Jak napsat dopis o ukončení: 14 kroků (s obrázky)

Obsah:

Jak napsat dopis o ukončení: 14 kroků (s obrázky)
Jak napsat dopis o ukončení: 14 kroků (s obrázky)

Video: Jak napsat dopis o ukončení: 14 kroků (s obrázky)

Video: Jak napsat dopis o ukončení: 14 kroků (s obrázky)
Video: Prohlášení poplatníka daně z příjmu fyz. osob pro 2019, ČR 2024, Březen
Anonim

Rozhodnout se dát zaměstnanci výpověď je obtížné. Pokud však zjistíte, že zaměstnanec není pro vaši firmu vhodný, nebo si uvědomíte, že potřebujete snížit počet zaměstnanců, měli byste napsat dopis a formálně informovat zaměstnance o jeho ukončení. Vypracování účinného dopisu vyžaduje, abyste identifikovali důvod ukončení, podpořili toto rozhodnutí dokumentací a poté vypracovali dopis o ukončení, který je v souladu se zákonem.

Kroky

Část 1 ze 2: Příprava na psaní dopisu

Napište dopis o ukončení Krok 1
Napište dopis o ukončení Krok 1

Krok 1. Identifikujte pracovní poměr

Většina zaměstnanců ve Spojených státech je považována za „libovolnou“. To znamená, že mohou být propuštěni z jakéhokoli důvodu. Kromě státních a federálních zákonů, které chrání před odvetou nebo diskriminací (na základě rasy, pohlaví, sexuální orientace, věku, náboženství atd.), Nemá zaměstnanec „podle libosti“právní ochranu před ukončením pracovního poměru.

  • Chcete-li porozumět federálnímu antidiskriminačnímu zákonu, můžete si přečíst souhrny poskytnuté federální komisí pro rovné příležitosti v zaměstnání.
  • Váš stát nebo obec může mít také antidiskriminační zákony. Měli byste se je pokusit najít online hledáním nebo schůzkou s právníkem.
Napište dopis o ukončení Krok 2
Napište dopis o ukončení Krok 2

Krok 2. Zkontrolujte smlouvu

Jednou důležitou výjimkou z doktríny „dle libosti“je zaměstnanec, který pracuje na základě smlouvy. Smlouvy často obsahují ustanovení o tom, že zaměstnanci lze dát výpověď z „dobrého důvodu“nebo „jen z dobrého důvodu“. Může být také zahrnut seznam zvažovaných příkladů nebo okolností. Měli byste si prostudovat smlouvu a zjistit, za jakých okolností je výpověď povolena.

  • Na vašeho zaměstnance se také může vztahovat kolektivní smlouva. Pokud ano, vyhledejte kopii smlouvy a prostudujte si ustanovení o ukončení. Kolektivní smlouva obvykle stanoví vícestupňový proces, který musíte při ukončení pracovního poměru dodržovat.
  • Někdy může zaměstnanec tvrdit, že během pracovního vztahu byla vytvořena „implicitní smlouva“. Pokud takový existuje, možná budete moci ukončit pracovní poměr pouze z „dobrého důvodu“. Soud posoudí řadu faktorů, aby určil, zda existuje implicitní smlouva:

    • doba zaměstnání
    • povýšení práce
    • zaměstnanecké příručky, dopisy, manuály zásad nebo jiné dokumenty, které obsahují jazyk a vytvářejí příslib dalšího zaměstnání
    • ujištění zaměstnavatele o trvalém zaměstnání
    • průmyslové postupy
Napište dopis o ukončení Krok 3
Napište dopis o ukončení Krok 3

Krok 3. Shromážděte důkazy o důvodech ukončení

I když máte zaměstnance „podle libosti“, budete se chtít ujistit, že máte papírovou stopu podporující vaše rozhodnutí ukončit v případě, že zaměstnanec tvrdí nezákonnou diskriminaci.

  • Podívejte se na svoji zpětnou vazbu. Podívejte se, jestli jste v předchozích recenzích výkonu zmínili problém, který je důvodem ukončení. Pokud jste nedali nic jiného než zářící recenze a důvodem ukončení není potřeba snížit velikost, možná budete chtít jejich ukončení odložit, dokud nebudete moci dát více signálů, že výkon je podřadný.
  • Proveďte vlastní vyšetřování výkonu zaměstnance. Pokud máte nadřízeného, který tlačí na to, aby byl zaměstnanec vyhozen, neměli byste to vzít jen tak. Podívejte se do spisu zaměstnance a všimněte si všech pochval, pokárání a recenzí nebo komentářů výkonu.
  • Uveďte svůj platný důvod střelby. Měli byste být schopni vyjádřit slovy, proč zaměstnance propouštíte. Pokud jen „cítíte“, že je zaměstnanec špatný „fit“, zkuste přijít s konkrétními příklady, jak se zaměstnanec nehodí a proč si myslíte, že zaměstnanec škodí společnosti. Tím, že budete moci formulovat důvody pro propuštění, můžete se izolovat od neoprávněného nároku na ukončení.
Napište ukončovací dopis Krok 4
Napište ukončovací dopis Krok 4

Krok 4. Požádejte o radu právníka

Státní právo stanoví mnoho požadavků, které musíte při ukončení pracovního poměru dodržovat. Některé státy například do každé smlouvy zahrnovaly smlouvu o dobré víře a poctivém jednání. Chcete -li se ujistit, že dodržujete všechny příslušné zákony, můžete požádat o radu kvalifikovaného právního zástupce.

  • Aby byla splněna smlouva o dobré víře a poctivém jednání, musí se strany zdržet všeho, co druhé straně znemožňuje plnit její povinnosti. Kromě toho musí každá strana udělat vše, co je přiměřené, aby splnila své vlastní závazky. Tento koncept je dostatečně elastický, abyste získali právní názor, že jej dodržujete.
  • Chcete -li najít kvalifikovaného advokáta, navštivte advokátní komoru vašeho státu, která by měla spustit program doporučení.
  • Jakmile najdete právního zástupce, zkontrolujte jeho kvalifikaci na jejich webových stránkách. Vyhledejte právníka, který má zkušenosti s poradenstvím klientům v záležitostech zaměstnání.
  • Některé státy také udělují certifikaci v pracovním právu. Tato certifikace není k dispozici všem právníkům. Místo toho musí advokát věnovat značné procento své praxe pracovnímu právu, absolvoval speciální kurzy dalšího právního vzdělávání a dostal doporučení od kolegů nebo soudců. Advokát často musí také složit zkoušku.

Část 2 ze 2: Vypracování dopisu o ukončení

Napište ukončovací dopis Krok 5
Napište ukončovací dopis Krok 5

Krok 1. Použijte hlavičkový papír společnosti

Mezeru dolů o dva řádky a vložte datum. Poté mezerou vložte dva řádky dolů a pod datum přidejte tučným písmem slova „Osobní a Důvěrné“. Prostor dolů a zadejte adresu zaměstnance zarovnanou vlevo.

Pokud adresa vaší firmy není součástí hlavičkového papíru, zadejte svou adresu v horní části stránky, dva řádky nad datum. Zarovnejte jej zarovnaně s levým okrajem, stejně jako adresu zaměstnance

Napište ukončovací dopis Krok 6
Napište ukončovací dopis Krok 6

Krok 2. Vysvětlete změnu pracovního poměru

Dopis byste měli začít tím, že výslovně uvedete, zda je zaměstnanec ukončen nebo propuštěn z pozice. Měli byste také uvést datum, kdy je ukončení nebo propuštění účinné.

Příklad jazyka může být: „Lituji, že vás musím informovat, že váš pracovní poměr u [vložte název společnosti] je ukončen s účinností od [vložte datum].“Nebo „Lituji, že vás musím informovat, že od … budete propuštěni.“

Napište ukončovací dopis Krok 7
Napište ukončovací dopis Krok 7

Krok 3. Uveďte důvody změny

Ve druhém odstavci byste měli vysvětlit důvod změny. Pokud se společnost například potýká s finančními problémy, možná budete chtít zaměstnance propustit, abyste ušetřili peníze. Alternativně, pokud je zaměstnanec špatný, měli byste to také poznamenat.

  • Možná budete chtít uvést: „Váš výkon byl bohužel neuspokojivý.“
  • Pokud je propuštění z ekonomických důvodů, můžete prohlásit: „Současné ekonomické prostředí nás přinutilo učinit obtížná rozhodnutí o snížení velikosti.“
Napište ukončovací dopis Krok 8
Napište ukončovací dopis Krok 8

Krok 4. Řešte neuspokojivý výkon pomocí specifik

Můžete jít do dalších podrobností o tom, jak byl výkon zaměstnance neuspokojivý. Uveďte specifika, například datum přezkoumání výkonu a jaké nedostatky byly zaznamenány. Můžete také připojit kopie čehokoli, co vás podporuje, například předchozí kontroly výkonu, písemné výtky nebo stížnosti zákazníků.

  • Pokud je zaměstnanec ukončen kvůli nedostatečnému výkonu, můžete napsat: „Váš pracovní poměr je ukončen z důvodu opakovaného neplnění povinností vyplývajících z vašeho zaměstnání. Když jste byli přijati, byl vám poskytnut popis vašich pracovních povinností. Od té doby vám byla poskytována pravidelná zpětná vazba a školení. Ve vašem výkonu však stále přetrvávají nedostatky a nedodržování směrnic. Toto s vámi bylo mnohokrát diskutováno: dne [vložte data]. Z vaší strany nedošlo k žádnému zlepšení. “
  • Pokud je zaměstnanec propuštěn za špatnou docházku, můžete napsat: „Vaše pracovní poměr je ukončen kvůli vaší opakované zdrženlivosti a absenci. Toto bylo s vámi opakovaně diskutováno na [vložte data]. V těchto termínech jsem vám znovu připomněl naše zásady týkající se docházky. “
  • Pokud je zaměstnanec propuštěn z ekonomických důvodů, neváhejte prohlásit, že jste vděční za dobrou práci, kterou zaměstnanec odvedl.
Napište ukončovací dopis Krok 9
Napište ukončovací dopis Krok 9

Krok 5. Zahrňte informace o konečné výplatě

Pokud nabízíte zaměstnanci odstupné, měli byste zde také uvést podrobnosti.

  • Pokud má například zaměstnanec hotovou výplatu, napište: „Váš závěrečný šek bude zahrnovat platbu za všechny nahromaděné, nevyužité hodiny dovolené až do [státní maximum].“Pokud zaměstnanec potřebuje hovořit o náhradě, zadejte kontaktní údaje.
  • Možná budete chtít poskytnout odstupné, buď proto, že je to smluvně vyžadováno, nebo proto, že jste ochotni jej poskytnout výměnou za zproštění odpovědnosti. Pokud si přejete poskytnout odstupné výměnou za propuštění, měli byste kontaktovat svého právního zástupce. Zprávy musí být sepsány pečlivě a budete chtít právníka, který vám pomůže popsat odstupné a veškeré povinnosti jménem zaměstnance, aby se kvalifikoval.
Napište ukončovací dopis, krok 10
Napište ukončovací dopis, krok 10

Krok 6. Požádejte o vrácení majetku společnosti

Pokud je to nutné, měli byste také vysvětlit, kdy a jak může zaměstnanec vrátit majetek společnosti-klíče od kanceláře, notebooky, telefony, pagery atd. Můžete požádat zaměstnance, aby vás kontaktoval a stanovil čas pro vrácení veškerého majetku společnosti.

Můžete například napsat: „Můžete mě kontaktovat na [vložte telefonní číslo] a domluvte si čas na vrácení [seznamu zařízení] a vyzvednutí osobních věcí, které zůstaly ve vašem pracovním prostoru.“

Napište ukončovací dopis Krok 11
Napište ukončovací dopis Krok 11

Krok 7. Připomeňte zaměstnanci neoznámení nebo dohody o zákazu konkurence

Jako podmínku zaměstnání může zaměstnanec podepsat smlouvu o mlčenlivosti (NDA) nebo o zákazu konkurence. Zkontrolujte pracovní smlouvu.

Pokud zaměstnanec souhlasil s některým z nich, měli byste zkopírovat a vložit podmínky NDA nebo dohody o nekonkurenci. Úvodem této informace je: „Podle podepsané pracovní smlouvy [vložte datum] jste souhlasili s následujícím:“

Napište ukončovací dopis Krok 12
Napište ukončovací dopis Krok 12

Krok 8. Nabídněte poskytnutí doporučení

Pokud se loučíte za dobrých podmínek, možná budete chtít dopis uzavřít nabídkou, že zaměstnanci poskytnete pozitivní doporučení. Pokud chcete, můžete také nabídnout pomoc při zprostředkování zaměstnání.

  • Typ: „Děkuji za vaši tvrdou práci. Jsem rád, že mohu poskytnout pozitivní referenci pro budoucí zaměstnání. Požádejte potenciální zaměstnavatele, aby mě kontaktovali na [zahrnout kontaktní údaje]. Jsem také ochoten poskytnout písemnou referenci, pokud je to upřednostňováno. “
  • Alternativně můžete jednoduše uvést, že pokud vás kontaktujeme ohledně reference, uvedete pouze data zaměstnání a pracovní zařazení.
Napište ukončovací dopis Krok 13
Napište ukončovací dopis Krok 13

Krok 9. Přidejte mezeru k podpisu

Dopis podepíšete, ale v ideálním případě necháte zaměstnance podepsat také jeho kopii. Proto byste měli vložit řádek pro váš podpis. Zahrňte také řádek pro zaměstnance, aby potvrdil, že dopis obdržel.

Nad podpisový řádek zaměstnance můžete napsat: „Svým podpisem níže potvrzuji, že jsem obdržel kopii tohoto oznámení. Můj podpis nemusí nutně znamenat souhlas s obsahem. “

Napište ukončovací dopis Krok 14
Napište ukončovací dopis Krok 14

Krok 10. Zahrňte potřebné přílohy

Státní nebo federální zákon často nařizuje, aby spolu s dopisem byly poskytnuty doplňující informace, často ve formě rozdávání. Některé státy, například Kalifornie, například vyžadují, aby zaměstnavatelé všem propuštěným nebo propuštěným zaměstnancům poskytli brožuru „Pro váš prospěch“.

  • Některé státy vyžadují, aby zaměstnavatel okamžitě informoval o změně pracovního poměru. Toto oznámení je poměrně krátké a neodpovídá dopisu o úplném ukončení. Zde je ukázka oznámení z Kalifornie.
  • Poskytněte informace o právech COBRA. Kromě toho musíte propuštěným zaměstnancům poskytnout oznámení o všech možnostech pokračování, rozšíření zdravotního postižení a pokrytí konverzí v rámci jakéhokoli pokrytí sponzorovaného zaměstnavatelem, na které by mohli mít nárok.
  • Zahrňte cokoli jiného, co doporučuje váš právník, aby to bylo v souladu se státními nebo federálními zákony.
  • Nakonec zahrňte cokoli, na co se odkazuje v samotném dopise, například kopie hodnocení výkonu nebo písemné důtky.

Tipy

  • Další informace o tom, jak se rozloučit přátelsky se zaměstnancem, najdete v článku wikiHow Jak zabránit nesprávným soudním sporům o ukončení.
  • Stiskněte, aby zaměstnanec podepsal propuštění. Vydání vás zbaví odpovědnosti za budoucí soudní spor. Pravděpodobně byste se měli pokusit o propuštění, pokud je zaměstnanec rasové menšiny, ženy nebo starší 40 let. Požádejte svého právníka, aby jej vypracoval.

Doporučuje: