, kdy dojde ke změně
Spolu s úvodem musíte dát příjemcům vědět, kdy přesně potřebují začít používat vaši novou adresu, nikoli vaši aktuální.
Ujistěte se, že dáváte svým příjemcům dostatek času na obdržení dopisu, aktualizaci jejich záznamů a zasílání veškerých dopisů na správnou adresu
Krok 3. Vytvořte si novou adresu
Poskytněte svým příjemcům novou adresu, kterou by měli v budoucnu používat pro veškerou korespondenci s vámi. Obvykle je nejlepší ji naformátovat tak, jak by měla být zformátována na obálce, aby je snadno zaznamenávaly a kopírovaly.
Úvahy
Záměna se starou adresou:
Můžete také zahrnout svoji starou adresu, například tím, že řeknete, že se vaše adresa změnila ze staré adresy na novou. Mějte však na paměti, že to může být matoucí. Zejména pokud máte mnoho obchodních nebo vládních kontaktů, kterým dopis posíláte, nesprávné informace by mohl neúmyslně zkopírovat úředník.
Informujte o všech dalších změnách:
Je také dobré dát příjemcům vědět, jaké další kontaktní údaje se případně změní a co zůstane stejné. To je zvláště důležité, pokud se s vámi potřebují během přechodu spojit.
Krok 4. Zahrňte jakékoli další relevantní informace
V závislosti na okolnostech vašeho stěhování mohou existovat další informace, které vaši příjemci potřebují vědět, například zda se s vámi stěhují i ostatní nebo zda vaše firma zůstane během stěhování otevřená.
Příklady relevantních informací
Zavření podniku:
Pokud se vaše firma na krátkou dobu zavírá, než se přestěhuje, musíte o tom informovat své příjemce, aby mohli předem plánovat, ať už jde o zákazníky, dodavatele nebo jiné klienty.
Pohyblivý prodej:
Pokud máte pohyblivý prodej, mohlo by to být dobré místo, kde byste o tom také informovali své příjemce.
Krok 5. Poděkujte příjemci
Chcete -li dopis uzavřít, zdvojnásobte mezeru za posledním odstavcem a napište jednoduchou větu s poděkováním příjemci. Pokud jsou obchodními partnery, můžete také přidat poznámku o tom, jak oceňujete jejich podnikání.
Pokud se například vaše firma přestěhuje, můžete napsat „Děkuji vám za pozornost, kterou této záležitosti věnujete. Velmi si vážím hodnoty, kterou této společnosti přidáváte, a těším se na další spolupráci s vámi.“
Krok 6. Poskytněte způsob kontaktu
Poté, co příjemci poděkujete, možná budete chtít zadat telefonní číslo nebo e -mailovou adresu, na kterou se příjemce může v případě jakýchkoli dotazů nebo obav obrátit.
To je zvláště důležité, pokud se vaše firma přestěhuje. Možná budete chtít přesměrovat všechny dotazy nebo obavy týkající se přemístění na konkrétní telefonní číslo nebo pobočku nebo na konkrétní e -mailovou adresu
Krok 7. Vytvořte několik písmen
Zvláště pokud stěhujete svou firmu, možná budete chtít mít více než jedno písmeno. Tímto způsobem můžete přizpůsobit jeden dopis konkrétně klientům nebo zákazníkům, další obchodním partnerům a další prodejcům nebo prodejcům.
Pokud máte nějaké relevantní informace, které chcete zahrnout a které se týkají pouze jednoho publika, zvažte několik dopisů. Tímto způsobem nikdo nedostane jiné informace, než jaké potřebuje
Část 3 ze 3: Odeslání dopisu
Krok 1. Pečlivě zkontrolujte svůj dopis
Než dopis dokončíte, zkontrolujte, zda neobsahuje překlepy, pravopisné nebo gramatické chyby, kvůli nimž váš dopis vypadá neprofesionálně nebo je obtížně čitelný.
Zkontrolujte zejména adresu a ujistěte se, že je správná. Nechcete svým příjemcům posílat dopis o změně adresy, který je přesměruje na špatnou adresu
Krok 2. Ujistěte se, že informace o příjemcích jsou správné
Když používáte hromadnou korespondenci k hromadné korespondenci, může vám to ušetřit spoustu času. Je ale také možné, že v přenosu dat do vašich dopisů mohou být chyby.
Zkontrolujte všechna pole a ujistěte se, že se všechna shodují a patří stejnému příjemci. Například se chcete ujistit, že jméno a adresa příjemce v poli adresy odpovídá jménu v pozdravu
Krok 3. Vytiskněte a podepište svá písmena
Jakmile budete přesvědčeni, že jsou vaše písmena správně naformátována a neobsahují chyby, vytiskněte je na kvalitní papír a ručně je podepište modrým nebo černým inkoustem. Pak jsou připraveni poslat poštu.
Krok 4. Poskytněte svým příjemcům předběžné oznámení
Ve většině případů se chcete ujistit, že vaši příjemci dostanou dopisy do dvou až čtyř týdnů před datem, kdy vaše změna adresy začne platit.