Jak provádět účetní transakce: 12 kroků (s obrázky)

Obsah:

Jak provádět účetní transakce: 12 kroků (s obrázky)
Jak provádět účetní transakce: 12 kroků (s obrázky)

Video: Jak provádět účetní transakce: 12 kroků (s obrázky)

Video: Jak provádět účetní transakce: 12 kroků (s obrázky)
Video: 5 NEJVĚTŠÍCH SEO PROBLÉMŮ NA SVĚTĚ - ZeptejSeFilipa (8. díl) 2024, Březen
Anonim

Každý podnik, bez ohledu na to, jak velký nebo malý, musí mít přehled o všech svých transakcích. Existuje mnoho jednoduchých finančních softwarových systémů, které si můžete zakoupit, ale je nejlepší, když nejprve jasně porozumíte fungování účetních transakcí. Do obchodního deníku, který je jako velký deník, budete muset zadat každou obchodní transakci, například přijetí platby nebo zaplacení faktury. Zde budete mít sbírku kategorií nazývaných účty a budete strhávat (zvyšovat nebo snižovat) jeden účet a kredit (zvyšovat nebo snižovat) jiný účet (příklady budou následovat.) Tvůrci účetních softwarových programů se stále řídí tímto vzorcem, ale oni ulehčily běžnému uživateli tento proces.

Kroky

Část 1 ze 3: Zadávání transakcí

Proveďte účetní transakce Krok 1
Proveďte účetní transakce Krok 1

Krok 1. Shromážděte veškeré papírování související s obchodními transakcemi

Mohou to být faktury od dodavatelů, účty za energie, dobropisy vystavené zákazníkům, daňové výpisy, vystavené šeky a informace o mzdách. Před zaznamenáním do účetního deníku zkontrolujte správnost každé přijaté faktury nebo platby. Před zadáním jakýchkoli transakcí zajistěte, aby byly všechny schváleny nadřízeným nebo vlastníkem firmy.

Proveďte účetní transakce Krok 2
Proveďte účetní transakce Krok 2

Krok 2. Nastavte různé účty nebo kategorie pro každý typ transakce

Účty mohou zahrnovat hotovost, zásoby, výdaje atd. Představte si je jako různé stránky v poznámkovém bloku nebo řádkové položky, které byste mohli uvést ve svém osobním rozpočtu. Budete muset nastavit následující typy účtů:

  • Účet tržeb nebo příjmů zaznamenává veškeré prodeje uskutečněné zákazníkům.
  • Stejně tak výdajový účet zaznamenává veškeré peníze, které firma vynaloží, například na provozování svých zařízení, výrobu produktu a prodej produktu.
  • Kromě toho bude muset podnik evidovat svůj majetek, například hotovost, pohledávky (prodeje zákazníkům, za které dosud nebyla zaplacena) a fyzický majetek, jako jsou budovy a vybavení. Ty budou zaznamenány na účtu aktiv.
  • Na straně účtu pasiv se zaznamenávají veškeré peníze, které firma dluží externím stranám, jako jsou bankovní půjčky, splatné účty (například dodavatelům) a splatné mzdy (mzdy, které zaměstnanci získali, ale dosud za ně nebyly vyplaceny).
  • Tyto velké kategorie jsou často rozděleny do konkrétnějších, menších účtů.
Proveďte účetní transakce Krok 3
Proveďte účetní transakce Krok 3

Krok 3. Rozhodněte, které účty chcete odečíst nebo připsat

Je nejdůležitější si uvědomit, že každou transakci lze popsat jako debet/kredit a že ke kreditu (kreditům) musí být vždy připojen stejný debet (debety). Když například přijmete platbu od zákazníka, odečtete peněžní a kreditní pohledávky ve svém účetním deníku. Když zaplatíte za televizní reklamu, strhnete částku z „výdajů na reklamu“a připíšete hotovost.

  • Debety zvyšují výdaje, aktiva (například hotovost nebo nábytek) a dividendové účty a kredity tyto účty snižují. Snadný způsob, jak si toto zvýšení zapamatovat, je D-E-A-D (debetní aktiva, výdaje, dividendy). Ostatní účty, jako jsou závazky a výnosy, jsou navýšeny o kredity a sníženy o debety. Tento účetní systém má svou vlastní logiku a je lepší si ji zapamatovat na rozdíl od aplikace vlastní logiky s tím, co se „zvyšuje“a co „snižuje“.
  • Mějte na paměti, že počet kreditních a debetních položek může být nerovnoměrný, pokud jsou celkové hodnoty stejné. Pokud by například zákazník zaplatil polovinu produktu v hotovosti a polovinu v kreditu, došlo by k dvěma debetním zápisům, k hotovosti a pohledávkám a pouze k jednomu úvěrovému vstupu k prodeji.
  • Všechny dostupné systémy počítačového softwaru vám usnadní evidenci účetních transakcí umístěním každého záznamu na správné místo v deníku.
  • Možná budete muset vytvořit nové názvy účtů v deníku, pokud máte neobvyklé transakce, jako je prodej akcií nebo nákup pozemků.
Proveďte účetní transakce Krok 4
Proveďte účetní transakce Krok 4

Krok 4. Znovu zkontrolujte všechny účetní transakce zadané do deníku

Každá transakce by se měla objevit ve své příslušné kategorii: například debet na jedné straně deníku a částka rovnající se této transakci by se měla objevit na opačné kreditní straně deníku.

Po zaplacení byste například zadali transakci za účet za elektřinu ve výši 500 USD do sloupce Debet v části Splatné účty a do sloupce Kredit v části Hotovost za 500 USD. Do poznámek nezapomeňte uvést číslo faktury a stručný popis

Proveďte účetní transakce Krok 5
Proveďte účetní transakce Krok 5

Krok 5. Pravidelně přenášejte položky deníku do hlavní knihy

Hlavní kniha je sbírka všech vašich účtů. Například v hlavní knize bude stránka pro každou z vašich kategorií hotovosti, pohledávek, splatných účtů, nákladů na veřejné služby atd. Poté budete moci zobrazit součty pro každý typ účtu v konkrétním časovém období..

  • Hlavní kniha zaznamenává informace podle účtu, na rozdíl od deníku, který zaznamenává transakce. Jinými slovy, jedna transakce přenesená do hlavní knihy bude zapsána alespoň na dvou místech nebo účtech.
  • Například prodej zákazníkovi, který je placen v hotovosti, by byl zaznamenán v deníku jako jedna transakce, přičemž by se uznal debet na peněžním účtu a kredit na tržby. Při převodu do hlavní knihy by byl tento záznam zaznamenán na dvou samostatných místech, peněžním účtu a účtu příjmů. To vám umožní zjistit, jak transakce a ostatní kolem ní ovlivnily každý účet jednotlivě.
  • Záznamy v hlavní knize by měly být doprovázeny datem transakce, aby bylo možné identifikovat zdroj transakce. Někteří účetní také obsahují referenční číslo, například číslo objednávky, aby bylo snazší sledovat transakce zpět do jejich deníkových záznamů.

Část 2 ze 3: Vyrovnávání účetních transakcí

Proveďte účetní transakce Krok 6
Proveďte účetní transakce Krok 6

Krok 1. Zůstatek hlavní knihy před jejím uzavřením při každém zadání účetní transakce

Spusťte zkušební zůstatek a další zprávy, abyste se ujistili, že byly naúčtovány správné účty a transakce byly zaúčtovány správně. Ať už jste zadali 1 transakci nebo 100 transakcí, celkové debety se musí rovnat celkovým kreditům.

Pokud přidáváte ručně nebo používáte účetní software, sečtete všechny své debety a všechny své kredity, bez ohledu na to, v jaké kategorii se nacházejí. Měly by být vždy na nule

Proveďte účetní transakce Krok 7
Proveďte účetní transakce Krok 7

Krok 2. Zkontrolujte chyby ve zkušebním zůstatku

Pokud se debety neshodují s kredity, budete se muset vrátit k záznamům deníku, abyste našli chybu. I když debety dělají stejné kredity, stále může dojít k chybě, pokud transakce nebyla zadána nebo byla zadána dvakrát, nebo pokud byla transakce zaúčtována na špatný účet.

  • Když jste například obdrželi platbu od zákazníka, možná jste odečetli hotovost, ale zapomněli jste připsat pohledávky, což znamená, že vaše účty budou odrážet, že vám stále dlužíte peníze, když nejste. V tomto případě by se vaše kredity nevyrovnaly všem vašim debetům.
  • V některých případech to může vyžadovat trasování záznamů účtu zpět k jejich původním záznamům deníku, aby se problém našel. Proto je užitečné vždy tyto položky spárovat s datem transakce a/nebo referenčním číslem.
Proveďte účetní transakce Krok 8
Proveďte účetní transakce Krok 8

Krok 3. Spouštění sestav pro výkazy zisku a ztráty, rozvahu a výkazy nerozděleného zisku

To lze provést ručně nebo pomocí účetního softwarového systému. Poté budete mít úplný obrázek o stavu vaší firmy.

  • Výkaz zisku a ztráty například odečte vaše výdaje od výnosů, které jste získali v určitém časovém období, a budete vědět, zda jste dosáhli zisku nebo ztráty. Další informace najdete v článku o sepsání výsledovky.
  • Rozvaha zobrazuje veškerá aktiva a závazky podniku. Aktiva zahrnují hotovost, vybavení, pozemky a pohledávky. Závazky zahrnují splatné účty a závazky. Další informace najdete v části Jak vytvořit rozvahu pro účetnictví.
  • Pokud jste v posledním období vyplatili jakékoli dividendy (platby akcionářům), budete také potřebovat výkaz nerozděleného zisku. Výkaz nerozděleného zisku ukazuje výši zisku, který jste dosáhli (čistý příjem) minus všechny vyplacené dividendy. Nerozdělené zisky samy představují zisky reinvestované do společnosti.

Část 3 ze 3: Vedení podrobných záznamů o účetních transakcích

Proveďte účetní transakce Krok 9
Proveďte účetní transakce Krok 9

Krok 1. Zahrňte stručný popis každé transakce, kterou zadáte do deníku

Například „placená hotovost za reklamu kabelové televize, únor 2015“. To vám později pomůže objasnit částku, příčinu a proces zaznamenávání každé transakce.

Proveďte účetní transakce Krok 10
Proveďte účetní transakce Krok 10

Krok 2. Uchovávejte záložní dokumentaci svých záznamů v deníku

To je velmi důležité v případě, že dojde k chybám nebo v případě dalších dotazů. Dokumentaci ke všem záznamům lze podat přidělením čísla deníku a data jako paketu. Každý by měl mít možnost vyhledat záznam deníku v hlavní knize a poté snadno přejít na záložní dokumentaci.

Proveďte účetní transakce Krok 11
Proveďte účetní transakce Krok 11

Krok 3. Papírové kopie veškeré dokumentace uchovávejte alespoň jeden rok

To zahrnuje jak vaše deníky, tak záznamy v účetní knize, spolu s veškerými potvrzeními a dalšími transakčními dokumenty. Budete je potřebovat, dokud nebudou auditovány vaše účty a podány daně.

Proveďte účetní transakce Krok 12
Proveďte účetní transakce Krok 12

Krok 4. Uložte dokumentaci elektronicky po dobu nejméně sedmi let

Naskenujte je, přední a zadní, a uložte tyto kopie na dva disky, jeden pro uložení v kanceláři a jeden mimo pracoviště pro případ nouze. Vždy existuje šance, že vaše daně budou auditovány několik let zpět, takže je důležité tyto záznamy uchovávat.

Doporučuje: